企业财务档案信息化建设的研究与实践

武豪超

（山西钢铁建设（集团）有限公司 山西 太原 030003）

随着当今时代信息技术的飞速发展，我国各行各业也在不断提升信息化的程度。当今市场中，各行各业都在管理中积极应用信息技术，尤其是在企业财务档案管理工作中，应用信息技术，可以实现对档案信息的整理、储存等多项功能，从而方便对档案的管理、查询等工作，有效提升工作效率和质量。基于此，企业还应该不断强化财务档案信息化程度，以此来为企业运营管理提供更多的便利。

一、企业财务档案信息化建设的必要性分析

所谓财务档案信息化建设，就是在财务档案管理工作中应用先进的信息技术，替代人工完成档案储存、整理等工作，还可以利用信息技术对财务档案信息进行分析和利用。信息技术的应用能有效提升整体财务档案管理工作的工作效率、准确性及规范性，降低财务工作人员的工作强度，从而促使财务工作人员可以更好地参与到企业决策中。强化企业财务档案信息化建设，是企业未来改革、发展的必然趋势及实际需要，是当今信息时代发展的必然要求。在企业信息化建设过程中，财务保障范围的拓展及管理要求的提升，必然需要改革和提升财务档案管理的手段。建设企业财务档案信息化系统，实现网络化、信息化管理，是管理好企业财务档案信息的必然要求，是企业财务工作为了适应时代发展必然的选择。

二、企业财务档案信息化管理的特征分析

随着信息技术的不断深入和普及，企业财务工作人员可以在电脑上完成如数据查询、报表编制、会计信息审核等多方面的日常工作，还可以通过扫描的方式，将凭证附件存储到财务软件系统当中。财务软件系统可以将电子凭证、附件等进行匹配，还可以直接打印账簿、会计报表等，完全摆脱传统财务档案管理工作中手工填写的方式。基于此，几乎所有企业都在财务档案管理工作中，采用信息化的方式展开工作。与传统的纸质化财务档案管理方式相比，信息技术利用服务器存储财务信息，通过加密网络传输财务信息，方便财务工作人员对财务档案信息进行提取、汇总等。

三、企业财务档案信息化建设的具体内容

（一）建立适合管理的财务档案动态数据库

通过财务档案信息化、网络化建设，企业在日常财务管理工作中，可以更为高效地利用相关档案和资料。财务档案管理信息化建设无法离开计算机软件、硬件、网络平台的建设。在整体信息化建设中，计算机软件的建设是最为核心的内容。完善的财务档案管理软件，可以在系统中精准、完善地处理好相关财务信息。建设动态的财务档案数据库，可以在提升整体财务数据使用效率的同时，实现共享、传输、查询等多项功能。总体来说，建立动态数据库，可以颠覆并摆脱传统的静态财务档案信息管理模式，从而实现高效率的财务档案信息管理，提升管理信息的共享性、流动性。

（二）强化财务档案网络安全化建设

财务档案的信息化建设，可以快捷、便利地进行信息查询等工作，但也不可避免地会存在泄漏财务信息的风险。基于此，企业在进行财务档案信息化建设的同时，也应该以最大力度强化网络安全建设工作，从而最大限度保证财务档案信息不会泄漏，尤其是针对一些机密类的财务档案信息，从而做好企业信息的保密工作，促使企业财务档案信息可以为企业发展贡献力量。

（三）完善财务档案管理辅助系统

财务人员在日常工作过程中，可以通过企业自身的网络平台获取财务信息，同时也可以对信息进行分析、处理等。但财务信息具有较大的数据量，并且财务信息要求准确度很高，如果依靠传统的人工分析方式，不仅会耗时耗力，还无法保证准确度。基于此，在财务档案管理工作中，企业财务工作人员必须要应用辅助系统来完成数据量巨大的财务信息处理工作。企业还应该建设一套决策支持系统，辅以人工智能、数据分析等方面的技术，形成一整套系统，辅助财务工作人员完成工作。需要注意的是，该系统不仅能对指定的问题提供解决方案，还能实现多个角度的对比，在诸多方案中选出最优方案。

