探究“互联网+”时代下智慧档案馆建设的方法

摘 要：本文对智慧档案馆定义、特点与发展机遇进行分析，并在“互联网+”视域下提出行之有效的建设措施。力求通过创建档案共享平台、借助人工智能技术、提升服务质量、重视软环境建设等方式，牢牢把握当前政策、技术、发展需要等方面的发展机遇，促进档案资源整合，深挖档案资源价值，提高档案服务质量，实现智慧档案的健康发展。

关键词：“互联网+”;智慧档案馆;建设策略

引言：随着高新技术发展，互联网技术迅速渗透到各个领域，逐渐形成资源共享发展模式，促进“智慧化”这一新理念诞生。各行各业纷纷与大数据技术相融合，在智慧化探索和应用中都获得了飞跃性的发展。档案馆应充分借鉴其他行业改革的成功经验，在智能技术的辅助下充分发挥优势，深入挖掘有价值信息，为管理者和使用者营造更加广阔的共享空间，取得更加理想的智慧档案建设成果。

1 智慧档案馆概念和特点

1.1 智慧档案馆

档案是在人类社会活动中形成的具有保存价值的重要记录，对个人、团体、单位、社会乃至国家都有重要价值。在“互联网+”背景下，网络技术开始在各个领域中得到广泛应用，传统档案馆的软、硬件设施和管理制度、技术越来越不能满足当下需要，档案信息海量化、复杂化、用户需求多元化的问题都亟待解决。因此档案馆必须与时俱进逐渐朝着智慧化、现代化的方向转变，为社会各个团体单位和用户提供更加人性化、更广泛的档案服务。“智慧档案馆”应运而生，它依托于物联网、大数据、云计算等各种新技术的加持，兼具多元化、互联互通、可持续发展的特色，通过感知触摸、文字转换、语音识别等方式，对档案检索进行智能管控，使不同用户的个性化需求得到充分满足，同时节省大量人力物力，提高效率降低成本，也使档案的安全性、完整性都更具有保障。与数字档案馆相比，其技术更加先进，实现了全方位、立体化的互联互通的智慧管理，对于提升档案馆整体服务能力起到了巨大的推动作用。

1.2 智慧档案馆的特点

一是创新驱动，在“互联网+”思维引导下，网络技术大显身手，破旧立新，在档案的收集保管分类等方面全面创新，打破固有思维和管理制度，为档案馆的发展提供全新方向;二是结构重塑，智慧档案馆颠覆了传统流程，具有智慧化管理、便捷式应用、整体一体化等特点，改变了管理人员工作性质和内容，促进新行业诞生，使以往行业结构得以重塑;三是人性化服务，智能档案馆更注重于服务条件的改善、服务质量的提升与服务意识的增强，以用户为中心，以人为本，更具主动性和积极性，方便管理者和使用者灵活便捷地使用、查询、管理档案信息，通过移动终端、网络系统达到立体互联，实现高效服务大众的目标[1 ]。

2 智慧档案馆建设的现实机遇

在网络时代，智慧城市进程不断深入，智慧档案馆作为新生事物也处于探索发展的阶段。当下国家政策、先进技术、物联网在各行各业的成熟运用经验、数字化档案建设的丰硕成果都为档案馆智慧化转型提供强有力的保障。档案馆应紧抓机遇，乘势东风，实现新生事物的健康发展态势。

2.1 国家政策的保障

一个新兴行业的萌生和成长必须以国家的政策支持作为有力后盾，近年来，在大数据技术飞速发展，对各行各业产生翻天覆地影响的背景下，国家颁布实施一系列有关人工智能的应用发展等政策文件，如《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确地指出，要“采用大数据、智慧管理、智能楼宇管理等技术，提高档案馆业务信息化和档案信息资源深度开发与服务水平”;《大数据产业发展规划（2016—2020年）》也提到了产业数字化发展的必要性和重大意义——国家的政策支持推动着档案馆积极转型。

2.2 先进技术的支持

在物联网技术基础上建设智慧档案馆，使档案馆内管理设备、建筑设施与管理系统等信息共享，将互联网服务应用在所有档案馆的软件、硬件、流程中，信息全部互联互通，真正实现了在馆藏、管理、传输等各个环节的智慧化、自动化、便捷化。同时，可以将多种档案信息资源和原始資料信息输入到大数据系统中，从而深入挖掘有价值信息、主动推送、高效检索，使其具备人的智慧，在人工智能、大数据、物联网等技术优势应用下，真正实现智慧档案馆的建设目标[2 ]。

2.3 现实发展的需要

智慧档案馆的出现是时代发展的迫切需要。大数据时代带来更加繁复的档案处理工作，而传统纸质档案在收集、保管、运输方面存在诸多劣势，数字化档案虽然在各个层面比以往有所提升，但是主动性、服务性与技术性仍然逊色。智慧档案馆则克服以上弱点，大大节约人力、物力、财力等成本，在管理建设和安全保管方面具有更大优势，促进档案利用率提升，由此获得更多服务效益，更好地服务民生。

