企业档案信息资源开发与管理人员能力修养

王巍

修养是指“个人在政治思想、道德品质和知识技能等方面，经过长期锻炼和培养能达到的一定水平”。档案管理人员要做好档案信息资源开发工作，必须具有良好的政治素质、知识素养、道德品格和能力修养，其中能力直接影响开发工作的效果。档案管理人员应当充分认识开发工作对其能力方面的要求，努力提高自己的能力和修养。

一、企业档案信息资源开发与档案工作人员能力素质的关系

1.一定的能力素质是搞好档案信息资源开发的前提条件。企业档案信息资源开发是指档案信息开发人员借助各种技术、物质手段对档案信息进行采集、加工、存贮并传递给档案信息利用者的过程。在这个过程中，档案管理人员的能力素质状况直接影响着每一个环节。①直接影响着档案信息的采集和存贮。档案管理人员如果不熟悉馆藏，在收集档案信息时就会出现盲目性，造成信息遗漏等，这些都直接影响档案信息的采集和存贮。②直接影响着档案信息的加工。档案信息加工包括编目、编研等。这里每一种形式都与档案管理人员的能力素质息息相关。如编目工作，包括页号编写、卷内目录编制、案卷封面编制、备考表编制、案卷目录编制、案卷脊背编制、装订、纸张卷皮卷内表格规格和制成材料、检索工具编制。要求档案管理人员具有较高的能力素质，业务熟练、熟悉馆藏，才能做好这项工作。③直接影响着档案信息的输出。在接待查阅工作中，档案管理人员如果不熟悉馆藏，或不借助检索工具的使用，很难做到一索即得或根本查不到，用户只有扫兴而归。

档案浩如烟海，如公司档案室隶属于徐州发电有限公司办公室，主要负责公司各种门类、各种载体档案的收集、整理保管和提供利用等工作以及对所属单位档案工作的监督、检查和指导。公司综合档案室室藏档案从内容来分，有文书档案、科技档案、会计档案;从载体来分，有纸质档案、特殊载体档案、实物声像档案。形成的档案大部分是本公司在政治、生产和科研活动中的具有保存价值的文件材料及上级机关对本公司的指示、批复等。公司现库藏档案25357卷，其中，文书档案截止至2001年底共3276卷，从2002年开始以件为单位共12098件，科技档案12917卷，会计档案9164卷，照片档案2757张，光盘档案822张，录像档案6盘。公司档案管理一直保持着较为稳定的管理机制，公司建厂40年来，库藏档案25357卷，已成为企业宝贵的文化财富，其所形成的文化底蕴是一般文化活动所无法比拟的。这就要求档案人员必须要熟悉馆藏，才能为用户及时、准确、完整齐全地查找到所需要的档案，使用户满意而归。

2.搞好开发工作有助于提高档案管理人员的能力素质。①有助于档案管理人员熟悉馆藏，摸清家底。只有不断进行档案信息开发，才能对馆藏情况了如指掌，做到心中有数。熟悉馆（室）藏是企业档案人员的基本功，并且要进一步完善检索工具。②有助于档案管理人员找出自身能力上的差距。只有经过实践，能力才会显露出来，才会看到自身能力上的差距。③有助于档案管理人员改进工作方法，提高自身素质。开发工作是一个动态过程，我们的能力素质也在不断开发、不断改进中得到提高。

如公司档案室努力扩展档案编研的深度和广度。公司12.5万千瓦和20万千瓦机组的增容降耗重大技术改造，均为全国同类型机组的首台改造，其成功实施不但大大提高了公司的技术装备水平，而且对其它单位的改造具有重大意义。两台机组改造完成后，我们及时收集资料，组织专门班子编写了《追求卓越—徐州发电厂#4机组现代化技术改造纪实》和《徐州发电厂#6机组技术改造综述》两本书，对整个改造工程从方案确定到改造后的技术经济性能进行了全面的资料汇总，其中既有纵向、横向的对比分析，又有对改造后机组技术经济效益的评估，被公司内管理人员及集团系统内管理人员认为极具权威性。

3.能力与开发相辅相成、辩证统—。能力是开发的前提条件，开发反作用于能力，促进能力的提高，两者相辅相成，辩证统一。

4.档案信息开发人员、档案利用者以及开发利用的环境。档案人员是开发的主体，档案利用者是客体，其中主体就是以能力要素为中心的综合体。

二、加强档案工作人员能力修养的方法

1.实践。实践是加强档案工作人员自身能力修养的最佳途径。只有我们积极投入到档案信息资源开发中去，就一定能提高自己。特别是现代技术的应用，如计算机技术、光盘技术、多媒体技术等，如果我们只是敬畏它，而不去接触它，我们永远无法掌握其知识技能。