四、财务档案信息化建设中存在的问题分析

（一）没有明确的财务档案信息化建设目标

当前，部分企业在财务档案信息化建设过程中，还没有相对完善的管理体制与其配合，对于财务档案信息化建设的重要性还没有足够的正确认识。企业虽然在财务档案管理实际工作中，已经应用一些计算机技术，但是财务档案管理的模式没有因为信息化技术的应用而产生变化。可以说，这部分企业在财务档案管理方面没有做到实质的改革。另外，因为部分企业不同的部门之间没有良好的沟通、协作和配合，从而在实际开展财务档案信息化建设工作中，没有制定具有针对性的、明确的信息化建设目标。

（二）企业财务档案管理工作人员素质参差不齐

在当今时代，企业若想发挥出企业财务档案信息化管理的优势，提升财务档案信息化建设的整体水平，必然需要财务档案管理工作人员掌握信息化技术，具备良好的信息化技术应用能力，从而才可以在财务档案管理、整理、搜集等多项工作中，更好地发挥出财务档案信息化管理的作用，同时也可以将企业过去经营中产生的纸质档案转变为数字档案。但是纵观当前我国市场中的企业，在实际进行财务档案信息化建设工作中，极为缺乏具有较高计算机操作能力的财务工作人员，已有工作人员的实际工作效率不高，无法提升财务档案管理工作质量，对企业财务档案信息化建设工作产生了明显的阻碍作用。

（三）财务档案信息化标准规范度不足

档案管理工作是一项具有明显传统特征的工作，而档案管理信息化是当今时代应运而生的一种全新的理念。档案管理信息化改变了企业传统的档案管理理念、工作方式，将传统的档案管理与先进的信息技术相结合，不仅可以有效提升整体档案管理工作的效率和质量，还可以大幅度减轻财务档案管理工作人员的工作压力。但通过实际调查发现，部分企业在进行财务档案信息化建设工作中，缺乏规范化、标准化的管理制度，打击了财务档案管理工作人员的工作积极性和热情，不仅阻碍财务档案信息化建设的步伐，同时也提高了财务档案信息化建设的难度。存在此类问题的企业，当财务方面出现问题，想要查询相关重要信息，必然会花费大量的人力物力，从而对企业的财务安全产生影响，不利于企业的生存和发展。

（四）财务档案信息化管理制度欠缺

当前，很多企业还没有在企业内部设置专门的财务档案信息化管理部门，也没有健全的财务档案信息化管理制度。在财务管理工作中，财务档案应该由财务部门进行统一管理，发挥出应有的工作效能和作用，为企业在实际运营过程中提供财务审核、预算等准确数据。财务档案信息化方面欠缺完善的制度管理，财务工作人员在实际工作过程中，无法按照相应的制度进行工作。工作的无序性、随意性十分明显，类似财务数据丢失等问题屡见不鲜，对于企业整体财务管理工作带来不良的影响。

五、企业财务档案信息化建设的措施建议

（一）强化财务档案信息化建设的设备供给

企业在开展财务档案信息化建设工作时首先要明确，性能良好的现代化技术设备是开展信息化建设的前提。企业应配备服务器、存储器、电脑等必要的设备，同时，还要加强企业的网络建设工作，确保网络通畅，稳定运行。另外，企业还应该提升财务档案信息化建设中所需软件、硬件的质量，满足企业档案信息化建设的实际需求，提升整体建设工作的设备质量水平，促进企业财务档案信息化建设快速发展，为提升企业竞争实力奠定良好的基础。

（二）构建并完善财务档案信息化建设目标

所谓企业财务档案信息化建设，从本质上来说，就是在企业运行的过程中，将企业档案信息管理与企业财务管理有机结合起来的一种新型管理方式。基于此，企业在实际开展财务档案信息化建设工作过程中，必然无法离开完善、系统的管理体制，要将各项管理标准进行明确。在实际应用过程中，企业财务部门、档案管理部门还应该加强与其他部门之间的联系，强化各部门之间的协作，明确财务档案信息化管理的目标。在企业财务档案信息化建设过程中，各部门协助财务部门做好相关的财务档案信息化检核工作。除此之外，企业还应该将相关工作进行统一部署、管理，提升整体财务档案信息化管理工作的效率，有效推进企业财务档案信息化建设的速度和水平，提升企业财务部门的整体工作效率和质量。

