ExcelVBA在企业人力资源信息管理中的作为

王建斌

现代企业人力资源信息管理，不同于传统的企业人力资源信息管理，只统计、分析职工个人基本情况、月度考勤、薪酬、绩效、劳保发放期限等数据，还涉及到统计不同时间段的考勤、薪酬、个税抵扣、社保、新冠病毒疫情防控等多方面信息，数据量大幅攀升，因此提高人力资源信息管理的效率问题便提上了人力资源专业技术人员的日程。目前提高效率的方法主要有用办公软件协同办公、人力资源通用软件、软件外包公司量身定制开发软件、公司自主开发软件等方式，这些方式各有利弊，而Excel VBA，作为自动化办公利器，以其开发周期短、开发效率高、紧跟企业发展和需求变化方便修改、培训周期短使用人员上手快等优点，在提高信息处理效率方面占有重要的一席之地，在现代企业人力资源信息管理中大有作为。

一、当前人力资源信息管理方式的现状和优缺点

1.Excel表格办公方式。当前，相当数量小微企业，由于产品产量、营业收入较低，工种设置简单，职工人数较少（100人之内），没有配备专职的人力资源专业技术人员，更不会投资使用专业的人力资源信息管理软件。对人力资源信息的处理，主要依靠Excel（或国产WPS）表格软件自有功能进行处理。如果数据记录少，管理灵活多变，用Excel进行人力资源信息管理虽然易出错，效率一般，但也未尝不可。

2.市场通用信息管理软件。因企业规模、需求不同，真正做到通用人力资源信息管理软件凤毛磷角，少之又少。即使有，也大部分是付费软件，需要一笔不菲的费用，但易用性有待验证。

3.企业定制信息管理软件。大中型企业由于实力相对雄厚，部门设置复杂，员工人数众多，企业定制信息管理软件，便成为首选。由于外包软件开发公司与企业人力资源管理部门进行了对接，需求满足度好，功能比较全面。但缺点一是费用较高;二是不灵活，企业需求发生变化，仍然需要找原来的软件公司进行对接，进行开发升级;三是对网络性能、服务器维护要求较高;四是集团与各业务分子公司对人力资源信息管理的需求存在共性与个性之分，该类软件并不能完全满足各分子公司对人力资源信息管理的需求。

4.企业自主开发信息管理软件。企业有专门的IT部门，或有优秀的IT开发人才，自主开发人力资源信息管理软件也是一个不错的办法。如此，企业需求可以随时对接，需求发展变化、发生问题可即时进行更新维护。但自主开发的软件由于部门沟通、开发人员水平等因素，也会存在良莠不齐的现象。Excel VBA也可以看做企业自主开发的一种方式。

二、Excel VBA提高人力资源信息管理水平的优点和不足

VBA全称Visual Basic for Applications，是基于Visual Basic for Windows 发展而来的，目前最新版本是7.0。VBA 提供了面向对象的程序设计方法，提供了相当完整的程序设计语言。它易于学习掌握，可以使用宏记录器记录用户的各种操作并将其转换为VBA程序代码。这样用户可以非常容易地将日常工作转换为VBA程序代码，使工作自动化。微软办公软件取得巨大成功的一个重要原因就是集成了VBA，基于Excel的VBA小程序数不胜数。掌握VBA语言的使用，可以让复杂的工作简易化，减少不必要的重复性工作，大大提高办公工作效率。VBA程序员很多是业余程序员，正因为业余，解决的却是实际工作中需要解决的问题。

1.Excel VBA在人力资源信息管理中的优点。①开发门槛低、开发周期短、开发效率高、开发费用少。Excel VBA相比于其它编程语言，一是不必安装专门的编程软件，它集成于Excel电子表格软件中，而Excel软件在各企业中基本是必备软件，都有安装。二是VBA与Office办公软件高度融合，处理Excel中的数据效率非常高。三是与过去风靡全球的Visual Basic语言的语法一致，比较简单，适合新手学习，上手快，适合企业兼职编程人员（人力资源管理专业人员也可兼职）使用。四是相比于专业定制人力资源软件，开发费用少之又少，不及前者的零头。②培训周期短，培训成本低。由于企业办公人员一般都会使用Excel表格软件，则VBA在Excel中二次开发的功能更是便于培訓，培训周期非常短，培训成本低。③信息处理速度快、准确性高、使用效果好。VBA比起仅用Excel办公，对常态类、重复性、数据量较多的工作处理效率非常高，个人一个班的工作量，有时不到分钟即可完成，可以达到秒杀水平。④分享性好、移植性强。VBA文件保存为Excel宏文件，可以在企业各用户中相互传送使用，不需要专门的部署或安装，不会出现兼容类问题。移植性特别强，分享性好。⑤方便功能升级，灵活快捷。实践中，人力资源管理需求会随着企业战略调整相应发生变化，VBA因其自主开发，细微调整方便灵活，开发的程序反而生命周期长。

