高校实验耗材平台“一站式”管理探索

张 璐，刘 健，张平清，王茂鑫

（山东大学资产与实验室管理部，山东 济南 250100）

耗材指不属于固定资产的材料、燃料和易耗品，材料是指一次使用即消耗或不能复原的物资，如生物、化学试剂、金属、非金属的各种原材料等；燃料是指能通过化学或物理反应释放出能量的物质，如汽油、煤油、天然气、液化气等；易耗品是指在使用过程中易于损耗的物资，如玻璃器皿、电子元器件、劳动保护用品等。高校涉及使用的耗材一般价值低、数量广、种类杂、范围大，生产厂家多，采购频率高，使用量小，周期短，存储要求高，导致管理难度相对较大。

1 高校实验耗材管理现状

1.1 近3 年山东大学实验耗材采购现状分析

1.1.1 采购订单数和采购订单金额情况

通过分析山东大学近3 年实验耗材采购订单及采购金额情况发现，2019 年采购订单数比2018 年同比增长84.40%，2020 年比2019 年同比增长7.00%。2019 年采购订单金额是2018 年的1.99 倍，2020 年比2019 年同比增长32.57%。采购订单数和订单金额两年增长百分比相差较大的原因是2018-04“山东大学实验耗材管理服务信息系统”逐步上线运行，导致4 月份之前采购数据缺失。通过分析不难发现，实验耗材的采购订单数和订单金额逐年递增，需求量不断加大，采购预算不断提高。

1.1.2 实验耗材采购分类情况

通过对不同类别的实验耗材采购订单分析发现，山东大学涉及使用的实验耗材主要包括化学品试剂（普通）、生物试剂、易制毒化学品、易制爆化学品、气体、实验动物、电子元器件、贵金属等，涉及使用的实验耗材种类繁多、范围广泛。其中生物试剂和化学试剂（普通）占比65.31%，说明高校实验耗材主要涉及的是教学科研用的实验药品，是耗材管理的重点。

1.2 实验耗材管理难点

1.2.1 采购预算缺乏规划

由于各院系对耗材的种类及数量需求不一，高校很难实现耗材的集中采购管理，因此一般都是使用单位分散采购，而且由于各院系对耗材的采购没有详细的采购预算和采购计划，预算计划性薄弱，经费资源分配不合理，采购数量随意，一般都是随买随用，导致耗材在购买数量上存在不足或过剩，造成资源浪费。

1.2.2 采购实施不规范

由于高校耗材采购项目数量大、种类繁多、涵盖领域广泛，使得审核难度加大，对于达到招标金额的项目，极个别项目通过化整为零规避公开招标的现象很难避免。对于一些大额耗材没有根据采购预算分级进行采购项目的论证，存在未履行审签规定程序签订合同的现象，而且由于耗材无建账环节，导致验收环节很难履约。

1.2.3 库存管理不标准

大部分高校没有建设统一的耗材存储仓库，学校各院系购买的实验耗材都存储于相关实验室，对于一些危险性高的实验耗材的存储场所缺少相应的安全措施。各实验室没有专人负责实验耗材的存储保管，也未建立严格的实验耗材出入库管理制度，实验耗材存储点多，分布点散，导致管理难度相对较大。

1.2.4 入库验收、出库记录不健全

大部分高校并未建立实验耗材出入库登记制度及库存台账，各实验室只管买自己所需实验耗材，对于买了多少，用了多少，剩余多少并没有明确记录，从而导致入库登记和出库使用记录不全或缺失。

2 实验耗材商城“一站式”管理模式探索

2020 年在“全国抗疫”的大环境下，各高校对实验耗材采购非接触式办公的需求非常迫切，实验耗材“一站式”管理平台能够实现采购不见面、无纸化、高效化。该管理模式能够通过电商直购的方式满足老师的采购需求，建立对接财务管理系统，连接物资与财务、科研、行政管理的信息化管理平台，打造互联互通的“一站式”管理模式，实现实验耗材的全生命周期管理。

2.1 构建“学校—学院—实验室”三级管理体系

相对于高校固定资产有相对完善的管理体系，实验耗材的管理过于随意，客观造成重视程度不高，缺乏校级层面的有效管理；管理权力下放给学院或项目负责人，分散地自用自购、以报列支，给运行监督造成困难。

山东大学实验耗材的管理归口到学校职能部门，构建“学校—学院—实验室”三级管理体系：教学科研类实验耗材归口资产与实验室管理部管理，依托“实验耗材管理平台”负责实验耗材采购需求的调研、指导、采购审核及管理人员的培训；学院层面负责制定实验耗材管理相关制度、明确采购实施细则等，落实耗材论证、采购、验收、检查等工作；实验室负责人负责落实实验耗材的采购、保管、使用、出入库登记、处置等全生命周期管理。

