标准馆档案管理信息化、标准化路径研究

张明

摘要：大数据时代催生了海量数据，档案管理人员需要面对大量的档案文件（纸质档案、电子档案）。如何科学有效地处理这些档案文件，提高档案管理效率和数字化信息化水平，提升档案利用效率和标准化规范化程度，是相关档案管理部门需要思考并解决的问题。论文通过对档案管理信息化、标准化的研究，并以标准馆档案管理的已有基础和实际情况为例进行分析，提出了标准馆档案管理信息化、标准化路径。

关键词：档案管理 标准档案资源 标准化 信息化

Research on the Path of Informatization and Standardization of the Archives Management in Standards Library

Zhang Ming  （China National Institute of Standardization）

Abstract： The era of big data has spawned massive data， archives managements need to face a mass of archive files （paper files and electronic files）. How to effectively deal with these files， improve the efficiency of archives management and the level of digitization and informatization， enhance the efficiency of archives utilization and the degree of standardization and normalization is the problem which need to think about and solve by the related archives management departments. In this paper， through the study of the informatization and standardization of archives management， and taking the existing foundation and actual situation of archives management in standards library as an example， we put forward the path of informatization and standardization of archives management in standards library.

Key words： archives management， standard archives resources， standardization， informatization

0 引言

随着大数据、互联网、人工智能的发展，我们已经进入了信息时代，各领域的档案数据繁多、种类庞杂，档案管理呈现出许多新特征和新趨势。以标准馆为例，有不同的档案类型，大量的档案文件，如果没有科学规范的管理，将导致零散的、碎片式的标准相关档案数据得不到有效整合和利用，因此，积极推进档案管理信息化、规范化和标准化建设，既是适应大数据发展的趋势，也是保障档案数据安全、提高档案资源开放共享水平的要求。

1 档案管理信息化、标准化

1.1 档案管理的定义和内容

档案管理是指对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作，是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理活动包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用以及编研等。

档案收集主要是指档案管理机构接收和征集档案及有关文献，包括对本单位归档案卷的接收、其他单位移交档案的接收、捐赠档案的接收、对散存档案和有关文献的接收，目的是便于档案的保管及利用。档案整理主要指将零散的文件分门别类地组成档案集合，档案整理的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案有序化、条理化、系统化。档案鉴定是指对档案保存价值的鉴定，评估档案价值、确定档案保管期限及决定档案存毁等。档案保管是指对已经整理好并已存入库的档案进行日常维护和管理。一方面维护档案实体的管理秩序，使档案在库房中存放和使用时始终有序;另一方面保护档案实体在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，尽量延长档案的寿命。档案统计是指以表格、数字等形式反映档案的状况，包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况以及档案机构、人员、经费、设备的登记和统计。档案检索是指对所存档案信息的寻找查检。运用相关方法将档案的信息内容加工处理，供相关人员检索。档案利用是将档案直接或间接地提供给利用者，最大限度地满足社会对档案的利用需求。档案编研是指档案的编辑研究工作，包括编辑档案文献汇编、科学技术资料汇编、编写综合参考资料以及编史修志等。其主要任务是按照一定的选题，将重要的档案编辑成为文献出版物。

1.2档案管理信息化、标准化的内涵与关系

如今，很多珍贵的原始档案还未能得到充分利用，纸质档案保存使用的风险相对较高，因此，可利用信息技术，推进档案管理信息化建设水平，解决当前档案管理存在的具体问题。档案管理信息化是运用信息技术管理、开发利用档案，提高档案管理数字化水平，实现档案信息资源的社会化服务，是包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等全流程的信息化管理方式。比如，通过大数据技术在档案收集中的应用，发挥信息化优势，加大对各种零散的、碎片式的档案数据信息的收集能力，改变档案数据的收集方式;利用大数据、云计算、人工智能等技术加强档案数据信息利用服务能力，通过数据收集、分析用户需求，为用户提供智能化档案服务。

档案管理标准化是指对档案管理领域中重复性的事物和概念，通过制定、发布和实施标准达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。档案管理标准化包括制定、发布及实施档案管理相关标准的过程。档案管理标准化是档案行业健康发展的基础，是实现档案管理规范化、信息化的必要条件。推动档案管理标准化，可以大大提高档案工作的质量和效率，让档案更高效、高质量服务经济社会发展。

档案管理信息化是国家信息化总体布局的重要组成，档案管理标准化是国家标准化体系建设发展规划的要求。档案管理信息化是档案管理标准化的前提，档案管理标准化是档案管理信息化的基础，两者互为依托、互相促进。

1.3档案管理信息化、标准化的意义

档案管理的信息化、标准化既能促进全社会对档案的规范化、便捷化利用，使实体档案实现“无纸化”价值，又能拓宽档案资源使用的空间范围和时间跨度，充分有效地发掘并实现档案信息的“潜在的”价值。可见，实现档案管理的信息化、标准化，对于保证档案资源的完整、准确、安全和有效利用以及为社会决策提供档案信息支撑有重要意义。同时，加强相关机构档案管理信息化、标准化建设水平，不仅有助于提升其档案管理水平，提高档案工作的规范性、便利性，还能充分发挥档案信息资源对机构发展的促进作用。

