艾滋病病人病历档案管理模式构建

侯思伟 雷颀 郝明玲 付鹏鹏 徐立然 朱雯悦 徐浩

摘  要：艾滋病档案管理是一项政策性、专业性、机密性较强的工作，为充分发挥档案资源在艾滋病防治工作中的作用，本文针对艾滋病病人的特殊性，从河南省中医试点项目艾滋病病人病历档案管理模式的思路与工作流程进行探讨。以期为艾滋病病人病历档案管理工作提供借鉴和参考。

关键词：艾滋病;档案管理;中医;病历档案;工作流程

Abstract： AIDS Archives management is a policy， professional and confidential work. In order to give full play to the role of Archival resources in AIDS prevention and treatment， in view of the particularity of AIDS patients， this paper discusses the ideas and workflow of THE management mode of AIDS patients' medical records in henan Province's TCM pilot project.  In order to provide reference for the management of AIDS patients' medical records.

Keywords： HIV/AIDS; Archives management; The doctor of traditional Chinese medicine; Medical records; The working process

本文以河南省中医中药治疗艾滋病试点项目为例，浅谈艾滋病病人病历档案管理模式构建。

1 国内艾滋病病人病案管理概况

我国《艾滋病防治条例》[1]指出：“艾滋病防治工作坚持预防为主、防治结合的方针，建立政府组织领导、部门各负自责、全社会共同参与的机制。”

目前我国对于艾滋病病案的管理已经形成了较完整的体系。虽然在艾滋病病人病案管理上，我国已有30多年的经验，但是就目前艾滋病病案管理的结果来看，依然不容乐观。为了规避这些风险，河南省中医试点项目对艾滋病病人病案的管理模式做出了改进。

2 艾滋病病人病案管理模式构建思路

2.1强化隐私保护。严格按照卫生部于1999年4月20日颁布的《关于对艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的管理意见》，从事艾滋病病毒感染者和艾滋病病人诊断、治疗及管理工作的人员，不得向无关人员泄露有关信息。[2]为防止社会歧视，相关人员不得将艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的个人情况公布或传播。病历从书写至上架的全过程，由专业工作人员负责，交接过程核对并签字。[3]

2.2加强信息安全培训。对项目内有关人员进行关于保密法、档案法、艾滋病管理条例等信息安全培训。充分按照国家有关部门规定进行开展，对接触到艾滋病病人病历的人员签署保密协议。

2.3制定完整的运送制度。由于隐私保密需要，采取传统线下档案管理模式，区域间交接病历不方便，易存在遗漏现象。[4]河南省中医中药治疗艾滋病试点项目覆盖全省范围较广，针对河南省病人分布分散的特点，制定了从审核装车到运达复审的完整制度，成员严格遵守运送机制，达到高效高质运送。

2.4 优化病案材料。为了实现艾滋病病人病案的长期保存和有效管理，对病历档案的材料进行优化，[5]对容易损坏的材料进行额外的处理，例如加包一层透明薄膜，在不影响翻阅的同时，形成该部分与空气的隔绝，使原本材料的寿命得以延长。

3 艾滋病病人病历档案管理模式工作流程

根据河南疫情特点和就近治疗原则，项目县中医院提供基本医疗服务，患者所在村卫生室为主要治疗场所，由县、乡、村三级医生组成的小组按照病历书写要求负责病人病历的书写，收集期间不得与无关人员讨论病历内容，收集完毕由当地县中医院进行封存保管。

为保证病历质量，将病人以50人左右设置为一组，每个组配备一名县级医师、一名乡级医师、一名乡村医生;每2个组配备一名省级专家、一名市级专家。专家审核无误后，项目县中医院统一提交。之后由河南省中医中药治疗艾滋病试点项目办公室专人专车前往进行签字核对、收回，定点存放至中医试点项目病历档案室。病历档案室根据管理制度采用双层门锁，由除档案管理人员外的2名安保人员进行管理。

病历到达病历档案室后由专业的档案管理人员同信息统计人员进行核对，查看有无遗漏、丢失后及时整理、复审、归档、入册、上架。编目由地區、入组时间、编码组成，首次加入项目的病人需顺延编码。归档信息由2名专业统计人员用U盘加密保管。

4 艾滋病病人病历档案管理模式现况效果

按照国家统一部署，河南省从2004年10月开始全面启动了中医中药治疗艾滋病试点项目，项目启动至今全部通过该艾滋病病人病历档案管理模式将病人病历档案进行收集、整理、编号、入册、上架。随着救治范围不断扩大、参与病人数不断增多，从而管理的病案量也大幅增多。截至2020年12月31日，参与病案管理的病人达到9062人（见图1），管理的病案册数达到63626册（见图2），范围包括8个省辖市的28个县（区）、181个乡（镇）、803个行政村，1361个自然村。