（三）制定企业财务档案信息化建设规范

企业要想真正发挥出财务档案信息化建设应有的作用和效能，就需制定财务档案管理信息化工作规范。基于此，企业应该以自身的实际情况为出发点，明确企业当前及未来在财务档案管理方面的实际需求，明确不同级别管理工作人员的职责，规范企业财务档案管理工作中的具体流程。从最为基础的档案资料收集，一直到后期的归档、立卷，以及财务信息在运营过程中的转换等，都需要按照企业实际情况建立明确的标准和规范，促使企业财务管理工作人员能够遵守信息化建设的规范，达到良好的企业财务档案信息化管理效果。

（四）强化财务工作人员在信息化方面的意识

企业想要提升财务信息化建设工作的效果和质量，首先要提升企业财务管理工作人员的整体信息化素质与意识，从而保证在高新技术的应用过程中，提升财务管理工作人员的工作效率。基于此，企业财务管理工作人员应该具备信息化技术，通过培训等多种方式，使财务管理工作人员在日常工作中，养成应用信息化技术的意识和习惯，提升财务管理工作人员的信息化实践能力，进而有效提升企业在财务档案管理信息化建设方面的效率和质量。

（五）注重企业财务档案信息化管理的时效性

财务档案管理工作具有明显的时效性，财务档案信息化水平也主要取决于其时效性。相关管理工作人员应该在建立财务档案时，对信息进行分类，建立信息查询平台，为日后查阅相关信息提供方便。档案建立之后，还应该进行信息整理，并定期完善和补充相关信息，从而保证档案信息的实效性。另外，构建并完善网络化、信息化的档案资料，企业要在硬软件方面都给予足够的配置，配备专业的人员对电脑、软件等进行定期的更新和维护，保证财务档案信息的时效性、准确性。

（六）保障网络安全

财务档案信息化建设需要面对数据量巨大且保密性要求极强的信息，保障财务档案信息的网络安全具有非常重要的意义。首先，必须要构建并完善内部管理制度，强化网络监察力度的同时，保证整体档案信息的完整性，避免档案信息出现泄漏、篡改等情况；其次，保证网络环境安全，使用正版杀毒软件等定期检查网络环境，避免病毒入侵等情况导致信息乱码、文件丢失等；最后，定期对档案信息文件进行备份，避免出现文件丢失后无法恢复的情况，而给企业造成损失。

六、以GJ公司为例分析公司财务档案信息化建设

（一）财务电子档案管理系统的建设

GJ公司在财务电子档案管理系统中，设置财务档案管理业务流程，实现档案的自动化管理。如档案收集、管理、储存、利用等，都利用信息化技术完成。其中，GJ公司在电子档案管理系统中设置电子档案管理的制度、流程，将所有管理环节流程图、说明等显示出来。通过用户功能权限管理功能，实现对不同层级用户进行权限管理，主要包括如下几种权限。

1.功能权限，主要限制档案员在操作档案相关业务过程中的权限，包括删除、录入等方面的权限。

2.档案权限，主要是针对用户进行查看条目、著录项目等方面的权限，其中包括对原文、目录进行只读、读写、禁读等权限设置，也可以对具体的著录项权限进行自定义操作。

3.文件权限，主要是用户档案文件操作方面的权限设置。

4.网站权限，主要针对用户利用平台设置的相应访问权限。

除此之外，GJ公司实现通过OCR识别等多种检索方式，提升档案的利用效率，对财务档案进行统计、管理。另外，GJ公司财务电子档案管理系统可以实现对档案的借阅、打印、下载等流程的分离授权管理，可以在系统中完成签字审批、申请等。

（二）财务电子档案数据资源库建设

公司对各类信息系统中形成的电子文件，归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。

1.建设内容。首先完成纸质档案的整理归档，其次将纸质档案转化成电子档案，在电脑中方便管理、检索、查阅及打印，最后进行数据备份。

2.制订电子档案标准。所有电子档案按照录入与扫描两大类标注进行。在档案数字化加工项目中，数据录入依据《档案著录规则》中著录项要求，利用系统中的“数据录入”功能，参照档案实体，以盒为单位，逐盒、逐件进行档案目录信息的录入。扫描按照页码顺序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文件的扫描质量，采用彩色扫描，分辨率≧200dqi，格式为JPEG.

3.通过对成品数据进行备份，保证数据安全。

结束语：

综上所述，财务档案管理信息化建设需要多种因素的共同作用。企业只有加强各部门之间的联系，建立比较完善的档案信息管理制度，从制度层面加强约束，并提高基础设备水平以及工作人员的信息化意识，才能将各种有利因素进行整合，从而推进财务档案管理信息化建设的进程。