浅谈煤矿企业固定资产云管理系统建设的构想

韩宁

（开滦能源化工股份有限公司吕家坨矿业分公司，河北 唐山 063000）

日新月异的信息化技术，推动着我们在现代企业不同管理领域中不断地探索思考。对固定资产的管理，财务人更多的局限在账务上的管理。企业内部投资的固定资产尤其是设备，对其规划选型、购置验收、使用保养、维修改造，直至报废处置，都需要专业的理论和技术，这就使财务人员更加难于参与其深层次的管理。而提高固定资产管理的系统性和前瞻性，对推动技术进步，深挖生产能力，提高企业经济效益等有着重要的意义。同时对财务人在业务前期做出财务管理预判，提出固定资产投资方面的合理化意见建议，提高财务管控能力等有着积极的推动作用。

关于大数据云管理和业财融合等管理理念的讨论和应用越来越火热。在固定资产管理方面，急需打破业务和财务的边界实现数据共享，促进业财融合。[1]

一、固定资产管理的现状和原则

作为煤炭企业，公司每年投入大量资金在设备购置、技改技措、减排环保、零星土建等项目上，形成的固定资产数量大，品种多，传统管理方法和模式越来越不适应固定资产管理的需要。固定资产管理制度体系不够完善，制度间存在相互矛盾的现象。工作规范和细则不明确影响整体效率。上下级相关部门间信息的互联互通渠道不畅。管理队伍人员素质参差不齐，业务缺乏交流，培训机制薄弱。

企业内部购建相应生产经营用固定资产或建设项目，应符合国家宏观产业政策和公司发展战略，满足生产衔接计划，量入为出科学合理，要保障生产经营活动正常运行或期望在未来获取预期收益等。基于这些原则，固定资产的预算编制环节尤为重要，需要多方协调通盘考量，大数据支撑和专业化调研起到至关重要的作用。

二、固定资产云管理系统建设构想

从固定资产的形成过程看，固定资产管理环节包含：预算管理、采购管理、验收管理、结算管理、使用管理、处置管理等方面。根据以上各个管理环节所涉及的管理需求，设想建成为一个以单项固定资产为单位，集合多方电子数据信息的全方位网格化互联信息管理系统。为多部门快速提供数据共享，提高整体管理工作效率，使资产应用效能及资金使用效率充分发挥，为企业创造效益，推进管理升级。

（一）根据管理环节设置系统模块

1．预算管理模块

固定资产预算管理主要包括：编制、审批、执行、调整、追加、分析和考核。系统中，每个环节都要有相应的规范程序和模板，每个环节要有相关部门和负责人的接收传递时限提示和待处理消息推送，做到既符合内控制度又简化便捷。待处理的报表、请示、批转等在上下级和同级间流转顺畅，系统留痕。预算审批后，单项资产按预设规则能自动生成唯一不变的资产预算编码。分析报表、预算执行情况表和考核指标都能通过系统链接数据自动生成。

2．采购管理模块

上报固定资产采购计划时，同时要链接技术要求审核平台数据。电子采购合同上传系统后能提取合同编号、供应商和供货信息的等。未来设备使用情况在使用管理模块中有使用单位定期反馈，分析供应商技术特点和专长，为集团公司批量采购降低成本提供基础信息。

3．验收和结算管理模块

在上一采购环节中提取的资产到货信息，系统能自动推送待验收提醒。实际到货后，上传设备说明书、操作规范等方便操作培训。没有按合同供货的信息，系统会自动推送主管部门，由主管部门监督相关业务部门进行后续处理。电子票据信息提取后能自动链接相应的电子合同，方便查验合同结算条款。结算模块与财务系统对接实现业财一体化。

4．使用管理模块

单项固定资产的日常维护、修理、改造、调拨等数据信息管理单位都录入系统的相应节点。固定资产的运转情况记录反馈到系统里形成基础信息，各权限用户能随时调用。

5．处置管理模块

根据系统数据筛选出符合设定处置条件的固定资产明细，与实物核对，充分发挥到期固定资产的效能，也能筛选出没到期但不能充分发挥效能的固定资产，盘活低效能固定资产占用的资金。[2]

（二）每个管理环节下设相关管理文件链接

通过对各个业务场景的梳理，完善相关管理制度、实施细则、操作手册等。通过与办公平台的对接，将各管理环节的相关制度规范链接到系统相应的系统模块下。制度出台后实时更新，每个管理环节下都能查到最新的相关管理文件。

（三）系统在各类电子终端上可登录使用并保证信息安全

系统在计算机和移动终端上均可操作，全面提高工作效率。设置严格的权限范围，不同管理层和业务层拥有不同的操作节点和查询权限。技术上要保证信息存储安全和系统稳定。确保符合内控制度和信息安全有效的前提下，最大化共享数据。

三、关于固定资产云管理的思考

搭建出的设备管理系统是多维度全方位的。要调动全体员工参与到收集信息资源中来，充分利用内部组织链接，对固定资产的细节管理需求做全面梳理。这是个相互学习探讨开拓改进管理思路的过程，促进系统的实用性和合理性。系统的包容性和延展性要强，建立维护调整更新升级的运行机制，根据管理需求能灵活调整。

从财务角度讲，未来建设财务共享中心和会计引擎等的发展趋势必定会将业财融合程度推向新的高度，从而直接影响企业财务的管控能力和竞争力。业务管理系统和财务ERP系统的一体化对接是未来业财一体化的方向。组织内部不在单是过去传统的管控和监督关系。组织架构以外通过系统链接构建一个大的共生共享的系统。固定资产云管理系统只是其中的一个分支，同时进行构建的若干分支最终必将会将我们编织进一个生态系统。