大数据时代高校档案管理的应对方式分析

房洁

大数据是指充分利用数据资源将各种信息数据进行加工、分析和整合而得到的数据。随着信息技术的发展进步，我们迎来了大数据时代。大数据时代对于档案管理工作提出了新的更高要求。传统的档案管理工作重在对档案的保存，所以档案未被当作一种资源利用起来。而大数据时代的到来，给档案管理工作带来新挑战的同时，也带来了新思路。

一、大数据背景下高校档案管理的变化

面对大数据时代如此丰富、庞大的数据资源，高校必须要有一套有效的数据管理体系来对其进行统一管理、统一调取，保证数据档案的流动秩序，避免出现数据混乱等现象。基于数据越来越庞大的背景，高校档案管理模式也出现了一些新的变化。

1.档案数据资源体系发生变化。现在，很多高校档案馆的普遍特征是馆藏资源丰富，档案管理数据资源庞大，这是档案馆的价值所在。在大数据背景下，一些档案馆纷纷用上了新的數据搜集渠道，使得档案馆的数据资源往来更加密集，方式更加多样，渠道更加广泛，同时数据资源的搜集管理体系也有了相应的变化。

2.档案安全保障体系发生改变。大数据时代，并非只有数据化所带来的便利，信息泄露的安全隐患也越来越多。档案管理工作的重要内容之一就是保证所存储的档案安全性。馆藏档案种类别众多，比如党群材料、行政材料、教学材料、科学研究材料、产品生产与科技开发材料、基本建设材料、仪器设备材料、出版材料、外事材料、财会材料、电子档案、声像档案等等。有些档案材料需要严格保密，谨防数据泄露，这是对档案管理的安全保障体系的基本要求。同时，由于信息化程度提高，数据安全不仅面临内部安全管理等问题，还有来自外部信息盗取的威胁。所以，档案管理部门必须就档案的类别、安全系数和安全管理特点来进行安全保障体系建设和优化改进。

3.档案行政管理体系发生变化。由于档案管理的种类繁多、层次复杂多样，因此不可能所有的档案都归在一个体系中进行管理。同时，由于传统的档案管理手段、技术等都没有现代化的技术支持，导致传统的档案管理会存在衔接不及时或者各部门、各单位间联系不紧密等问题。所以，要努力打破档案管理的部门隔阂，借助现代化技术进行统一管理、统筹规划调用，为档案管理秩序化、效率化的提升提供保障。

4.档案工作重心发生变化。大数据时代档案管理工作的重心出现变化，需要将传统的纸质档案资源进行充分整合，从而建立一个现代化的档案管理体系。当前还缺乏对档案资源的有效核对机制，档案管理人员不能借助信息技术有效审校档案资源的真实性，由此导致档案管理工作的效率相对较低。档案资源的收集、整理、分类、归档、应用的过程较为复杂，在很大程度上不能满足档案资源的分布式管理与共享需要。档案管理人员开发不了优质的档案资源，在档案管理过程中也不能在大数据环境中有效考虑档案信息安全、个人隐私需要。档案管理没能实现信息科学应用，没能发挥出档案部门的价值，从而影响了档案管理的科学性。

5.档案法律规范发生变化。传统档案管理的法规是根据纸质档案管理的特点制定的，现代档案管理则强调在大数据环境下进行管理和实现数据信息共享。在大数据环境下，档案的运行有较大的风险，档案管理涉及到各种隐私与数据安全可靠性等问题。一方面，国家关于在大数据环境下保护档案安全性的相关法律法规还不完善，现有有关档案管理的法律法规明显存在滞后。另一方面，档案数据信息在互联网环境的运行还缺乏相关的标准支撑，这使得档案管理在大数据平台运行过程中存在信息孤岛等问题得不到有效解决。

二、大数据时代高校档案管理的意义

1.避免外界环境因素影响。传统档案管理的对象是纸质材料，很容易受到外界许多因素影响，比如环境的温度、湿度，工作人员在查找翻阅档案过程中会对档案造成一定破坏，纸张会随着时间推移发生系列变化等。在大数据背景下，档案管理工作受外界的影响会大大减小，同时还会节省很多时间和空间。现代档案管理的便捷性，弥补了传统档案所存在的不足，为信息数据的储存创造了有利条件，方便将纸质档案有效转化为虚拟数字形式进行保存管理。

2.提高档案管理工作效率。高校档案管理实现信息化之后，不再需要大量的工作人员花费太多的时间和精力对信息数据进行整理。因此，高校可以通过筛选，科学合理地减少档案管理工作人员，留下工作能力和综合素质较高的工作人员，有效提高档案管理的工作效率。

