电子档案和纸质档案的优势互补与共存发展

赵培珍

（内蒙古鄂尔多斯市准格尔旗征地移民办公室，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

随着信息化时代的到来，人们生活和工作的各个方面都发生了巨大的变化。电子档案也在悄然兴起，其高效、少空间、易共享、多样性等特点越来越受到档案管理者的青睐。然而，传统的纸质档案也有原始性、稳定性强等不可替代的优势。电子档案和纸质档案都是档案管理的组成部分，他们都具有各自的优势，这就需要利用两种文件的特点，实现纸质档案与电子档案优势互补的管理。

一、电子档案较纸质档案的优势分析

（一）高效性

一是电子文件传输发送文件速度快。纸质档案只能在某一时间某一地点，小范围内让能够接触到它并且有权限的人传阅。而电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，在计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件,不受时间和空间的限制，利用网络可以实现快速发送、传阅电子档案。二是电子文件可以使用智能检索。传统纸质档案的检索是对各种文件归档后进行的分类、编目、编制和检索工作，检索人员只能按目录逐卷进行有形检索。而电子文件作为科技发展的产物,利用计算机就可以实现智能检索；实现信息的存储、传递、编辑、加工等程序，能够在短时间内高效完成人工无法完成的工作。

（二）少空间

随着水库移民工作的持续发展，水库移民的基础设施不断完善、后期扶持项目每年跟进，水库移民的纸质档案不断增多，尤其是那些工程图纸、设计报告、文件批复等等，纸质文件的持续增长与有限的存储空间形成一对矛盾，而电子档案所占用的空间很小这一优势就可以很好地解决这一矛盾。……