大数据背景下事业单位档案管理效率提升研究

周蕊

天津日报社 天津 300000

大数据技术现在已经被广泛地应用到多个领域中，并且取得了良好的效果。基于其特点来对促进事业单位档案管理模式的创新，推动传统管理方法的转变，对进一步提高档案管理综合效益意义重大。在大数据技术的支持下，更大程度上达到了信息化管理目的，更多自动化手段代替了以往的人工作业，不仅减少了失误，还确保了较高的工作效率。但是在实际操作中，也会因为各项因素的影响而出现问题，诸多的不足还需要我们做更加深入的研究，争取更好地面对档案管理工作中的各项挑战。

1 大数据技术特点

大数据简单来讲便是涉及到的数据量规模巨大，无法在通过人脑或主流软件工具进行完全有效的收集、分析、处理以及应用等操作。通过大数据技术的应用，可以更大程度上来为企业收集、分析、管理等各类数据，并生成所需的数据信息，具有更强的商业价值，因此也被称为“数字生产力”。现在已经进入到了大数据时代，数据信息已经成为重要的新型资源，因此大数据技术也被更多的企业所重视。通常来讲大数据可分为结构化数据、半结构化数据与非结构化数据三种类型，结构化数据便是可通过表结构来实现的数据，而非结构化数据则是无法通过表结构来实现的数据，处于两者之间的便是半结构化数据[1]。

2 事业单位档案管理要求

档案对于一个单位的发展十分重要，鉴于档案材料的特殊性，必须要采取科学有效的方式来对其进行管理，既要确保其完整性与安全性，还要能够实现其的合理利用。在不断的发展中，事业单位的档案资料在不断增加，并且类别复杂，传统的管理方式逐渐的无法适应新的工作要求，还需要做进一步的创新调整。在较长的一段时间内，事业单位的档案管理采用的人工作业方式，由管理人员对各类档案资料进行整理、分类以及标记，不仅工作量大，且容易出现遗漏、错误。但是大数据时代的来临很好地解决了这一问题，推动了事业单位档案资料的信息化与自动化管理，不仅档案管理、保存更加科学，且便于后期的检索应用，大大提高了档案管理的综合效率。

大数据技术具备大容量、操作便捷以及丰富多样化等特点，基于其来进行档案管理，可以更大程度上来收集整理不同类型的档案信息数据，以更短的时间来实现更多数量的信息处理，实现了档案管理的创新。并且，基于大数据技术还可以进一步挖掘各类档案信息的内部价值，将档案资料的可利用价值发挥到最大，更大程度上来发挥出档案管理的功能性，为事业单位的健康发展提供帮助。

3 事业单位档案管理现状

3.1 创新意识比较淡薄

虽然事业单位档案管理的信息化程度在不断的加深，但是很多情况下因为重视性不足依然存在着比较落后的问题，管理人员坚持采用传统的工作模式，创新意识严重不足，没有主动改变的动力，这就导致档案管理工作效率一直无法提高。尤其是相比其他企业乃至个人，事业单位内部人员面对的工作环境更加稳定，对技术的更新追求性较低，在工作时也抱着“不求有功但求无过”的心态，无法积极了解学习大数据技术，更难以在短时间内将其应用到实际工作中。但是随着档案数据的不断增加，传统的管理方式已经暴露出了其中的弊端，无法适应大量的档案管理工作，大数据技术下的创新已经成为必然，这是事业单位领导以及档案管理人员均需要正确看待的问题。

3.2 信息开发程度较低

事业单位档案管理不仅仅是针对档案资料进行保存，更重要的是要挖掘其中存在的价值，并且将价值发挥到最大，而大数据技术便是实现这一点的关键。受传统思想限制，大部分的事业单位档案管理信息化水平比较低，尤其是对于部分保密性质较强的单位来讲，出于保密要求，在信息开发方面更是更加的慎重。就目前来看，事业单位面对档案资料的管理依然是以存储为主，而资料所蕴藏着的价值开发并不充分，可以说是缺少专业的开发途径，尤其是随着档案数据的日渐增加，该方面的开发难度更是不断的增大。利用大数据技术来对档案信息进行有效的分析处理，进一步实现信息开发，这不仅有利于档案资料的保存管理，同时也更为事业单位各项决策的制定，对于事业单位的长远发展来讲意义重大。

3.3 档案保密性比较差

保密性是事业单位档案管理的基本要求之一，但同时也是管理过程中需要面对的重大隐患，尤其是很多管理方法的不恰当导致档案资料面临着比较大的风险。比如管理人员保密性意识较差，对各类档案资料随意处置，再加上内部缺乏专业的档案运转环境，相对开放的环境导致档案资料在管理过程中更容易受到各种风险因素的入侵[2]。保密性也是下一阶段应用大数据进行档案管理的研究要点，尤其是面对更加复杂的网络环境，更需要有专业可靠的技术手段作为保障，在提高档案管理效率的同时，保证所有档案信息的安全性。

4 大数据技术在事业单位档案管理中的应用

4.1 转变管理思维

基于大数据技术推动事业单位档案管理工作的创新，以全新的工作模式来应对越来越复杂的档案信息，真正做到高效、高质量管理。注意引进信息化的档案管理设施设备，实现各类档案信息的全面采集，逐步的实现传统纸质档案向信息化档案的转变，建立信息管理系统，完成不同类型档案资料的收集、整理、分析与应用管理。并且，要在内部强调创新思维的重要性，加大信息化建设的力度，基于大数据背景进行档案管理的责任分工，在现有档案运转机制的基础上进行更深层次的改革。一方面便是早日实现电子档案，严格按照统一标准来进行各类档案资料的深度梳理。同时，实现档案信息的共享，设置登录权限，在条件允许的情况下可实现档案数据信息的检索与应用，以科学化的方式来将档案数据信息的应用效果发挥到最大。

4.2 信息安全防护

电子档案信息的实现，虽然可以在很大程度上降低档案管理的工作量，提高管理工作效率，但同时也需要面对更大的泄密风险，必须要进行可靠的安全防护处理。建立电子档案信息保密制度，规范电子信息存储、调取等各项操作流程，加强对档案管理人员的培训，提高其安全防护意识，保证其操作行为的规范性，避免因为不正规操作而导致信息泄露。另外，还要完善信息管理系统，应用防火墙技术以及身份验证技术等，避免未授权人员调取档案资料，以及预防外部攻击造成的信息泄露。

4.3 重视资源开发

基于大数据技术来对各类档案资料进行收集，尤其是要注意与同行业单位之间的互动，广泛且全面地完成行业相关数据信息的收集，为后续的分析应用打好基础。采用科学的手段进行档案管理，建立完善档案管理体系，不断地完善丰富档案资源类型，包括文字、数据以外的多种类型档案资源，开发非结构化档案数据库，依托专业机构的辅助来进一步提升事业单位档案管理能力。

5 结束语

结合实际需求，有针对性地对档案管理技术与设备进行改造创新，补充完善相关规章制度，安排经验丰富且技能水平较高的专业人员负责，争取全方面地来提高事业单位档案管理综合效率。