2.Excel VBA在人力资源信息管理中的不足。①网络性能不足。VBA程序一般是单机软件，互联网性能相对不足。互联网性能达到充分发挥的，一般是专业定制的人力资源管理系统。②处理性能适中。VBA处理数据，一般几千条记录处理起来得心应手，几万条也绰绰有余，但超过10万条或更高的千百万条数据量，一般需要使用专业的数据库软件（MS Access、SQL Server、My SQL、Oracle）进行开发。③对开发人员有一定素质要求。虽然VBA对开发人员的要求比较低，一般都是业余的开发人员，但也不是所有的Excel办公软件人员都可以学习掌握，企业内部开发，也是需要依赖单位里具有一定的软件开发素质人员进行开发、维护。

三、Excel VBA在人力资源信息管理中大有作为

1.Excel VBA在职工月度考勤汇总中大有作为。职工考勤现在一般采用人脸信息、指纹信息考勤设置考勤，或者使用企业微信、钉钉打卡，这些软件可以记录职工的打卡时间，但如果企业的班次设置复杂、类型较多，则汇总统计功能不足。这类软件一般都提供数据导出功能，导出的格式一般为电子表格格式文件，这时Excel VBA二次开发就能像共享单车一样，解决最后一公里问题，解决效率的痛点问题。将导出的文件作为标准模板，VBA针对模板中的数据进行时间判断、出勤判断、出勤汇总，可以形成考勤的日报、月报。

2.Excel VBA在职工年度考勤台帐中大有作为。现代企业人资信息管理，很多要求对职工考勤建立年度台帐，年终奖金、有关季度津贴、绩效奖金会与职工季度、年度出勤挂钩。一般通过Vlookup函数的匹配功能，将职工的职工号、身份证号逐月进行匹配，可以完成此项工作，但如果十几个部门的考勤月报，都汇总到公司一个考勤台帐中，则Vlookup函数的效率就有问题，此时通过Excel VBA二次开发的导入程序，通过月份判定匹配、职工号判定匹配，通过记录内外双循环的流程，几秒钟即可导入一个二三百人的部门月度考勤，几千人的企业，十几个部门的导入汇总，也能几分钟搞定。

3.Excel VBA在职工生产劳保统计中大有作为。企业为职工配备生产劳保，一般都有一定的周期，但职工入职时间不一，则领取生产劳保的周期也就不一样，加上生产劳保品类众多，对人力资源专业管理人员来说，这也是一项大费周章的工作。而Excel VBA的二次开发，可为生产劳保统计造表者带来福音。通过职工领取劳保时间加上劳保领取的标准间隔月份，形成新的日期，新的日期与当前造表日期进行判断，则可逐一判断出每名职工每一劳保品种是否该领，判断完成后，可在新的工作表中形成发放表。

4.Excel VBA在职工月度薪酬造表中大有作为。Excel VBA在职工工资造表中，更能大展拳脚。工资表，需要输入职工的日资标准、出勤、社保、绩效、工资帐号等信息，通过建立统一的工资表格式，将出勤等其它项目的信息表作为模板，在工资表中用VBA进行二次开发，将出勤等信息都可以精准导入，不但比传统办公操作方式速度快，而且非常准确。几百几千人的工资造表，通过这种方式，可极大地提高效率。

5.Excel VBA在职工人事信息管理中大有作为。公司职工人数几千之内，用Excel VBA也可以开发出优秀的人事信息管理系统，不但人员的增删改查等基本功能可以满足，对人员的入职、离职分析、各类导入导出功能也都可以实现。

6.Excel VBA在职工人资信息审核中大有作为。对于公司内部部门报送的有关出勤、薪酬等人资报表，VBA可依托公司数据库，对部门报表进行精确审核，发现人工审核不易发现的职工号、身份证号、工资卡号、入职日期、薪酬档级等错误，通过此举，大大减少了报表的出错率。

四、结语

现代企业人力资源信息管理，管理的广度在拓宽，深度在加深，仅凭Excel通用软件进行管理，效率上存在瓶颈，使用定制专业软件等方式也是各有利弊，Excel经过多年的版本升级和培训普及，奠定了其在电子表格软件领域的霸主地位，成为名副其实的“表哥”（表格），而VBA凭借着简单易用、与Excel高度融合的特点，在现代企业人力资源信息管理中占有重要的一席之地，在职工基本信息、考勤、薪酬、劳保等多项工作中都大有作为。而且，Excel VBA不但在企业人力资源信息管理中大有作为，其凭借着强大的自动化办公技术，在企业产销存统计信息管理、财务信息管理中也大有用武之地，VBA甚至与办公软件Office系列其它软件、工程设计软件AutoCAD、平面设计与排版软件CoreDraw、项目管理软件Project等軟件融合，在项目管理、工程设计等多个行业都绽放异彩。

（作者单位：四川省广元市林丰铝电有限公司）