档案信息化建设助推基层司法行政工作的几点看法

文·王青林

随着国家法治化进程的加快，依法治理重心不断下移、治理内容越来越精细，基层司法所承担的任务越来越重，业务量不断加大，档案数量也不断增多。基层司法档案作为司法行政工作全过程的记载，是司法行为规范化的依据，同是又是档案资源体系的基础，是档案资源服务于社会服务于人民群众的最直接窗口。档案信息化建设将助推基层司法行政档案向信息化转变，显著提高基层司法行政档案自身能力建设和发展，促进基层社会治理效能，增强人民群众的获得感、安全感和幸福感。但是目前基层司法行政档案信息化程度相对薄弱，严重制约着基层司法档案工作的发展，需要在认识、机制、制度上对其进行改革完善，使之适应现代基层司法行政工作发展的需要。

一、档案信息化助推解决基层司法行政工作存在的问题

（一）认识不到位

当前，党和国家对档案工作非常重视，提出档案工作要加强“四个体系”建设，全面服务于经济社会发展。对基层来说，应该着眼提高司法行政档案服务基层治理水平和治理能力建设，充分发挥档案价值。但在基层仍有部分职工没有看到档案信息化建设是司法行政工作发展的必然趋势，没有认识到档案信息化建设在提高工作效率、节约运行成本等方面所发挥的重要作用，认为信息化建设额外增加了工作负担，基层档案工作仍局限在纸质档案的收集、整理、鉴定、保管等传统认识上，对档案价值作用的认识往往局限于单位、部门或个体档案证明等简单的查询服务上，缺乏从服务基层社会治理的整体高度和长远角度来全面谋划挖掘档案的潜在价值，档案的资政、警示和服务基层群众的作用没有完全得以释放。

（二）应用能力不够高

基层司法行政档案信息化建设程度低，与以智能化、大数据、云计算等为特征的现代信息化发展不相适应。基层司法行政档案管理没有与办公自动化、信息化、网络化和大数据的发展与时俱进、同步发展，难以满足现代社会对档案信息广、快、精的需要。以笔者所在司法所为例，现已入档调解档案1047卷，社区矫正案卷800多卷，安置帮教案卷147卷，其他类文书400多件。办公方式仍没有完全实现由传统方式向现代化转变，档案载体仍然以纸质档案为主，只是通过手工录入的方法对档案题名责任者、文种、形成时间进行了著录，并扫描上传电子档案，没有实现真正意义的数字阅读和智能分析。

（三）缺少整体规划

基层司法行政档案信息化建设普遍缺少整体规划，部门各自为政，已建成的系统功能不全，呈现碎片化现象，难以互联互通，特别是普遍没有按照档案信息化内在要求植入档案生成规范，业务工作干完了，档案需要人工制作，不能自动生成，造成政府（部门）信息化与档案业务脱节。以笔者所在司法所为例，现有矫正人员跟踪平台、社区矫正信息平台、矛盾纠纷排查调处系统、司法行政管理系统、社区法律顾问管理系统等五个平台系统，平时用于工作监管和业务上报，但是不能自动生成档案，也不能相互通联。后期无法实现数字化档案的智能化利用，这与司法行政档案信息化建设实现数字化源头治理存在很大的差距，必将影响到档案工作的高质量发展。

（四）开发利用效果不高

以笔者所在司法所为例，司法所工作人员总共5人，司法编制2人，社工3人，主要负责司法社会调查、社区矫正、安置帮教、民事调解、矛盾纠纷排查、法律援助、普法宣传、重大事项合法性审查、依法治理、公共法律服务站、社区法律顾问、指导辖区司法行政工作等。档案员兼职民事调解、普法宣传、矛盾纠纷排查等多项工作，像社区矫正、民事调解和法律服务等，都属于群众的操心事、烦心事和揪心事，事关社会稳定和国家长治久安。基层司法行政档案工作为民排忧解难的最好方式，就是挖掘档案信息，为民提供服务，但在缺乏档案信息化支撑的情况下，档案人员很难有精力进行档案开发利用。这就变相地阻碍了基层司法行政工作能力和水平的提高。

二、档案信息化建设助推基层司法行政工作的对策与建议

（一）增强对档案信息化建设重要性的认识

要加强档案信息化建设重要性的宣传，使干部职工充分认识档案信息化建设是助推基层司法行政工作发展的有效途径和必然选择，是提高基层司法行政工作质量和效率，降低办公成本的便捷途径，是进一步提高决策水平、更好服务人民群众、加强内外部监督的有效手段。要将档案信息化建设应用水平作为业务考核的重要标准之一，鼓励广大干部职工应用信息技术，统筹做好顶层设计和长远规划，建立健全各项规章制度，切实推动档案信息化建设的稳步进行。

（二）加大档案信息化系统应用能力培训

要建立一套行之有效的档案信息使用管理以及培训考核制度办法，使档案信息化培训工作制度化、规范化。积极开展信息技术知识和技能培训，提高信息化应知应会能力和实际操作水平。积极开展网络管理维护人员专业培训，培养专家型管理人才，并将信息技术知识和技能考核纳入年终考核，促进广大干部职工档案信息化应用能力的提高。

（三）建立优化司法行政业务综合管理信息化平台

建议开展综合管理平台建设调研，优化司法行政业务综合管理信息平台，实现对法律服务、法律援助、社区矫正、安置帮教、社会矛盾调解等主要业务工作的全方位综合管理，实现对司法行政资源的统一整合和综合利用，统筹各个平台实现档案信息共享，让档案信息化与基层社会治理信息化发展同规划、同推进、相融合、能连通、可交互，为上级部门和领导决策和科学管理提供即时准确的数据资料。

（四）要加快推进档案业务与信息化技术的高度融合

从档案源头上进行数字化处理，如应用搜索引擎、自然语义解析等工具，根据需要将非结构化的文本档案资料转化为结构化的数据，形成更有价值的成果。实现司法所及基层治理信息数据整合，通过规范流程、自动匹配、智能提醒等方式，建立高效协同的政府多级联动工作机制，通过技术手段加速推进各类数据的归集和梳理，实现各类报表的自动生成和自动推送，实现更高程度的“标准化”和“形式化”。以信息技术促进档案管理，以信息技术赋能档案管理，不断推进新技术创新应用，以技术引领档案发展，不断释放数字化档案的潜能，实现基层司法行政档案工作高质量发展。

加强档案信息化建设管理，引进高科技管理技术，科学有效提高档案管理和利用水平，从而进一步整合司法行政档案资源，助推档案信息化建设更好地服务基层司法行政管理工作，更好地服务基层社会治理。