新时期事业单位文书档案的规范化管理分析

冯晓玲

新时期事业单位工作内容越来越多，工作量越来越大，对文书档案管理工作提出了新的要求，新时期的文书档案管理工作只有向着规范化方向进步，才能更好地适应新时期对档案管理的需求。规范化管理档案能够让档案在整理、借阅和归还等过程中更加有序和便捷，让规范化的档案管理成为促进事业单位发展的基础和支撑。

一、新时期事业单位对文书档案进行规范化管理的重要性

文书档案管理是事业单位工作中最基础的工作，但事业单位的档案包含着事业单位所有的文书材料和工作资料，如果文书档案管理混乱和无效，会降低整个事业单位的工作效率。事业单位开展工作和获取信息的基础就是档案管理部门的资料，规范的管理能够对事业单位其他工作起到很好的辅助作用，只有规范化的管理，才能在最快的时间内找到单位人员需要的档案材料，可见规范化管理可以极大提高其他部门工作的效率。文书档案规范化管理在提高工作效率的同时也能提高事业单位各部门的工作质量，事业单位在制定决策时会参考文书档案资料，为决策的制定提供更加全面的信息，而规范化管理能够保证文书档案的完整性，在领导干部需要的时候，可以及时为其提供完整的资料，使事业单位的决策和各项工作更加科学。

二、新时期事业单位在管理文书档案时的不足

1.管理人员对规范化管理不够重视，缺乏规范性制度。事业单位文书档案管理是否规范与管理人员的管理意识和工作态度有很大关系，很多管理人员在管理档案的过程中并不具备规范意识，在管理中也缺乏有效的制度来保证管理工作的规范性，使文书档案难以实现规范化管理。很多档案管理人员依旧采用传统的管理方式，并不具备创新意识和革新精神，没有主动了解现金的管理方式，管理人员没有意识到规范化管理的重要性，文书档案也得不到规范管理。事业单位档案管理的相关制度不够完善是档案无法实现规范化管理的另一问题，很多事业单位本身对档案管理的工作就不够重视，自然也不会针对规范化管理制定完善的管理制度体系，管理工作没有明确的制度约束，无法督促管理人员主动进行规范化管理。

2.文书档案管理方式落后，缺少规范的管理队伍和管理流程。新时期的档案管理工作应当更加规范、更加信息化，但目前很多事业单位都因循传统的管理方式，档案管理的效率极其低下。档案管理部门对信息技术的应用还处于开始阶段，信息管理系统不够完善，而且事业单位缺乏技术型的管理人才，文书档案规范化管理工作迟迟不能推进。档案管理队伍在工作中缺少积极的开拓精神和创新意识，很多管理人员都固守着传统低效的工作模式，使档案管理工作很难向规范化发展。档案管理之所以不够规范，正是因为管理工作缺少科学的方法，档案借出和归还等管理流程没有规范化的标准。

三、新时期事业单位对文书档案进行规范化管理的措施

1.加强对文书档案规范化管理的重视程度。事业单位的工作对促进社会发展有着重要的意义，各项事务的决策与制定都和文书档案内容的完整性关系密切。所谓文书档案管理就是对事业单位和个人的信息、档案有序的存放和管理，一般来说档案管理就是对职工的工作经历和事业单位开展的活动进行记录，从而反映事业单位发展状态，发挥档案管理的优势，从而更好的服务于事业单位。有必要让文书档案管理趋于规范化，以此带动事业单位各项工作的稳定进行。要求提高管理人员对文书档案管理的规范化认识，强化其规范化管理意识，明确文书档案管理工作的重要性，时刻关注文书档案管理是否能达到规范化标准。引导工作人员了解档案管理工作的社会价值，明确该项工作的社会属性，为档案管理制度的完善提供帮助。提升相关人员综合素质，健全奖励激励机制，激发档案管理人员的工作积极性结合文书档案管理工作情况，按照具体的工作内容与岗位制作确定激励措施，强化相关人员的综合管理责任。要求管理人员坚守岗位职责，认真学习，严格按照《档案法》中提出的要求展开各项工作，按照党的规章制度办事，秉公处理，严守党的保密制度，防止泄露党的秘密，兢兢业业做好文书档案管理工作。只有健全的激励机制才能提升人员竞争意识，有必要对事业单位档案文书管理人员进行定期培训，引入先进的信息化管理工作模式，以此提升管理人员技能水平，为今后的文书档案管理工作改进提供帮助。

