互联网时代的机关档案室建设

王 霞

当前，随着互联网技术的快速发展与全面应用，对机关档案室建设产生了重要影响，特别是推动了机关档案室的数字化、智慧化发展[1]。互联网时代，机关档案室建设面临着新的机遇，也存在一定挑战，有针对性地开展互联网时代机关数字档案室建设工作，这是一个重要现实课题。

一、互联网技术对机关档案室建设的影响

互联网时代，机关档案室建设面临着新的发展机遇，主要体现在以下几个方面[2]。

1.互联网技术推动了机关档案管理服务方式转变。传统的机关档案管理，基本上都是建立在传统的纸质档案资料基础之上，档案管理基本上是以被动方式为主。机关档案室中积累的大量纸质档案，不仅种类繁多，而且关联性也比较差，如果缺乏相应的档案处理技术，则很难对这些纸质档案进行有效管理和关联性分析。但是在互联网时代，特别是数字档案室的建设，不仅可以在档案系统中保存大量的纸质档案，还可以对这些档案资料包含的海量信息和非结构化数据进行分析，构建结构化的档案信息资料，大大提高了机关档案资料的利用效率。例如，有的机关档案管理部门在建成机关数字档案室以后，对大量的档案资料进行收集整理，并对机关档案资料利用需求进行主动调研，根据档案资料利用需求建立相应的档案资料数据库，并对这些档案信息资料进行聚类分析和相关性研究，对机关档案信息之间的关系进行分析，从而提高了机关档案资料的价值，为机关单位决策提供了重要参考。……