2.4 成熟经验的借鉴

目前国内多个城市已经推进了智慧档案馆的建设和应用，比如上海市在建设“智慧城市”的进程中，实现了多家档案馆智慧联动，推动了城市的档案信息化建设。张家港、南京、青岛、杭州等地纷纷加入智慧档案馆建设的阵营，建立了呈现地方特色的智慧档案服务体系，为社会的发展提供智力支持。这些城市已经在智慧档案馆建设方面取得一定的成绩，为其他地区的智能档案馆建设提供了借鉴和支持。

3 “互联网+”背景下智慧档案建设策略

3.1 促进档案资源整合和共享

在互联网基础上，云计算可按照现实需求为相应设备提供动态的、可拓展的资源或信息。线上档案管理部门可在云计算、物联网、大数据技术的基础上创建档案共享网络，实现开放性互动平台，建设出“档案云”，将丰富、全面的知识共享服务提供给用户。要利用先进技术，对政府民生部门信息、其他档案馆数据进行整合、分析，形成有价值的档案知识，统一上传到“云端”，进行平台共享，优化档案格局。在线下也要开展档案融合建设，创建多样化民生档案数据库，保留基础档案馆功能，供用户一键查询，实现一站式服务，避免群众多跑腿的现象。

3.2 开发和保护档案资源并重

智能档案馆大大提升了档案收集、存储、保管、开发、利用的便捷性、安全性和可靠性。一体化的环境维护、高科技的修复水平、远程操作精准定位等功能，都能进一步保护好珍贵的档案资源。充分利用智能技术现代化管理档案馆，可利用物联网技术将网络与任意物体联系起来，实现智能信息交换与通信，促进智能识别、跟踪与监管等目标，加强档案的保管功能;RFID技术可为档案实体等植入标签，使密集架、档案、库房等整合起来，依靠感知技术获取档案状态，实现档案智能监管目标，保证档案安全;依托大数据技术和云计算功能，能够深度开发资源，准确挖掘具有价值的信息，全面掌握档案馆实际情况，充分了解用户个性化、准确化需求。

3.3 依托人工智能提升服务质量

智能档案馆利用人工智能可以为用户在利用档案过程中提供更贴心的智慧化、人性化和个性化服务，提升线上线下的服务质量和感受。一是可以改善用户体验感，利用指纹、语音、人脸等先进技术进行身份识别，采集信息后录入系统，再次查询时便可结合关联过的基本信息，提高查档效率和舒适感;二是可结合用户历史操作和喜好需求，为其主动推送相关档案信息，帮助用户更加快速、全面地获取所需信息与相关资料;三是通过微信公众号、官方App、微信小程序、智能问答系统等，实现掌上移动智慧档案馆，轻松完成自助查档、文件查阅、参观分享、互动反馈等操作;四是通过感知技术、互动多媒体技术为用户提供如微电影、数字展览、3D体验、VR参观等形式多样、可感可触的双向交互式档案信息体验[3 ]。

3.4 重视软环境建设，提升管理标准

在智慧档案建设中，软环境建设同样重要。首先，应制定智能档案馆的总体的行业规范，明确智慧档案的应用标准，完善工作规章制度，对数据采集、质量与安全等方面建立共性标準;其次，加强人才队伍建设，落实人才优惠政策，与科研院所、高校建立合作关系，培养全面型、高素质的智慧档案人员，加强员工的培训教育，增强其对数据挖掘分析、对档案综合开发的水平，提高计算机素养、智能系统操作能力等知识，在内部管理机制、考核监督、服务形式上也要进行进一步的探索;为达到可持续发展，还要注重利用广播、电视、微信、微博等新旧媒体对智慧档案馆进行广泛宣传推广，提升品牌形象和知名度。特别是注重利用时下热门的社交媒体，培养用户黏性和参与热情，使更多用户了解并灵活运用智慧档案，使档案价值得到充分发挥[4 ]。

结论：综上所述，在“互联网+”视域下，物联网、人工智能与移动网络技术为智慧档案发展提供了强有力的技术支持。同时，在国家政策与现实需要的推动下，智慧档案平台逐渐发展成熟，使用户享受到一站式服务的便利。在未来的发展中，档案馆还应紧密结合智慧城市建设趋势，加大智慧档案建设的资金和技术投入，并强化过程监管，使档案建设质量和效益得到全面保障，提升智慧档案馆的社会价值。

参考文献：

[1]郭鑫杰.基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略研究[J].浙江档案，2019（11）：10—12.

[2]王秀芳.“互联网+”背景下智慧档案建设策略初探[J].城建档案，2019（8）：22—23.

[3]陈小磊，吴卫.“互联网+”时代下档案馆的未来——智慧档案馆[J].黑河学院学报，2020，83（05）：186—187.

[4]刘翠萍.基于“互联网+”的智慧档案馆服务研究[D].南昌大学，2019.

作者简介：吴凡，硕士研究生学历，中共通化市委党校助理馆员，研究方向：档案。