浅谈不动产登记档案数字化对档案查询利用的作用

叶长如

【摘要】随着我国市场经济蓬勃发展及城镇化进程不断加快，房地产行业也得到了迅猛的发展，不动产登记档案的管理问题也越发凸显，且由于社会各界针对于不动产登记档案的查询与利用提出了更高的要求，也给该领域带来了较大程度的冲击。因此，不动产登记管理部门必须转变传统的不动产登记档案管理模式，利用现代化科学技术改进档案查询利用的方法，提高不动产登记档案管理、查询及利用的效率，实现不动产登记档案数字化就成为了最有效的途径。本论文首先阐述了不动产登记档案数字化对档案查询利用的作用，分析了不动产登记档案实现数字化后的优点，最后给出提高不動产登记档案数字化的策略，以期可以为不动产登记档案查询和利用水平的提升提供支持。

【关键词】不动产登记档案;档案查询;档案管理;数字化

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.33.017

在日常的各种不动产登记业务中，不动产登记档案管理相对来说不仅时间跨度长、工作量大、流程繁琐，同时还直接决定了房屋的登记及资料查询效率，因此，不动产登记档案的存储、查询与利用便成为城市房地产行业的一个核心环节。由于网络技术的普遍应用，使得不动产登记档案的利用方面也必须顺应时代发展潮流，因此改进不动产登记档案利用方面的机制，优化不动产登记档案在房屋征收、拆迁改造等方面的工作模式，推动不动产登记档案利用的数字化进程，以便为推动房地产行业工作的顺利进行，提高不动产登记档案的利用价值迫在眉睫。

1、不动产登记业务档案数字化管理的现状分析——以湖南省不动产登记业务档案管理为例

湖南省不动产登记管理部门在2019年便制定了《DB43-T1689-2019不动产登记档案管理规范》，该规范标志着湖南省开始全面实施不动产登记档案数字化的目标及标准，以此来提高档案查询利用的水平。按照其规范，湖南省所有不动产登记管理部门必须严格依据规范内容，仔细参照各地具体情况，因地制宜的针对各地不同的不动产登记管理管理现状，进行整改，以整体提高不动产登记档案管理能力。

湖南省不动产登记管理部门全面开展管理标准、技术要求等的制定，是在对不动产登记档案数字化工作进行指导及推动。但是在这个过程中仍然面临很多问题：首先不动产登记档案数字化必须解决过去登记档案管理过程中遗留的历史任务，由于之前登记资料共享水平较低，因此工作效率不高。再者，不动产登记档案数字化软件条件差别非常大，在管理对象、存储介质、管理理念等方面存在极大不同，且采用的信息汇总、系统功能等环节都不满足行业标准。因此，湖南省推动不动产登记档案数字化工作仍然任重而道远。

2、不动产登记档案数字化对档案查询利用的作用

2.1有利于提高不动产交易效率

过去很长一段时间内，在不动产登记的日常业务办理的过程中，必须通过很多环节的不动产权、购房资格等验证与审批流程后，才能拿到相关证书，这样不仅仅造成不动产所有者必须花费大量时间，还会出现业务办理效率低、流程繁琐、收费不透明等问题，这些都直接导致了服务满意度下降的现状，而实现不动产登记档案数字化，可以极大节省中间审批环节，提高办理业务的，在很大程度上有利于提高不动产交易服务的效率，提高客户服务满意度。

2.2能够提升电子档案的安全性

在不动产登记档案查询和利用的过程中，我们首先应该特别关注的应该是信息安全问题，而不动产登记档案数字化的实现，便可以有效增强不动产登记档案数字化资料的安全性与可篡改性。主要原因如下：通过不动产登记方案数字化管理模式，基本无需人工对不动产登记业务进行填写或者修改，避免了由于人工问题造成的不动产登记档案信息填写错误或者丢失等情况。而在对不动产登记档案进行数字化期间，首先必须将相关纸质及信息化材料借助扫描拷贝及图片技术进行处理，然后转化为数字化资料，进而存储到可靠的数据库里面，以便为日常的不动产登记档案查询所服务，使得不动产资料形成的电子档案安全性得到极大提升。不动产登记档案数字化流程参考下图1内容。

2.3提升档案查询的便利程度

实施不动产登记档案数字化可以推动管理工作的规范化，提高档案查询的便利水平。不动产档案管理与其他档案管理最显著的区别在于，不动产登记业务是具有连续性的且和不动产登记业务须做到一一匹配。如：一套房屋可能会依次办理首次登记、转移登记、抵押登记等多次登记业务，以不动产生命周期为依据进行管理，实行不动产登记档案数字化可以极大提高居民和工作人员查询的便捷性，提高不动产登记档案的使用效率。