5 讨论

5.1河南省中医药治疗艾滋病病人病历档案管理模式的目的及必要性

5.1.1 对医疗机构预防与控制艾滋病具有重要作用。艾滋病是一种目前尚无有效治愈办法、病死率极高的传染病。预防与控制艾滋病是一项刻不容缓、复杂而长期的艰巨任务。通过艾滋病病人病历档案，可以分析病人基本资料、感染的途径、高危险的行为等，从而针对这些方面做好预防与控制。

5.1.2 对艾滋病病人治疗时提供依据。通过对病历档案进行收集、编码，病人治疗期间有依可寻，如病情发生变化，可迅速调出，在救治过程中可以便于临床医生使用。也可通过病历档案，针对每个病人不同的病情，对病人采取适合的心理健康教育。

5.1.3 艾滋病相关科研提供数据支撑。遵照我国艾滋病中长期规划，长效的病历档案管理模式，能够持续为中医药治疗艾滋病提供科研数据支撑，加快中医药防治科研的步伐，从而发挥中医药治疗艾滋病的特色和优势，实现我国防治艾滋病目标和任务。

5.2 艾滋病病人病历档案管理优势

5.2.1 病案室的基础设施完善。近年来，上级机构不断重视与支持，病案室的基础设施加大资金投入，病案室规模扩大，逐渐构建一个分门别类、场地富裕的病案室，为可能产生的病案提前预留一个足够的环境。

为保护病案完整度，病案室增添设备，常年保持在一个恒温恒湿的状态;为保证病案的正常使用，对病案室的病案架、病历盒、病历夹、纸质文件定期安排人员进行查看，根据需要进行修缮或更换。病案室房间内部有屋内分布图、病案架标识、病历盒标识，方便快速查阅。

5.2.2 重视病案管理人员的培训学习。针对艾滋病病人病案特殊性，通过常态化的培训机制，并结合定期前往相同专业以及其他领域的优秀档案管理单位的外出考察学习，来提升病案管理人员对艾滋病病人病案的重视度以及相关的专业素质。

5.2.3 归档流程精细化、效率高。流程上，将艾滋病病人病案的归档与其他病案的归档进行区分，当艾滋病病人病案被其项目县中医院接收起，另行存放保管，并且优先进行整理，既保证了艾滋病病人信息的安全，也方便在这一过渡期内对病案的寻找。在时间上，项目内艾滋病病人病案的归档批次优先于其他病案，从普遍认可的病人周期性治疗后7天内压缩至2天内，这样能够减少艾滋病病人病案在外流通的时间，对病人隐私的保护有着积极作用。

5.3 艾滋病病人病历档案管理模式展望。河南省中医药治疗艾滋病病人病历档案管理模式自实施至今16年期间不断完善工作流程及相关制度，虽在国内相关专业领域较为领先，但与国外知名机构仍有部分差距。

在人员方面，鼓励积极参与学术交流会，提升技术应用水平和管理服务水平。[6][7]同时，加强艾滋病病历档案管理信息现代化建设，建立适合河南省病人分布特征的中医艾滋病病案管理服务平台。根据中医治疗需要，能将病人舌苔、影像检查等图像信息补充至平台。并根据防治艾滋病疫情需要，由上及时掌握卫生部门信息及要求，由下及时了解项目县的病案内容及管理情況，从而达到真正意义上的管理连通。

*基金：国家十三五科技重大专项（2017ZX10205502）国家自然科学基金项目（U1604287）河南省中医中药治疗艾滋病试点项目。

参考文献：

[1]艾滋病防治条例（2019年修订）[J].中国艾滋病性病，2019（04）：435-438.

[2]卫生部文件附件《关于对艾滋病病毒感染者和艾滋病病人的管理意见》[J].中国艾滋病性病，1999（03）：135-136+139.

[3]佘春红.柳州市艾滋病档案管理保密性探讨[J].柳州医学，2012（02）：97-98.

[4]杜桂英.聊城市医疗机构艾滋病防治存在的问题及改进策略[J].中国艾滋病性病，2013（07）：530-532.

[5]刘坤.艾滋病防治与艾滋病档案利用策略研究[J].中国病毒病杂志，2017（03）：239-240.

[6]周立宁.医院病案管理现状及展望[J].现代医院管理，2012（04）：43-45.

[7]孟建华.病案管理工作存在的问题与完善对策[J].医疗装备，2017（03）：188-189.

（作者单位：侯思伟，徐立然，朱雯悦，河南中医药大学;雷颀，郝明玲，付鹏鹏，河南中医药大学第一附属医院艾滋病研究中心;徐浩，驻马店市中医院  来稿日期：2021-08-17）