信息化条件下事业机关单位档案管理问题

摘要：目前我国的信息化建设技术在逐渐的推进，档案管理工作也因此面临更加严峻的挑战。事业机关单位在目前信息化的条件之下，开展档案管理的过程当中，原本的管理方式发生了明显的改变，因此不难发现，在展开信息化条件下事业机关单位档案管理工作的过程当中提升单位档案管理质量，已经成为了势在必行的重要任务。基于此，本文主要讨论了信息化条件下事业机关单位档案管理问题和解决策略，以供相关工作人员参考。

关键词：信息化;事业机关单位;档案管理;创新

引言：

档案管理是事业机关单位日常管理工作的过程当中比较重要的一项工作，在目前事业机关单位发展的过程当中，为了让单位管理的质量提升，必须要具有针对性的对档案管理的工作进行分析。通过调整信息化条件之下档案管理工作的方式，可以有效提升事业机关单位档案管理工作的质量，对事业机关单位的管理工作提供新的帮助。因此，有关工作人员必须要以信息化条件之下事业机关单位档案管理工作的创新为基础，根据档案管理的原则以及创新途径进行分析，以此作为事业机关单位档案管理创新最基础的依据。

一、信息化条件下事业机关单位档案管理创新的必要性

随着目前现代化的科学技术不断的发展，信息化技术也逐渐在各行各业当中得以应用。比如事业机关单位的档案管理工作，在信息化发展的过程当中，也产生了很多新的改变。利用信息化的技术转变比较传统的档案管理方式，已经逐渐成为了目前事业机关单位在日常管理过程当中必须要重视起来的工作内容之一。在进行事业机关单位档案管理工作时，利用信息化技术，可以让档案管理方法更加创新，提升档案管理质量。所以不难发现信息化条件之下，事业机关单位的档案管理创新工作是非常必要的[1]。如图一

二、档案信息化管理模式的优越性

（一）与传统的档案管理模式相比，节省时间和人力

目前较为传统的文件查找工作仍然需要人工来进行，效率相对较低，而且很有可能会产生错误，档案的信息化管理和传统的档案管理相比，其优势非常明显。传统的档案管理，工作量非常大，而且效率很低，分类查询非常繁琐，無论是分类归档或是其他工作，都需要花费很多时间。在进行信息化之后资料一次就可以输入，并且多次进行使用，可以让查询的速度加快，同时可以让其更加准确，让工作效率获得大幅度提升[2]。如图二

（二）与传统的档案管理模式相比，检索查询更为方便

在存档的过程当中，档案信息化的管理人员可以编制相关的检索工具，只是需要按照关键字以及分类号等进行模糊或是精确查询就可以完成相关的工作。及时查询可以让档案资料被迅速的使用，使得档案工作人员工作量有所减轻，便于资源共享，并且使查询效率提升。和传统的档案管理检索方式比起来，查阅档案必须要通过较为繁琐的程序才能够完成，效率相对较低。

（三）与传统的档案管理模式相比，储存更为安全

针对常规的档案，存放起来大多都是纸质文件，很有可能会受潮。如果重复进行查阅，很有可能会导致伤害纸质文件，并且存在一定的火灾隐患，因此必须要让档案放置的环境不断优化。对于传统的档案管理进行之后的使用。需要花费更多的人力成本以及时间，在保管的过程当中，难免会存在难以修复的隐患，同时还需要使大量的保管费用。和传统的纸质档案比起来，信息化档案的管理，储存以及使用都非常灵活，信息化的输入可以随时对信息进行增减，储存起来也比较方便，能够尽量的节省储存的空间，防止环境等相关因素对于档案储存造成不良的影响。不仅如此，利用信息化的手段可以避免信息被窃取或者是泄露，使用更加先进的系统等相关技术可以让储存容量提升，保障档案的机密性以及安全性。

三、信息化条件下事业机关单位档案管理创新的原则

（一）灵活统一原则

事业机关单位当中的档案管理创新工作，灵活统一原则是最为重要的。在目前信息技术不断发展的形式当中，人们对于技术发展也有着更高的要求，也更加注重技术创新的工作。利用灵活统一的原则，可以让档案管理工作的展开，获得更多基础依据，帮助档案管理工作提升效率[3]。