2.自学。自学是加强档案工作人员自身能力修养的最有效的方法。一是文化知识的学习，包括自然科学和社会科学基础知识的学习。二是档案专业知识的学习，包括档案管理学、档案保护技术学等课程。三是相关学科知识的学习，包括图书情报学等学科。四是政策法规知识的学习，包括党和国家的政策、相关的法律法规知识。

有一种品质叫平凡，但不平庸，抛开平凡中的枯燥一如既往的努力就是对工作的坚守。要做好档案管理工作，不努力学习档案业务知识是不行的，努力学习档案专业方面的书籍、报刊，潜心钻研业务，成为档案管理的行家里手。20年来，笔者在自己平凡的岗位上，不知疲倦，默默坚守，勤恳踏实，无私奉献，逐渐成长为一名工作经验丰富、技能水平高超的优秀档案管理人才，不断为企业的发展壮大做着自己新的更大的贡献！20年来，利用业余时间较全面、系统地学习并掌握科技档案基础理论和专业知识，具有很高的电力科技档案管理水平。熟练掌握档案专业知识，具有本学科系统坚实的理论基础和比较丰富的实践经验，对科技档案管理有较深的研究。熟练掌握和应用与档案专业有关的现行技术法规、技术标准和技术规范;熟悉国家有关的法律、法规和技术政策。了解国内外档案学科的科学管理、研究动态和发展趋势，能及时掌握发展前沿的状况。比较熟悉主要相关专业（锅炉、汽轮机、热控、电气等）的有关知识。熟悉现代管理科学知识。科技英语水平和计算机水平有很大提高。近年来，公司累计利用档案创直接经济效益达2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。成绩只能代表过去，在今后的工作和学习中，将更加努力，发挥自己的技术特长，努力提高自己的科技档案专业理论水平和工作技能，不断提高自己的政治理论水平和现代企业管理技能，认真学习外语、计算机知识，成为外语的通才，计算机的通才。为企业建设、为祖国的电力事业做出更大的贡献。

3.交流。交流是加强档案管理人员自身能力修养的最有效形式。一是工作上的交流，主要指本单位、本系统档案管理人员因工作关系的相互之间的沟通学习。二是学术研讨，如参加学术研讨会、发表专业文章在报刊杂志上刊登等。三是赴外地考察学习，有组织有计划地组织档案人员到外单位考察学习等等。

例如国华电力公司档案人员在QQ群里探讨档案业务，相互沟通学习，共同提高业务水平。公司档案人员到国华盘山发电有限公司考察学习以及国华电力公司的其他发电公司档案人员到公司参观学习，开阔了档案人员的眼界，增长了才干。

笔者在各级领导的关心和支持下，在自己的不断努力下，熟悉并掌握科技档案工作所需要的业务知识，能熟练运用《神华集团公司（电力板块）档案管理业务手册》对相关专业文件材料进行科学分类和整理，并能熟练运用清华紫光图档管理系统的各种功能，进行科技档案管理的各种工作，圆满完成各项工作任务。科技档案分类科学，组卷合理。工作勤勤恳恳、任劳任怨，受到领导的好评。科技英语水平和计算机水平有较大提高，利用业余时间较全面、系统地学习并掌握科技档案基础理论和专业知识，具有很高的电力科技档案管理水平。在《现代企业》、《办公自动化》、《科技档案》、《城建档案》、《兰台世界》等省级以上期刊杂志上面发表档案学术论文221篇。曾荣获中国档案学会第六次档案学优秀成果档案学术论文类三等奖，徐州市档案学会2007、2008、2009、2010、2011、2012年度档案学术优秀论文三等奖。徐州市档案学会2014年度档案学术优秀论文奖。多篇学术论文评为历届中国档案学会全国档案工作者年会优秀学术论文、入选学术论文。常年订阅《档案学通讯》杂志，熟悉国内外本学科及主要相关学科的科学管理、技术水平、研究动态、市场信息以及发展趋势，掌握发展前沿的状况。

4.培训。培训是加强档案管理人员自身能力修养的最基本的手段。培训主要有选送培训、岗位培训和短期培训三种形式。如前几年笔者参加了电子档案管理培训班、江苏省档案人员上岗资格培训班、电力企业档案管理培训班及电力企业、建设项目檔案管理培训班等培训班。

（作者单位：国家能源集团江苏公司徐州发电有限公司档案室）