突发公共卫生事件社区档案共享机制的构建与完善

王雯旎

摘 要：在突发公共卫生事件档案管理过程中，应针对突发公共卫生事件具有突然性、爆发性等特征，凭借社区档案管理部门离事件距离近、反应时间短的优势，做好相关档案信息收集，并完善社区档案共享机制，实现突发公共卫生事件档案信息快速共享，为政府相关部门决策提供档案信息依据。

关键词：突发公共卫生事件;社区档案;共享机制;具体措施

社区是突发公共卫生事件防控的基本单位，社区档案工作开展情况对公共卫生事件防控工作具有重要现实意义。当前，部分社区对突发公共卫生事件档案工作重视不足，相应制度机制没有建立起来，人员配套不完善，设施建设不到位，在一定程度上影响了社区突发公共卫生事件档案信息资源共享[1 ]，亟待加以改进。

1 突发公共卫生事件社区档案共享的重要价值

突发公共卫生事件档案是事件爆发之后政府部门及社会组织在处置突发公共卫生事件过程中形成的大量声音、图像、视频文件等多种形式的具有保存价值的档案总和，是对突发公共卫生事件整个过程的全面反映和真实记录，是政府处置事件的重要决策依据，也有重要的科研和历史价值。

1.1 能够为应急处置提供决策依据

1.1.1 能够为各级政府和相关部门处置突发公共卫生事件提供决策依据。突发事件爆发之后有很强的破坏性，直接威胁广大人民群众的生命和财产安全，需要政府及其相关部门果断进行处置，防止突发公共卫生事件危害进一步扩散。在这一过程中需要社区及时准确地掌握突发公共卫生事件的基本情况，并以档案信息的形式向上级汇报，进而为政府及其相关部门应对提供决策依据。

1.1.2 对于突发公共卫生事件处置而言，社区档案是具有较大研究价值的样本库，有利于对突发公共卫生事件进行全流程回顾和总结，进而对突发公共卫生事件的传播渠道和周期进行分析，为突发公共卫生事件应急处置提供重要参考。同时在处置突发公共卫生事件过程中，政府相关部门及其工作人员需要深入社区一线，而社区的档案信息是一线工作人员进行突发公共卫生事件处置的重要依据。

1.2 能够对公众思想稳定进行引导

突发公共卫生事件自身具有突然性。在爆发之初，很多社区居民都没有思想准备，一旦处置不当，在社区内部容易出现谣言，容易造成社会恐慌，加大突发公共卫生事件的处置难度。而社区是掌握第一手突发公共卫生事件来龙去脉资料的基层组织，可以通过档案信息共享让政府宣传部门更早、更快地掌握突发公共卫生事件的相关资料，及时向社会和广大人民群众公布突发公共卫生事件最新进展，通过对社区居民的舆论引导和心理疏导，进一步降低社区居民的恐慌心理，进而将突发公共卫生事件控制在一定的范围之内，尽量降低突发公共卫生事件对公众和社区管理造成的负面影响。同时社区也应该主动作为，按照政府部门的相关要求，做好突发公共衛生事件的档案宣传工作，进一步提升社区档案管理人员的能力和水平，及时对突发公共卫生事件档案信息进行总结和宣传，帮助政府相关部门做好社区稳控和管理工作[2 ]。

1.3 社区档案共享有助于提高处置效率

当前，随着网络信息技术的不断发展，社区档案管理人员可以有效地利用互联网技术和计算机技术对社区范围内的突发公共卫生事件档案信息进行收集，同时通过档案管理系统将收集上来的档案信息进行系统整合，进而通过网络渠道传输和共享给相关部门，为相关部门处置突发公共卫生事件提供档案依据，满足了多元主体联动、数据高度共享的要求，使政府部门的决策也变得更为科学和合理，有助于提升突发公共卫生事件的处置效率。同时利用政府部门搭建的档案平台，广大社区居民可以获取公开的数字档案信息，了解突发公共卫生事件的整个过程，实现社区档案与社区居民的无缝衔接。

2 突发公共卫生事件社区档案共享的困境与挑战

突发公共卫生事件社区档案共享面临一些问题，影响共享效果。

2.1 突发公共卫生事件社区档案收集难度大

突发卫生公共事件在处置过程中涉及多个部门，相关部门产生的各类档案都是社区档案部门收集的对象，主要涉及突发公共卫生事件的历史档案、业务档案和相关技术报告，这些档案来源复杂，格式并不统一，加之部分档案政策性强、科学性强、专业性强，很多档案管理人员在档案收集过程中难以对其进行系统把握，影响了突发公共卫生事件社区档案的收集效率和质量，也不利于后续共享和利用。