3.节省大量的空间。随着高校的连年扩招，其信息数据也明显增多。在大数据时代背景下，工作人员可以利用信息技术收集整理数据，将传统档案操作转换为计算机操作，有效节省了大量的占地空间，同时为查阅使用人员节约了时间和精力。查阅使用档案人员只需要利用信息技术完成检索进行查找，就可以准确找出信息数据，充分发挥计算机记录保存档案数据的优势，体现档案管理的服务性。

三、大数据时代高校档案管理的应对方式

1.更新档案管理理念。传统档案管理工作长期处于不被重视的境地，限制了档案管理事业的发展。大数据时代对档案管理要求的提升，需要更新档案管理的理念。首先，各级领导要加强思想认识，加强对档案管理人员的培养，重视档案管理工作。其次，要注重档案的开发利用，提升服务意识。再其次，要建立档案管理信息系统，将纸质信息转变为数字信息，实现档案信息的网络共享。

2.构建完善的档案管理体系。在大数据时代背景下，高校档案管理工作应从以下几个方面进行创新改进。第一，利用信息技术，构建完善的管理体系，充分发挥档案管理的实际价值。第二，合理使用云计算等相关技术，对信息数据进行安全保存，避免出现信息数据丢失的现象。第三，对成本资金进行合理使用，开发计算机的相关硬件设施，为日后档案管理工作的顺利开展创造有利条件。

3.加快档案管理职责内容和重心的转变。大数据时代，档案管理工作不再单纯的是对档案进行收集、整理、归档等，还要求实现文字档案和数字档案的统一管理。档案管理人员不再是被动地接收档案，而是主动地进行管理制作和档案资源的开发，从档案管理转化为档案服务。档案管理人员要将档案的开发和利用作为档案管理的重要内容，同时注意对档案资料的审查，保证档案的真实性、准确性。档案管理人员应积极参与档案信息系统的建设，提出对档案管理工作的意见，全员参与，确保档案信息管理系统的不断完善、实现档案的数字化管理。

4.提升档案管理者的综合素养。大数据时代，对于档案管理工作和档案管理人员都有着更高的要求。档案管理人员的专业能力，直接决定了档案管理工作的质量以及数字化档案管的建设。因此，加强档案管理人员队伍建设，提升档案管理人员的素质势在必行。第一，要注重人才的引入。引入优秀人员做好档案管理的人才储备。第二，要注重提升人员的职业道德。大数据时代的到来，网络存在共享性，档案信息是一种资源，档案信息有可能被泄露的风险，必须提升档案管理人员的职业道德。第三，建立档案管理人才培养和晋升模式。做好档案管理人才的培养。建立培训制度和认证制度，不断提升档案管理人员的业务水平，加大管理和培训力度，切实提高工作人员的实践操作能力;建立晋升制度和福利制度，避免档案管理人员的流失。第四，增强档案管理工作人员的法律法规意识，为档案信息数据的储存提供安全保障。第五，引导工作人员创新理念，增强创新意识，为档案管理工作的順利开展打下坚实基础。

5.创新收集模式和服务项目。在大数据时代，档案管理的关键是收集数据资源、优化数据收集模式及保证数据信息的准确性，其重点落是完善档案数据结构。因此，要建立一个完善的档案管理运行体系，将各种信息以有序的方式来运行，以达到合理存储运行的目标。创新档案管理的服务内容、完善档案数据信息的体系、达到优化知识服务框架尤为重要，以此促进改进档案服务方式、建立健全服务体系、更好的体现档案资源应用价值。可以从以下两个方面着手进行：首先，应当完善档案管理机构，满足用户的多种个性化档案应用需要，构建档案管理的开放性体系;其次，尽可能开放各种档案资源，满足档案服务需求，并且对档案利用模式、信息检索方式、个性化信息供给方式进行改进，从而不断提高档案信息资源的供给质量，有针对性的满足对各种档案资源的需求。

6.建立法律法规制度。档案管理工作必须依照相关法律法规和规章制度，构建完善法律制度体系，为高校档案管理工作打下良好基础。在大数据背景下，我们要充分认识信息化档案管理的重要性，结合实际情况建立规章制度。科学合理地设定管理内容、管理方式和管理目标，在原有规章制度的基础上，进行补充和完善。同时，要建立档案管理计划，对信息数据系统和相关实践操作做出更深层规定。另外，要明确工作职责，打破传统管理模式，针对不同工作内容设置不同规章制度，实现高校档案的有效管理，设置合理的奖惩制度，调动工作人员的工作热情，从而保证高校档案管理工作的规范有序高效。

四、结语

大数据时代，档案管理工作对高校的发展意义重大。目前，大多数高校在档案管理过程中还存在这样那样的问题，我们要充分认识到档案管理的重要性，将信息技术与工作内容相结合，完善档案管理体系，提高档案安全系数，提高人员综合素质，建立法律法规制度，为档案管理工作的顺利实施创造有利条件，发挥档案管理的实际价值，为高校整体的进步发展做出贡献。

（作者单位：山东青年政治学院）