2.建立文书档案管理的规范性制度。有必要按照文书档案管理工作目标制定相应的规范性制度内容，同时注意以下两点。一方面，丰富事业单位文书档案管理内容，详细阐述各项管理的具体工作，制定管理细则。由于事业单位的性质不同，文书档案管理内容也应与普通企业存在差异化。例如红十字会单位不仅要对突发事件和自然灾害展开救助，还要在日常开展公益活动，实际工作中所需资料较多，在管理此类文书档案时应细化不同类别的活动，记录活动开展后的效果，以便未来再开展相关活动时可提供相应资料。另一方面，制定文书档案管理制度时应保持制度的引导性，完善原有的文书档案管理制度，提高管理人员对文书档案管理规范化的认识，明确自身的岗位职责，对于工作态度良好、考核成绩优异的管理人员给予一定的激励，例如岗位奖金。针对文书档案的分类管理，管理人员经过培训后采用多种分类方法，例如保管期限一年度分类法，先将归档文件按照保管期限进行分类，在每个保管期下按照年度分类文件档案。或者使用问题——年度——保管期限分类法，先将归档的文书档案按照问题分类，每个问题之下按照年度分类，再在年度之下按照保管期限分类，确保自身工作细致化。

3.构建文书档案信息化管理系统。新时代背景下，事业单位的文书档案管理工作应当与时俱进，不断创新，依靠互联网与大数据技术，发挥技术的优势，通过建立信息化文书档案管理系统，提高档案管理工作效率。将信息技术融入管理行为，让文书档案管理工作内容更加高效便捷，特别是对于一些格式和其他属性不同的资料进行管理时，可通过信息技术对资料分类存储，文书档案资料存储后，人们可以通过输入關键词索引查找相应的资料。实际操作中主要以电子档案为主，将纸质文书档案转化为数字化的形式，系统将信息档案定期存储。在存储与归档管理方面，系统操作简便，安全系数高，支持档案可视化应用，可对文书档案条码化管理，对重要信息存取和运行环境进行虚拟管理。事业单位文书管理系统共有三层体系架构，公共服务层包含后台管理、前台应用管理、文书档案整理以及系统接口几部分;核心业务层包含事业单位服务总线、统一组织结构服务、统一分析服务以及统一编码服务;后台数据层包含综合数据库和数据引擎服务两方面。其中，系统接口可以与事业单位平台应用相联系，实现任务对接。

4.加强管理队伍建设和存档保存的规范性。事业单位文书档案管理队伍建设的规范性有利于促进档案的规范化管理。文书档案管理的规范化离不开专业能力强和职业水平高的管理人员，只有管理队伍向规范化发展，提高管理人员的技术能力、管理水平、职业素养和道德品质，才能使档案管理更加规范。为加强档案管理队伍建设，需要对档案管理人员进行专业培训，使档案管理人员具备专业的档案管理能力，掌握信息化管理的操作方法，了解事业单位档案管理的规定和相关法律要求，具备科学的、先进的、规范的管理方法。在建设档案管理队伍的过程中，还要加强档案管理的交流和沟通，学习更加规范的档案管理方法，让规范化的档案管理制度、管理模式、管理队伍促进事业单位文书档案的规范化管理。此外，文书档案的规范化管理还需要在归档、存储、查阅和归还等工作中加强管理工作的规范性。规范管理档案需要对档案进行分类并划分保密等级，按照档案存储规定和档案编号进行归档，通过规范的档案管理流程来保证档案调用的高效和准确。在管理保密档案时要严格按照保密规定进行保存，使保密档案在规范化管理中更加安全。

新时期事业单位的档案管理工作需要在方式上进行创新，通过规范化的管理来促进档案管理工作模式的变革，推动事业单位快速发展。规范化管理需要加强管理人员对管理规范的重视程度，建立规范化的档案管理制度，应用先进的技术来建立信息化档案管理系统，通过管理队伍的规范化建设和规范管理工作流程来提高管理工作的信息化水平和规范化程度。

（作者单位：福建省三明市第一医院）