2.2 突发公共卫生事件社区档案数据共享机制不完善

很多社区在突发公共卫生事件档案收集过程中缺少相应的数据共享机制，导致数据共享不完善、不系统、不准确、不规范。特别是部分社区在这方面沿用的是政府部门档案管理数据共享机制。但社区档案数据共享与政府部门档案数据共享明显不同。在突发公共卫生事件档案数据共享方面社区档案数据共享更加注重细节性、精准性。没有相应的共享机制作为保障，难免会影响社区档案数据共享效果，进而影响突发公共卫生事件的处置。

2.3 突发公共卫生事件社区档案数据共享水平亟待提升

突发公共卫生事件自身具有突然性，因此，需要社区档案部门对突发公共卫生事件相关档案信息进行快速收集、共享。但当前部分社区在档案数据收集过程中相应的软硬件设施配套不完善，也没有配备专业人才对突发公共卫生事件相关档案信息进行收集和整理，严重影响了社区档案数据共享。加之社区在平台建设、数据库建设、管理技术等方面也明显不足，制约了社区档案数据共享。

3 突发公共卫生事件社区档案共享机制构建

对社区档案快速收集、共享，有利于发挥其一线职能，更好地维护社区群众的生命和财产安全。应充分认识突发公共卫生事件社区档案共享的长期性、艰巨性和复杂性，引入现代信息技术，完善相应制度机制，推进社区档案共享，为突发公共卫生事件处置提供档案信息保障。

3.1 构建并完善突发公共卫生事件社区档案信息管理机制

3.1.1 完善突发公共卫生事件社区档案信息管理制度。确保社区档案信息管理规范化、系统化、专业化。从实际出发，制定切实可行的突发公共卫生事件社区档案信息管理制度，明确突发公共卫生事件档案信息的归档范围、标准及文件生成方式、格式、保管与传递流程，保障突发公共卫生事件档案信息的真实性与安全性。还应制定突发公共卫生事件电子档案管理办法，使其成为相关管理工作的重要依据。

3.1.2 加强沟通，整体推进。社区突发公共卫生事件档案信息共享机制建设是一项系统工程，涉及多个部门，建设周期长，需要政府相关部门会同社区做好统筹规划工作。具体实施时，应围绕“信息交流与资源共享”这一目标开展相关工作，实现上下、横向部门的联通和互动，通过整体规划，分步实施的流程，实现档案信息资源共享目标[3 ]。

3.2 构建并完善突发公共卫生事件社区档案组织管理机制

3.2.1 充分发挥社区档案服务突发公共卫生事件的特点和优势。在社区档案共享机制构建过程中应充分发挥社区主导作用，及时对突发公共卫生事件整个过程中出现的各种有保存价值的信息进行收集和整理，并根据相关档案管理制度机制进行整合，为突发公共卫生事件社区档案共享提供先决条件。

3.2.2 完善突發公共卫生事件社区档案组织管理机制。结合社区档案管理实际需求，对社区内部组织管理架构进行完善，成立社区档案管理组织机构，选拔优秀人才承担社区档案管理工作。

3.3 构建并完善突发公共卫生事件社区档案协调共享机制

3.3.1 建立社区档案管理平台。应根据突发公共卫生事件社区档案管理及共享需要，搭建档案管理平台，进一步提升档案数据开放程度，通过平台建设促进有关数据的充分利用。将数据交互与共享作为重点工作加以推进，实现数据动态流动。其平台建设应统一标准、简化流程，便于数据共享。坚持以用户为导向的原则，无论是档案数据收集还是在服务过程中，都应加大数据平台的开放力度，提升数据更新速度和共享效率。

3.3.2 探索多元主体协同的公共卫生档案数据开放模式。打破传统的管理理念和体制机制限制，引入大数据、云计算等技术，构建突发公共卫生事件档案数据库，坚持可持续性、协调性、互利性、共享性原则，实现突发公共卫生事件档案数据共享。

社区有必要按照国家档案管理的相关要求，完善相应制度机制，配备相关人员，加强软硬件设施建设，推进社区档案共享，做好档案信息资源宣传与服务工作，促进突发公共卫生事件处置工作。

研究项目：海南省档案学会一般研究项目——《突发公共卫生事件档案工作延伸服务内涵的研究》（编号：QDX-YB-2020-5）。

参考文献：

[1]蒋成禹.浅议突发公共卫生事件防控工作档案的建立[J].环球市场，2020（04）：149.

[2]何文盛，李雅青.突发公共卫生事件中信息公开共享的协同机制分析与优化[J].兰州大学学报（社会科学版），2020（02）：18—30.

[3]朱梓铭，覃盟琳，宋苑震等，突发公共卫生事件下社区体检模型的构建与南宁实践[J].西部人居环境学刊，2020（02）：58—65.

（作者单位：海南省人民医院综合档案室）