对县级档案征集工作的几点思考

文·王海雷

档案征集是指档案局（馆）按照国家相关法律要求、规定，通过正常渠道对机关、个人征集有保存价值的历史档案及相关资料。档案馆进行档案征集工作通常是在与档案持有人进行协商的基础上，通过交换、复制、有偿转让、无偿捐赠等手段，对档案进行征集入馆。在特殊情况下，集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或需保密的档案，当其保管条件恶劣或者由于其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全时，国家可将其收购或征购入馆，也可代为保管。档案征集工作是档案工作生存与发展的基础和前提，其重要意义不言而喻。加大档案征集的工作力度，更好地保护和利用珍贵的档案资源，满足社会主义精神文明建设的需要，已成为档案部门不可推脱的责任。“十三五“时期，莱阳市委市政府高度重视档案征集工作，不断丰富档案馆藏质量，逐步加大向民间征集历史档案史料的力度。莱阳市档案馆作为档案征集工作的排头兵，已经征集到黄崖底蒋氏家谱、日本制山东地图等珍贵的历史资料数千份，其中图书资料500余册，照片1000余张。这些历史档案大多由个人捐赠，很好地丰富了档案馆的馆藏结构，为档案工作的发展起到了积极作用。但目前县级档案征集工作仍存在些许问题，不得不引起人们的关注。

一、县级档案征集工作存在的问题

（一）档案征集工作缺乏体制保障

目前，县级档案部门多数没有设置专门的档案征集机构，档案征集工作多由其他部门代管，导致档案征集的整体力量薄弱。部分单位虽然设置了档案征集网络，但档案人员日常工作压力大，没有时间和精力对下进行联系沟通，加之单位缺少征集工作的奖惩机制，最终导致档案征集工作推进缓慢，发挥不出档案征集工作的积极作用。档案征集体制的不健全，也导致征集渠道的闭塞。一般来说档案部门只是通过公文网下发公文来进行单一渠道的档案征收工作，没有必要的档案价值鉴别机制进行把关，使得档案征集的数量和质量都没有保障，造成征集到的档案质量参差不齐。

（二）档案征集工作缺乏社会共识

档案征集工作是新时期国家大力推进的重点工作。我国2020年颁布了新的《中华人民共和国档案法》，对档案征集做出了具体解读。然而部分档案馆没有对新档案法进行深入研读，对档案征集工作理解不透彻，也没有对档案法中规定的档案征集内容向公众进行详细说明，更没有出台相关的具体实践措施，导致档案征集工作缺乏社会共识。另外，各档案馆进行档案征集工作宣传的手段相对单一，大多宣传只局限于发布公文、通知，宣传目标也仅局限于档案部门内部，导致档案征集意识内紧外松，缺乏对民众参与的吸引力。

（三）档案征集工作缺乏实践性

首先，从事档案征集工作不仅需要有一定的档案业务能力，还得有一定的历史知识和文化水平。目前县级档案馆人员的专业构成多与档案学、历史学不相关，导致档案部门有能力承担起档案征集和价值鉴别任务的合适人选稀缺，使档案征集工作的具体实施困难。其次，档案征集经费投入不足。新《档案法》第十七条规定：档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。这使得档案征集开始从从无偿征用向有偿使用转变，而档案馆每年的经费又是不变的，导致各级档案部门征集档案的难度逐渐加大，具体实施也愈加困难。例如莱阳市档案馆在档案征集的过程中就遇到档案拥有者索要高额捐赠费的情况，让经费匮乏的档案馆束手无策，导致征集工作受阻。

二、解决县级档案征集工作问题的措施

（一）建立健全档案征集机构

县级档案部门应该完善档案征集机构设置，配备档案征集人员，专心从事档案征集工作。莱阳市档案馆目前设置征管利用科、编研教育科、业务指导科、行政科四个科室。其中征管利用科主要负责档案的征收与利用，其他三个部门负责对档案征集工作进行外联与内部保障，最大限度地提高了档案征集的质量与利用率。各档案征集机构要明确档案征集方法，减少因征集方法不同造成的档案质量差异。同时，档案馆应及时开展征集档案的鉴定工作，对不涉及重大秘密的档案应及时向民众开放，使档案取之于民、用之于民。对待民众捐赠的档案，应及时就档案的所有权和使用权与捐赠者达成协议，避免因档案归属不清而产生纠纷。要明确征集档案的开放范围与使用权利，实现“征管”与“利用”的良性循环，不断扩大档案事业在民众中的社会影响力。

（二）加大档案征集工作宣传力度

首先，各档案部门要仔细学习新《档案法》的内容，加深对档案征集工作的理解。主要领导要以身作则，加强对档案征集工作的重视程度。档案征集人员要通过学习不断充实自己的专业技能，提高应对档案征集工作复杂性的能力。其次，档案部门要拓宽宣传渠道，通过微信公众号、抖音等平台加大档案征集工作宣传力度，吸引民众广泛参与档案征集工作，全面推动档案征集工作发展。再次，各档案部门还可以通过与档案征集工作相关的业界进行合作的方式，扩大档案征集的范围，促进档案征集工作共同发展。对于同一区域属于同一结构的档案征集机构，可以利用档案征集范围有交叉和重叠的特点，在合作的前提下减少档案储存的内耗和重复，实现档案资源一方存储、档案信息共享使用的目标，以最少的精力投入博取最多档案征集成果。对于统一区域下不同档案征集机构，发现不属于自己征集范围的档案可以推荐给适合的档案征集机构，让业界档案征集合作形成良性循环，达到事半功倍的效果。

（三）加强档案征集工作队伍建设

各档案部门应提升档案征集工作的实践能力，加大对档案征集的重视程度。对于有条件的单位，在招聘时应向档案学专业倾斜，必要时可通过外聘方式吸引档案优秀人才，以增加档案征集工作人员的数量和质量。对于人数相对固定的单位，应采取以老带新等手段提升档案征集人员业务能力。同时，档案征集人员要结合自身工作性质，主动学习人文、历史、地理、文物鉴定等多方面知识，增强自己的专业能力，提升内部竞争意识和工作的紧迫感。各档案馆要对征集到的珍贵档案，及时通过内部或网络平台进行公示，增加档案的透明度和实用价值。要创新档案征集工作思路，面对档案做到早发现早征集早利用，增加档案征集工作的使命感。

（四）加大档案征集工作经费的投入力度

档案征集工作的开展不能只靠档案部门自身，还要紧紧依靠县委、县政府的政策支持。县委、县政府要增加对档案征集工作的重视程度，加大对档案征集工作的经费投入，简化经费申请流程，保障档案征集工作有序开展。各档案部门也需要提前做好档案征集经费项目规划，及时列入地方财政预算，用于采购档案征集需要的专业摄影机、照相机、扫描仪等设备，以及购买、复制散存于民间的珍贵档案，并适当奖励那些将珍贵档案资料捐献给档案馆的捐赠者。要采取专款专用方式推动征集工作，减少经费的随意挪动和无故浪费。