（二）执行并重原则

以信息化技术为基础的事业机关单位，在展开档案管理工作的时候，对执行以及原则落实需求都相对较高。所以在目前段管理工作展开的过程当中，必须要对新型的档案管理工作进行创新和改进。对目前我国的档案管理创新工作进行讨论，不难发现有很多事业机关单位的日常管理工作，在展开的过程当中，都没有充分落实档案管理的执行能力，因此必须要优化档案管理执行能力，并且以此为基础，给单位档案管理的工作创新提供更多帮助。

四、事业机关单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理不规范

我国的档案信息化建设目前仍然存在很多问题，法律法规的构建也不够完善，在实践的过程当中，管理制度仍然有待补充。不仅如此，事业机关单位的档案管理软件标准不够统一，流程也不够规范，缺少统一性，难以有效的使用[4]。

（二）没有得到足够的重视和低效

目前纸质档案逐渐被淘汰，而电子档案逐渐兴起是必然趋势。有很多档案管理部门在进行信息化档案建设的过程当中，没有意识到其中的重要性，也没有发觉其中存在的误区。目前针对信息化的建设，有很多人仍然存在认知不足，觉得档案的整理和保存是档案工作不可缺失的部分。档案工作对我国各项工作都能起到产生影响，和我国留下的文化财富也有直接关系，目前有很多档案工作人员水平不一，人员较少，而工作量很大，因此对档案工作的重视度明显不足。所以必须要始终保持良好的工作状态，以及对资料的重视。档案的信息化建设较为滞后，主要原因就是工作人员的态度不端，而且也不够主动。第二就是较为传统的档案借阅，必须要手工填写登记表，通过档案管理员核对以后，才能够对档案进行查阅，并且复印相关的内容，花费的时间很长，工作效率也比较低，多次借阅，也会让纸张被磨损，工作效率大打折扣。

（三）资金短缺

建设档案信息化和资金支持是分不开的，必须要增加更多的硬件投入，同时也需要让管理规范等各方面有所投入，信息技术的变化很快，因此必须要不断的更新相关的设施，建立起信息安全防护体系，并且投入更多的资金。目前很多档案部门对于档案工作的重视度不足，大量的档案仍然是以纸质文件为主，很难形成但信息数字化的要求，因此档案信息化建设的进展也比较缓慢。

五、信息化条件下事业机关单位档案管理创新的途径

（一）强化档案管理意识

为了可以将事业机关单位的档案管理创新质量展示出来，必须要培养档案管理的意识，并以此进行科学提升。有关工作人员必须要迎合目前已有的档案管理工作来展开相关的需求分析，根据档案管理意识培训进行科学调整，让档案管理流程更加细化，同时要具有针对性的对档案管理工作展开的意识培养进行改进。比如要以信息化的条件作为基础，对档案管理工作展开的方式进行培训，进而根据多样化的培训要素，对档案管理意识的提升进行改进。并且转换档案管理的相关思维。档案资料记录了一个人的学历，经历以及人事变动等各个方面的数据，因此和档案人员素质是有着密不可分的关系。这和事业机关单位的完整性也有着极大的联系。因此档案必须要足够完整，准确，在目前信息化的背景之下，事业机关单位的档案管理信息化建设蓄势待发，各个事业机关单位必须要结合实际情况，让档案管理理念更加创新，并且引入一些新的思想和技术，给档案管理的信息化建设奠定坚实的基础，不仅如此，领导也必须要对其有所重视，要充分的意识到档案管理信息化建设所存在的重要性，必须要提加大领导力度，同时也要确定工作的目标，精心部署，将档案管理的信息化建设和单位的重点工作计划相互融合起来，进行重点考核。要尽量把档案管理的信息化建设工作，纳入到单位重点的工作计划当中，然后在纳入到单位的财政预算当中，利用数字化管理的方式，让管理水平有所提升，同时具有秩序性的促使档案管理获得信息化建设[5]。