2.2 制定科学化、规范化、制度化管理程序

部分高校对实验耗材还没有形成统一的管理制度，缺乏科学完整的管理程序[1]。因此可参考教育部、财政部出台的《高等学校材料、低值品、易耗品管理办法》等文件，制定适合学校特点的实验耗材管理办法。办法应明确但不限于实验耗材的范围和分类，管理机构及职责，采购审批及验收程序和储存使用及报销程序等。

制度设计方针考虑成本效益，力争以最合理的管理成本取得最大效益，避免控制点过多，既加快周转又防止舞弊[2]。

计划采购：明确规定各学院应根据教学大纲规定的实验教学内容和科研活动的实际需要编制年计划，采购按照批准的预算和计划执行，无预算不采购、无计划不采购，不得超预算采购，对于计划外特殊需求的采购须进行专项审批[3]。

分门别类：规定对于贵重、稀缺的实验耗材要指定专人保管，并根据物品不同特性进行分类、分项存放，建立完整的出入库管理制度，要求各学院做到入库验收认真，出库记录健全。特殊的危险化学品要严格履行备案审批制度，并保存在危化品存储柜，有相对固定的管理人员进行监管，并做到“五双”管理。

权责分明：明确校、院、实验室相关人员在计划、采购、库管、使用、审计等环节的职责分工和权限，制定浪费和损坏的赔偿惩罚措施及责任到人的追责机制。

2.3 打造联通管理信息化平台

各高校实验耗材的管理已从无管理状态到人工管理状态，现在正向信息化管理阶段转变。借助互联网手段建设实验耗材信息化管理平台，能够从采购、审批、报销、使用、处置等全过程进行监管，实现有账可查，提高管理效率，消除安全隐患。

实验耗材信息化管理平台要在研发思路上打破物资与财务、科研、行政管理之间的壁垒，实现采购管理信息化，加强系统之间的互联互通，实现财务统一结算报销。

2.3.1 供应商管理模块

学校制定供应商遴选标准，包括但不限于供应商营业执照、危化品经营许可证及法定代表人身份证等，供应商管理模块可审核供应商资质，供应商可在平台上传商品信息。平台内设置定期审查机制，筛选出资质到期的供应商并对其提醒进行资质更新。支持在线进行供应商定价及订单处理，负责产品上架、下架，跟踪订单及发货。

2.3.2 采购管理模块

采购管理模块可设置线上采购及线下采购。线上采购即老师或学生通过检索已遴选准入的供应商产品信息采购所需的实验耗材，选择经费来源后，提交进行行政审批，审批通过供货商发货并进行物流跟踪，到货后线上进行验收，在线生成电子合同及电子发票等信息。线下采购模块用于自采备案，即平台内没有的产品老师或学生可通过录入产品及供货商信息进行采购信息的备案。

2.3.3 台账管理模块

使用二维码实现对危险化学品的台账管理，即对于用户采购的危险化学品供应商端可实现按最小包装生成单独的二维码标签并粘贴于瓶身，用户收货后可使用手机扫码验货入库，使用者通过扫描二维码登记使用记录，入库及使用记录信息都可同步至电脑端。

2.3.4 实验室管理模块

用于经费信息、成员信息及房间信息的录入。成员信息加入相应的课题组下才能在平台进行实验耗材的采购、使用及废弃申报，可实现实验耗材的动态监管。

2.3.5 学校行政审批模块

用于订单审核，实现“学校—学院—验室”三级管理模式。具体采购由项目负责人审核实验室用户提交的订单，超过一定限额的订单流转至院领导及校级职能部门审核。管控类化学品归口校级部门管理人员审核并进行汇总备案。

2.3.6 数据统计分析模块

用于统计不同种类、不同院系实验耗材年度采购量及采购金额，分析实验耗材的采购及使用效益，帮助管理者进一步作出科学合理的决策。

2.3.7 统一结算模块

用于将用户已经验收的订单批量生成结算单，平台内可发起统一结算申请，支持将结算单、订单明细、商品明细、电子发票等信息推送至财务系统，财务进行复核并进行统一结算。

3 结语

高校实验耗材的特点造成管理存在诸多问题。各高校应从实际出发，打破管理壁垒，加强实验耗材的“一站式”管理。组织上，构建“学校—学院—实验室”三级管理体系；制度上，制定科学合理的“实验耗材管理办法”，明确校院实验室的管理职责；技术上，开发物资与财务、科研、行政管理之间的信息化服务平台[4]，快速实现实验耗材从采购、审批、验收、使用、处置及报销的全生命周期管理。