3、不动产登记档案数字化管理的优点

通过实施不动产登记档案数字化管理，不但可以使得不动产登记档案管理人员提高工作效率，同时也可满足不动产所有者日常的查询，而且还可以极大推动社会经济的发展。其优势非常明显，首先基于不动产登记业务的连续性的特质，不动产登记档案数字化后，档案查找更加简单、方便、清晰，当工作人员开展不动产登记档案查询的过程中，可以节省大量的时间，提高查询效率，避免过去纸质资料破损以及存档错误等情况发生，并且还可以使得不动产登记档案与其他相关部门进行不动产登记信息共享，实现不动产数据的全面的交互，以便这些资料档案实现透明化、公开化，进而有效推动不动产登记档案管理工作的发展。

4、不动产登记档案数字化管理的策略

4.1加强不动产登记档案数据库建设

当前我国正处在信息化高速发展的阶段，而在推动不动产登记档案数字资料化的进程中，数据库是实现不动产登记信息化的基础与保障。不动产登记档案原件是不动产登记管理中最原始的资料，在后期的具体应用具有历史性、唯一性、可追溯性和独特性等特征，因此将不动产登记原始档案存储在不同形式、不同类型的数据库中并加以管理和利用，为实现不动产登记档案数字化夯实了基础。

4.2重视与加强制度架设

由于不动产登记档案数字化管理与传统的不动产登记档案纸质管理模式存在较大的差异，因此不动产登记档案数字化管理模式的转变必然会促使对应的不动产登记业务档案管理制度与规范等发生转变。而结合当前实际情况来看，许多地区仍存在不动产登记档案数字化过程中无法可依、无章可循的情况，因此有关主管部门必须详细制定不动产登记档案数字化工作的法律法规、标准规范或者规以便进行责权界定，避免由于责权不清的问题阻碍不动产登记档案数字化进程的顺利推进。

4.3提升不动产登记档案管理信息化水平

在推进不动产登记档案数字化的过程中，我们还须重视不动产登记档案管理领域信息化建设工作，以便为不动产登记档案数字化提供技术支持，确保不动产登记档案数字化工作的快速推进，进而为档案查询及利用提供便利。为了确保以上这些工作的顺利进行，这些无疑都需要主管部门持续提高资金支持力度，鼓励各个不动产登记管理部门全面提升不动产登记电子档案的信息化水平，推动其网络化进程的加速。

4.4提高业务人员服务理念

不动产登记档案管理由传统纸质档案管理转变为数字化、信息化管理，为不动产登记业务档案管理的业务人员提供了新的档案管理平台、档案查询平台、档案应用平台，不可避免的使得不动产登记档案管理的业务模式、管理方式等跟着发生转变。所以在掌握和提高工作技能的同时，还需转变工作人员的服务模式，促使工作人员建立多元化服务理念，不断提升服务效率和服务质量，这才能真正达到更好的为人民群众办实事、办好事的目的。

4.5实现网络查询等多项服务功能

不动产登记档案在未改革之前，经常会出现查询或者利用不动产档案时，档案管理与查询使用处于杂乱无章的状态，同时再加上传统的不动产登记档案管理理念的束缚，相对来说较注重对于档案的保管，忽视档案的查询与使用。因此，利用现代化科学技术，将信息化管理模式与方法应用于传统的不动产档案的查询功能，从查询受理、查询内容、查询目的、出具证明等环节共同着手，助力不动产登记档案管理转变成数字化管理新模式。

为了实现以上功能，这就要求相关管理部门，在设计系统的时候，从业务的实际需求出发，产品设计要具有前瞻性，并带着发展的眼光来看问题，因此要对前台所需要实现的功能和后台所需要实现的功能进行合理分配，保证不动产登记档案管理系统能够自动检索不动产档案，自动更新（迭代）不动产登记档案数据，自动保存不动产登记档案管理数据，并针对不动产登记业务的特殊性，形成不动产全生命周期的登记档案管理模式。通过以上方式可以为不动产档案管理人员带来了较好的工作环境，在提升了工作效率的同时，也保证了服务效率和群众满意度的提升，侧面也为提高社会效益起到辅助作用。

结语：

伴随当前新一代科学技术的迅猛发展，信息化技术已经越来越成熟，并已经广泛应用在了国民经济各个领域，且在部分发达地区，不动产登记档案实现数字化档案查询利用也已经广泛应用。在这样的大环境下，不动产登记档案管理业务人员必须深刻了解数字化的重要性和其對于档案查询的强大作用，充分利用不动产登记档案数字化管理方法，提高档案查询利用的效率。如此便可以使得不动产登记档案的可靠性与安全性获得有效提升，并且还可以提高不动产登记档案管理方面的效率，以便给居民提供更加快捷高效的登记以及查询服务，推动不动产档案工作的改进和发展。

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