（二）完善档案管理制度建设

制度的完善是信息化环境下档案管理工作展开，并且提升质量最重要的保障之一。所以在目前的事业机关单位日常管理的工作当中，有关部门必须要根据当管理的工作进行制度建设，并对其进行科学调整，根据相映的管理层面来建设档案管理制度，并且对思维方式以及制度化管理的具体根据进行评估。比如要让事业机关单位的档案管理工作在展开的过程当中，对原本的档案管理思维进行有效的调整，使其能力提升，并且以此为基础，落实事业机关单位的日常管理工作。进行信息化基础设施建设正是最为基础性的工作，档案管理想要科学高效的发展，就必须要建设更有效的制度。要和事业机关单位的实际情况相一致。建设档案的标准化要让硬软件的设施都能足够规范。要制定相对较为完善的管理制度，始终坚持工作有章可循，有据可依，要能够让档案资料更加完善，档案管理更加规范，更加制度化，只有这样，才能将档案的价值发挥出来。

（三）加强档案管理队伍建设

在事业机关单位档案管理工作的过程当中，必须完善队伍的建设。通过某事业机关单位，在信息化条件之下，展开档案管理工作的时候，要具有针对性的对档案管理工作的队伍建设进行科学的改进，并且引入一些先进的人才，给事业机关单位的档案管理工作展开提供更多的支持。同时要能够完善信息化的档案管理，工作队伍建设的相映条件，并且有关部门要根据档案管理工作的人才培养机制进行有效的调整，使档案管理人才素质以及能力有所提升，为之后的档案管理工作推進以及落实提供更多的帮助[6]。

（四）构建信息化档案管理平台

在信息化的背景当中，进行档案管理创新建设的时候，最重要的一项改革就是要构建信息化档案管理的平台。事业机关单位的档案管理人员必须要根据目前档案管理创新过程当中的建设需求，把信息化档案管理工作的平台建设工作往前推进，让事业机关单位对档案管理方式进行调整，给档案管理无纸化的建设提供更多的依据。比如在展开档案管理工作的过程当中，有关工作人员要懂得搭建信息化管理平台，并且调整传统的档案管理方式，让档案管理的数字化建设能力能够有所提升。

（五）提升档案管理保密水平

档案管理的工作是一项保密工作，因此在事业机关单位档案馆里创新建设的过程当中，必须要调整保密水平[7]。因此在信息化的条件之下，展开档案管理工作的时候，风险几率的增加也是非常明显的，如果无法科学的对档案管理保密工作进行控制，对事业机关单位的档案管理建设效果都会造成不良的影响，所以必须要科学的分析档案管理的保密工作。比如对于档案管理的创新工作，要能够及时调整其保密机制，让平台监督能力得到强化，通过这样的方式，可以有效的降低档案管理的风险。

（六）增加资金投入

档案管理的信息化建设需要软件和硬件的支持，同时也需要大量的资金支持以及人才培养[8]，一旦缺乏资金支持，对档案管理信息化的进程也会造成严重的影响，因此，各级政府必须要让段工作投入机制更加完善，将发展档案事业所需要使用的经费纳入到制度化的轨道当中，提供相关的专项资金，并且要投入更加长效性的资金，让档案工作能够顺利的展开。相关部门也必须要对其高度重视起来，提升经费的投入力度，同时对软件和硬件建设也需要有所加强，及时对数字化设备进行更新，并且合理地使用软件，提升安全保密管理的力度，探索电子档案管理过程当中的各种模式，使事业机关单位的电子档信息化管理水平有所提升。

六、结束语

综上所述，在目前信息化的环境当中，事业机关单位的档案管理创新工作落实是非常重要的，要在展开创新管理工作的过程中，明确管理原则，并且根据创新途径进行分析。在信息化条件之下，事业机关单位档案管理工作的展开仍然存在一定的问题，因此必须要让档案管理意识更加强化，完善制度建设，构建信息管理的平台，只有这样，才能让档案管理工作获得更多发展。

参考文献

[1]孙晶.关于事业机关单位档案管理工作中的创新探究[J].办公室业务，2017，25（5）：97.

[2]孙艳华.新时期事业机关单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究，2018，24（2）：181.

[3]迟晓霞.关于新时期事业机关单位档案管理创新思路的思考[J].办公室业务，2017，23（7）：71.

[4]李婷.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].科学技术创新，2017，24（7）：153.

作者简介：包振萍（1985-12-30）女、蒙古族、内蒙古兴安盟扎赉特旗人、大学本科学历、内蒙古兴安盟突泉县永安镇综合行政执法局，研究方向：档案管理。