浅析事业单位档案保密工作

陈红艳

（吉林省梨树县小城子镇综合服务中心，吉林 梨树 136515）

一、事业单位人事档案管理与保密的重要性

档案是国家发展的重要信息资源。在经济和文化全球化趋势日益加剧的背景下，各国都在加紧人力资源的竞争，以增强自身的核心竞争力。在国家发展的新形势下，中国正在进一步深化事业单位改革，切实转变政府及相关部门职能，为公众提供更多优质服务，其中人事档案管理和保密是保证事业单位人才队伍稳定的重要依据。

事业单位人事档案记录在岗期间的个人社会经历、政治观点、技术水平、工作表现、工作变动和重要工作记录。一般涉及国家、单位和个人的秘密。如果不能进行有效的管理和保密，将损害国家和单位的利益。档案安全有赖于先进完善的管理。新时期档案管理部门领导和各岗位工作人员要提高档案管理和保密工作的重要性，排查和化解信息安全隐患，为事业单位人员的先进性和纯洁性提供有效保障。

二、事业单位档案保密工作存在的问题

（一）档案保管职责理解不到位，档案保护重实体轻内容

档案管理员有保护档案完整与安全的职责，做到档案保管完好、不因工作疏忽大意而使档案遗失或不丢失，不仅要保证档案实体安全，还要保证档案内容的安全，实际工作中，档案管理人员更关注档案实体的安全，而忽略了档案内容的安全，例如，对档案内容的摘抄和拍照监管不严，阅览利用场所无明确限制，阅览室缺乏监控设施等都存在档案内容得不到保护的隐患。

（二）知悉范围划分不准确，利用者身份不易识别

事业单位涉密档案利用一般都能严格履行涉密载体借阅审批手续，但由于事业单位档案保密的对象广泛，环节众多，增加了涉密档案知悉范围划分的难度，出现涉密档案的知悉范围划分粗略操作性不强，不利于事业单位涉密档案利用审批人和事业单位档案部门工作人员方便、快捷、准确地识别档案利用者的权限，存在涉密档案利用虽有审批手续，但未准确识别利用者的用档范围而借出超知悉范围档案的风险，含事业单位商业秘密的档案资料归档前未划分知悉范围，导致应保护的档案未得到保护。另外，大型事业单位中事业单位员工多，员工岗位变动频率高，每年新入职员工也相对较多，如果识别标识不直观，档案员很难准确识别利用者的合法用档身份，存在很大安全隐患。

（三）密级变更不及时，影响档案提供利用

事业单位档案资料的定密依据来源不同，可分为原始定密和派生定密。原始定密是指事业单位根据国家定密事项对事业单位所生产的档案资料予以确定密级、保密期限、知悉范围；派生定密是指依据外来涉密文件资料的密级对事业单位形成的档案资料予以确定密级、保密期限、知悉范围。中小型事业单位派生定密较多，秘密不是一成不变的，而档案资料的密级变更由原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关确定决定，如果来文单位或其上级单位未及时办理密级变更手续，必将导致事业单位档案资料不能及时变更，从而影响档案的利用。

三、做好事业单位人事档案保密工作的对策

（一）加强档案管理者的保密意识

电子档案管理人员需要做好档案管理工作以及保密监督工作。管理人员在档案保密工作中扮演着不可忽视的角色，直接影响了档案安全。因此，应采取有效措施不断提高档案管理人员的保密防范意识，加强档案保密培训工作，工作人员应不断提升保密防范意识，坚持严谨的工作态度，不断提升档案管理人员的职业素养及业务能力。

同时，从始至终做好档案管理保密工作，并在工作中积极渗透风险防范意识，努力规范自身行为，防止秘密信息泄露。档案管理部门也应合理利用互联网平台，高度重视电子档案保密工作，创新管理制度和管理方法，以此来不断提高电子档案管理的质量和效率。

最后，档案管理部门也应定期检查电子档案的内容，保证电子档案的完整性、准确性和真实性，而这则要求工作人员严格遵守各项法律的要求，不可泄露重要信息，不断提高档案管理人员档案保密工作的主观能动性。并依据法律制度的要求建立奖惩机制，将保密工作渗透于事业单位运用管理的每一个细节，完善档案管理工作，全方位保障档案的安全。

（二）建立有效的事业单位文书档案安全保密监督机制

文书档案安全保密监督机制应当先由事业单位的领导层挑选出合适的监督人员，然后组建成专门的监督机构或者部门，并且该部门的设置要有其独立性。事业单位的外部监督机构或部门的设置主要目的是监督文书档案管理人员的工作，并且还具有定期检查和不定期抽查文书档案的权利，可以检查纸质类文书档案和电子类文书档案的保存以及信息的安全保密性问题。同时，该监督机构或者部门还要对文书档案的借阅以及传递进行批准和签字。这种监督机构或者部门的设立能够在很大程度上监督文书档案管理人员的工作，防止出现档案管理职工故意或无意泄露文书档案信息的现象，达到在一定程度上保证文书档案的安全性与保密性的目的。另外，文书档案管理人员还要定期向监督机构汇报工作，如，最新收集的纸质类文书档案和电子类文书档案的数据信息和具体内容、纸质类文书档案与电子类文书档案的借阅和传递记录、纸质类文书档案与电子类文书档案的保密性等级等。除了建立起有效的外部监督机构或者部门之外，文书档案运转的各个环节的安全保密及监督检查都要进行责任落实，建立分工明确、签字审核和监控查询等环节为一体的文书档案安全保密监控机制。比如，对于文书档案的借阅，建立相应的审批流程和制度规范，可以采用电子流程审批的形式，借阅人先进行申请，然后由事业单位领导或者上级部门进行批复，后经文书档案管理人员调取相关的文书档案信息给借阅人。这种形式的所有环节依靠网络在线流程，经由相应人员办理，并且在这个过程中还能够了解进行跟踪查询。对于事业单位纸质文书档案的安全保密管理，采用按照分类保管的形式，涉密文件单独立卷存档，且定期复查，确保每一份涉密文件的完整性和真实性。

