浅谈医院信息化建设项目的全过程管理

龚明 王丽 江悦

四川省中医药科学院中医研究所（四川省第二中医医院）始建于1966年，为国家三级甲等综合性中医医院，编制床位2300张，设有老年病科、肾病科、妇科等40余个临床科室，主办有医养中心和省老干部活动中心“福德诊所”等。医院综合学科门类齐全，中医药优势突出，科研能力雄厚，专科特色明显。医院是四川省干部保健基地，为成都体育学院附属中医医院，华西医院联盟医院，四川省人民医院急救分中心（急救创伤联盟），是成都中医药大学、西南医科大学研究生培训基地;是四川省针灸质量控制中心，四川省首批互联网医院。医院网站是单位的一个门面，可以很好地对外宣传医院形象，同时拉近与就诊者间的距离。但是医院旧的官网设计已经不能适应医院当前的需求，旧的网站存在如下问题：网站设计与医院发展现状有一定的差距;不能体现出医院的专业化;创新的市场定位以及与就诊者的互动性较低;网站主页的设计比较呆板，不能突出医院形象;排版不够清晰、重点不突出;排版比较单一，字体过小、风格呆版、颜色单一，浏览起来很难吸引浏览者的兴趣;缺乏特色，所提供信息对访问者粘性较低，未迎合访问习惯，未将访问者需求内容置于显著位置。无法达到很好地为就诊者服务、对外提升医院形象的效果，因此，搭建一个现代化且具有中医特色的网站，成为了医院当前的迫切需求。经过院领导班子审批，同意重新建设新网站，并制订了以整体美观大气、具有中国传统文化元素，符合医院中西医结合特色，界面友好，布局合理，体现医院的严谨性、权威性为整体要求的新网站建设方针。 网站建成上线运行后，得到良好的应用效果，获得院领导的一致好评。笔者以该项目建设和管理经验为例，探索信息化项目管理中的全过程管理，主要从制定项目章程、制定项目管理计划、指导和管理项目工作、监控项目工作、实施整体变更控制、结束项目或阶段等方面进行了阐述，最后对医院信息化项目全过程管理工作进行了展望。

一、制定项目章程

项目章程是批准项目建设的文件，标志着项目的正式启动，对项目的目标、范围、概要里程碑、概要预算等作出明确要求，授予项目经理可以调配与项目有关的资源权限。我们依据项目工作说明书、结合前期有效商业论证，通过专家判断的方式，制定了网站建设项目的项目章程。主要内容包括：网站建设的目的、批准该项目的原因;可以测量的项目目标及相关成功标准;网站建设过程中可能存在的主要风险;网站建设的总体预算;委派的项目经理相关信息及其权利和义务等。

二、制定项目管理计划

项目管理计划是项目具体执行的前提，制定一份科学合理的项目计划，是保障项目成功的关键。因此，我们十分重视项目管理计划的制定。制定项目管理计划就是将项目范围、进度、成本、质量、风险等子计划整合为一份整体项目管理计划的过程，亦是其他各项子计划制定的依据和基础。我们以项目章程、事业环境因素、组织过程资产以及其他各管理领域输出的分项管理计划为依据，制定了初步的网站建设项目管理计划，对项目的总体目标、进度安排、约束条件等进行了规划。比如，在网站建设的需求管理计划制定过程中，我们征求各科室意见，确定了网站各一二级栏目，并根据各行政科室相关职能，拟在网站建成后，将各版块权限下放到科室，由各科室根据业务开展情况上传更新相关信息，以确保网站信息的及时性、丰富性。随后，我们组织宣传部、院办、党办等相关干系人召开会议，对项目管理计划进行评审，促使相关关系人对项目的全过程管理计划达成一致。由于在初期制订项目管理计划时，各方面的信息尚不明确，因此我们往往只是从宏观上把控项目的全过程管理思路，随着项目的推进，再对项目管理计划作相应的更新。

三、指导和管理项目工作

指导与管理项目工作是根据项目管理计划对项目的具体执行进行指导，并对经过变更控制委员会批准的变更进行实施的过程。在项目实施过程中，项目团队要对项目中的各种技术、活动进行管理，协调项目内外的各种关系，包括项目团队成员与项目其他干系人之间的关系，满足项目的合理需求，达到项目的总体目的。为了将计划落于实处，我们以项目管理计划为依据，规定每周一召开周例会，会议总结上周工作情况，明确本周工作任务与重点，同时也让项目成员了解项目当前的工作目标与进展情况。每月召开一次各干系人参与的会议，将网站建设进度情况、成本支出情况等进行汇报，并听取他们的反馈意见，及时对项目进行合理并正式地变更，形成有效可供参考的工作绩效信息和一些必要的变更请求。