2标准馆档案类型

2.1标准文献档案

根据《标准档案管理办法》中的定义：标准档案是指在制修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等），标准档案是国家档案的一部分。

对于标准馆而言，标准档案主要包括标准文献（含多媒体档案、实物档案等）和标准化图书情报等。按照标准的性质分类，标准文献档案分为管理标准文献和技术标准文献，按照标准的适用范围分类，标准文献档案分为国际标准、区域性标准、国家标准、行业标准、地方标准、团体标准等文献。标准馆所开展的标准文献档案管理工作不仅包括对国内外标准文献的收集、整理、加工，还包括建立标准文献数据库和标准文献共享平台向社会提供标准文献档案的查询、借阅、检索、咨询、利用等服务。

2.2标准化科研成果档案

标准化科研成果相关档案主要包括标准化科研项目相关的文书档案、科技档案、合同档案、设备档案等管理类文件档案。

对于标准馆而言，标准化科研成果档案涵盖了其承担、实施相关标准化科研项目的全生命周期形成的所有文档资料，包括制定的项目管理制度、签订的项目合同等文书档案，项目（课题）的任务书、论证报告、调研报告、试验报告、专家审查意见、绩效评价报告、科研成果清单、论文论著等科技档案，以及相关设备仪器文件等基础设施档案。

3 标准馆档案管理信息化、标准化路径

3.1 加强标准馆档案管理制度体系建设

标准馆档案管理信息化、标准化是指标准馆所有类型的档案在管理的各个环节、各个步骤都充分利用大数据、互联网的信息技术手段，从档案收集、整理到最后归档、信息化处理，都做到条理清晰、内容完整，系统、规范地记录、存档;从标准文献档案检索系统的开发到对外开放智能检索，都按标准规范统一执行。

按照国家相关法律法规规定，制定标准馆档案管理相关的管理办法、技术操作规程、评估监督规范等，形成标准馆档案管理信息化、标准化相关制度体系，使档案管理有章可循、有据可依。如针对标准馆现有的不同类型的档案，分别制定相应的管理办法、技术操作规程，对于标准文献档案，制定标准文献加工规范、数据汇交规范、数据质量控制规范、电子档案元数据标准化管理规范、系统建设规范、信息服务规范等;对于标准化科研成果档案，制定科研项目全周期实施规范、各类型成果数据汇交制度、成果数据检索借阅调用规章等。

3.2加快标准馆档案管理知识服务体系建设

在如今的信息互聯时代，资源服务最核心的关注点是用户，海量的信息增加了用户查找有效信息的难度。从标准馆档案资源服务来看，核心同样是用户对档案相关知识内容的需求，因此，亟须以用户需求为导向，构建标准相关档案信息资源知识服务体系，推动互联网与标准相关档案管理深度融合，提高标准相关档案资源的利用率。

对于标准文献档案，充分利用大数据、云计算和智能化等技术，一方面，分析研究有效的档案数据挖掘方法，开发以产品数字化、传播网络化、服务个性化为核心的标准馆档案知识服务产品;另一方面，变革档案信息资源服务模式，打造资源检索、定向推送、技术咨询、内容揭示、数据分析等一站式智能服务。对于标准化科研成果档案，合理规划公开及涉密内容，最大限度地发挥科研成果的转化应用，有效利用标准化科研成果档案，既可作为后续标准化科研项目的经验参考，又可保证项目研究的延续性和创新性。

3.3加大标准馆档案管理复合人才体系建设

标准馆档案管理信息化、标准化离不开相关的档案管理人员，他们不仅要具有档案管理知识，同时需要掌握信息化、标准化相关知识，这给标准馆档案管理人员带来了一定的挑战，也提出了更高的要求。相关人员需要改变传统的档案管理工作方式，更新信息网络时代档案管理的理念，熟悉大数据技术的基本应用、标准化相关的理论及实践知识，不断提升综合业务水平。

目前，标准馆并没有配备专职的档案人员管理标准相关档案，档案管理工作均由其他岗位的人员兼职负责，没有经过专业的档案管理培训，虽然具备一定的标准化知识，但仍存在档案管理专业知识缺乏、档案管理信息化意识不强等问题。这在一定程度上影响了标准馆档案管理的工作质量。因此，应通过对全职和兼职负责档案管理工作的人员进行培训，加强学术交流、会议交流，与档案管理机构进行联合培养等方式构建标准馆档案管理复合人才体系，使相关人员掌握档案管理、信息化、标准化相关知识，不断提高标准相关档案管理的能力，保障信息化、标准化在档案管理工作中得到有效应用，不断提高标准相关档案的管理效率，更好地为社会大众提供精准服务。

4 总结

信息技术改变了传统的档案管理方式，让档案管理走上智能化、共享化、个性化服务的道路。结合当前标准馆档案管理工作的已有基础和存在问题，因势利导、循序渐进地推进信息化、规范化和标准化工作，对原有的制度机制、信息化技术、服务模式等进行完善和创新，通过加强标准馆档案管理制度体系、知识服务体系、复合人才体系等3个“体系”建设，使标准馆档案管理工作提档升级，推动标准相关档案资源更好地支撑国家科技创新、经济社会发展。

参考文献

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