（三）准确划分涉密档案知悉范围，改进档案利用者识别方式

事业单位涉密档案知悉范围是指可以合法知悉事业单位各类档案的部门或人员，准确、适当地限定事业单位各类档案的知悉范围，和确定档案的密级和保密期限一样，都属于档案资料定密工作的重要内容。对事业单位涉密档案知悉部门或人员进行严格管控，是确保事业单位涉密档案处于可控范围之内并采取相应保护措施的重要手段。在划分涉密档案知悉范围时，可邀请形成档案的各业务部门负责人、专家顾问、项目负责人参与，坚持工作需要、最小化、具体化原则，即不属于工作需要必须知悉的，不应纳入知悉范围，尽量减少事业单位涉密档案流转环节，把事业单位秘密的知悉范围尽量限定在最小人员范围，能够直接将事业单位涉密档案知悉范围限定到具体人员的，应当限定到个人，确实无法限定到具体人员的，才限定到各职能部门，但各职能部门应再根据工作需要，限定到具体人员，并保证对每位知悉人员作出记载，准确划分知悉范围的同时还要根据岗位、职责变动及时调整知悉范围，并通知到用档审批人员和档案部门工作人员。事业单位可为员工佩戴包含部门、姓名、头像、工号等信息的工牌，方便档案部门工作人员直观、快捷地识别档案使用者的身份。

（四）明确信息密级

卫生许可档案与机关公文档案的保密密级并非一成不变，根据时间的推移与机关公文的贯彻落实情况逐渐变化，在密级变化中升密并不常见，通常情况下为解密与降密，主要受到保密范围变化、密级档案失去指导作用、保密时限变化影响。

对于卫生许可档案、机关公文档案，应重点关注档案信息内容的贯彻落实情况，当保密档案内政策与计划基本落实后，其信息密级则会发生降密变化，更便于档案管理，但若档案在保密期间内，需按照《保密法》严格控制定密权限，明确档案信息密级，并在必要期限内完成保密工作。在优化调整密级时，需严格控制涉密档案规范标准，在国家法律支持下做到执法必严、违法必究。

除此之外，由于卫生许可档案与机关公文档案涉密内容众多，应构建保密新秩序，立足于长远，在以往保密经验基础上健全档案管理制度，继而保障档案信息保密管理的正规化、系统化、制度化发展。例如，根据卫生许可档案与机关公文档案信息内容划定密期，于密期结束后自行解密，以此完善档案信息保密制度；针对密级变化建立调密通知单，并建立相应制度体系，若卫生许可档案与机关公文档案密级发生变化，则由档案管理系统下发通知单，由相应档案科室及时做好衔接，并结合实际档案管理情况构建保密档案接收制度，实现规范化涉密档案交接。

（五）加强网络安全

由于现代化档案信息已逐渐向电子化、数字化发展，对于卫生许可档案与机关公文档案的信息保密管理应注重网络安全，防止受到网络攻击造成信息泄露问题。

例如，针对信息化档案系统的设计档案调取层级，需在特定的密钥条件下查看电子档案，与此同时，应对系统访问IP 地址进行限制，对于非安全IP 用户拒绝访问，以此保障电子档案信息安全。可采取IP 地址统一编码的形式进行信息安全防护，借助网络编码技术与虚拟专用网络技术构建统一编码IP地址，并设定相应网络组织结构，设定IP地址间的从属关系，继而实现信息保护，值得一提的是，由于IP 地址的统一化编码，若档案系统受到网络入侵，则会导致所使用用户出现IP 地址错乱情况，因此可通过IP 地址进行及时拦截，实现特定档案的保密管理。

对于电子档案调阅而言，需保障档案系统的实名制登记，同时确保电子档案无法进行网络下载，并实时存储访问用户信息及所调阅档案信息，根据访问用户的调阅时间进行记录，若存在长时间调阅或重复多次访问情况需及时调查，规避用户账号泄露或利用职权造成的信息泄露问题，以此全面保障网络信息安全，实现电子档案的高质量保密管理。

结论

综上所述，相关部门应健全档案管理机制，完善管理制度，加强数字化档案建设，提高档案管理者的能力，同时在做好管理工作的基础上，应通过规划档案涉密等级，加强涉密库房管理，区分建设涉密与非涉密数据系统以及提升涉密档案管理意识的方式做好人事档案保密工作，以此推动事业单位得以长效发展。