四、监控项目工作

监控项目工作贯穿整个项目生命周期，时时监督项目，掌控项目，防止项目行为偏离计划，进而预防項目失败的过程。我们依据项目管理计划、进度预测、成本预测、工作绩效信息，结合事业环境因素和组织过程资产对项目进行监控，并采用专家判断和会议的方式进行分析，最终形成工作绩效报告和变更请求，并根据相关变动及信息对项目管理计划和项目文件作相应更新。在网站建设过程中，我们对进度和质量进行了重点监控。在进度方面，由于2020年年初的新冠疫情影响，部分关键团队成员不能及时到岗，进度严重滞后，为了追赶进度，我们采用了虚拟团队的形式，让处于各个地域的成员在家办公，通过视频会议、电话等方式增强沟通，减少工作失误，提高工作效率。在质量方面，严格按照招投标文件、合同等有关文件执行，确保项目成果与需求一致。在质量控制方面，我们通常会用到质量成本和新老七工具。

五、实施整体变更控制

以往项目的实践告诉我，一个项目的成功与否，与项目的变更控制是否合理有效至关重要。项目从启动到结束，不可避免存在变更的情况，可能是范围变更，也可能是进度调整等等。因此变更控制过程也是贯穿于项目始终的。网站项目建设初期我们就成立了包括甲乙双方重要项目干系人的变更控制委员会CCB，并制定了相关变更控制流程。项目中的所有变更在实施前都要向变更控制委员会提出申请并获得其批准方能执行。在网站建设中期，院团委的老师提出需要在一级栏目“团旗飘飘”中增加二级栏目“青年风采”，我们严格按照变更流程执行：首先由院团委相关干系人提出变更申请;再由项目经理对变更申请进行初步审查及对变更方案进行论证;随后将变更方案提交变更控制委员会审批，经变更控制委员会批准;由项目经理发出变更通知，同时组织团队成员进行变更实施;实施过程中需对变更实施进行监控、评估，以确保实施的正确性;最后我们要判断变更后的项目是否已纳入正常轨道，同时确定相应文档、配置管理是否已做相应调整，避免版本错乱等情况的发生。通过以上流程，有效预防了项目范围蔓延等情况的发生。

六、结束项目或阶段

结束项目或阶段就是完结项目所有工作，对项目进行收尾，包括行政收尾和合同收尾。行政收尾是对项目工作进行完工后评价，作全面回顾，思考“如果我们重新做该项目哪些地方可以改进？如何改进？”，总结经验教训并形成文档，使它成为单位的“组织过程资产”，以供今后项目借鉴参考。而合同收尾是指工作完成后产品验收和移交以及项目款结算等事宜。本项目中，在试运行一个月后，我们组织验收小组召开了网站建设项目验收会，会上对网站建设项目实施情况作了汇报，并正式验收项目，移交了项目相关资料。该项目验收交付后，我们评估了项目完成的整体情况和质量，总结了网站建设项目管理活动中的经验教训，妥善安排遣散了项目组成员，并整理了项目相关文件。对于合同收尾方面，结清了合同尾款，最后将合同和项目文件一并存档，形成组织过程资产。网站的建成投入使用，助力提升医院形象，增强了与就诊者之间的交流，同时为医院各业务科室提供了学习、展示的平台，得到院内领导的一致好评。该项目的成功得益于我们有效的全过程管理，也使对全过程管理有了更加深刻认识，为今后的项目管理积累了经验，打好了基础。

七、医院信息化项目全过程管理工作展望

随着大数据的发展及5G时代的到来，信息化项目建设的全过程管理也将迎来更大的风险及机遇，不能跟进时代的脚步将面临被淘汰。

1.应在项目全过程管理中明确管理职责，优化整个管理组织结构。这要求上层管理者以及具体从事项目管理的工作者树立大数据意识，明确各组织构架的职责，做好顶层设计分层管理，才能更好地推动并指导全院的信息化建设全过程管理。

2.加强信息化全过程管理内容的宣传教育，提升全院全员的综合能力。信息化全过程管理不仅仅是项目管理者的事，也是关系着全院共同进步的事。一方面，需要在全院经常性的组织相关培训，让全院了解什么是现代化的信息全过程管理，这种管理模式对全院及自身有什么好处，当大家真切了解后，才能在信息化全過程管理中积极参与，积极配合。另一方面，项目管理者更应结合工作实际，围绕自身“缺什么，学什么”的原则，本着项目管理先人一步，采取“走出去，请进来”的方式，不断拓宽视野，提升综合能力，这样才能引领全院在信息化全过程管理中不断进步、创新。

3.建立信息化管理平台，统一渠道的管理。5G与大数据相结合在所有的项目全过程管理中，都发挥着重要的作用，项目各过程数据结构的不统一、数据杂乱无章，导致整个项目管理困难，这就要求项目管理需构建统一的信息化管理平台。

4.应健全整个运营体系的信息安全建设，加强互联网安全防控。5G及大数据时代，整个管理体系面临更多的非传统安全因素威胁，健全运营体系的安全防护能力，守好信息化建设的大门至关重要。

（作者单位：四川省第二中医医院）