信息时代农业科研单位档案数字化建设的思考

陈江燕，徐 艳，刘美彤，李 宁

（1.辽宁省农业科学院，辽宁沈阳 110161；2.辽宁省林业发展服务中心，辽宁沈阳 110036）

0 引言

农业科研院所档案是单位在过去和现在从事党政、科研、推广、人事、财务等方面活动中直接形成的，是具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，它客观地记载了单位的发展历程，是单位文化的一种传承[1]。2018年，辽宁省农业科学院根据国家出台的档案管理办法，同时结合自身档案管理实际情况，与软件公司签订了档案数字化项目技术服务合同，开启了档案数字化建设工作。在三年的数字化建设中，我们发现一些不利于档案工作的问题，经过梳理和分析，提出一些建议措施，希望能为其它科研单位档案工作提供一些参考。

1 数字化建设的必要性

档案最初是用比较传统的方式来记录的，档案用纸和书写字迹都难以达到永久保存这一目的。随着计算机软件技术、扫描技术、数码技术的不断发展，数字化档案逐渐成为档案管理的一种新兴模式。其具有以下优点：一是利用计算机扫描技术对纸质档案文件进行数字化处理，制作数字化副本提供利用，这样可以把原件妥善地保管起来，以防因长期翻阅造成纸张破损，破坏档案的完整性，延长原件的保存时间[2，3]。二是避免因人为因素或是意外情况档案遭到破坏，保证了档案的安全。三是节省了占地面积，减少了人力，查阅起来极为方便、快捷，提高了工作效率。……