中小企业采购业务内控体系设计及优化探讨

简伟力

（秦皇岛为公企业管理咨询有限公司，河北 秦皇岛 066000）

一、采购业务内控体系的目标

1.保证采购业务的合规合法

在采购业务内控体系中，对采购过程中任何一个环节的授权和审批都进行了明确的规定，在起草、签订、执行合同的过程中要严格遵守我国的相关法律规定。企业必须通过制定严格的采购制度，避免采购违规行为的发生。因此，制定采购业务内控体系的主要目标之一就是保证采购业务活动的合法合规。

2.保证采购物资的完整性和安全性

很多企业的采购活动特点是数量大、品种多，同时涉及的业务范围也较广，因此就迫切需要通过构建采购业务内控体系来检查数量、品种众多的物资，这样才能保证采购物资与采购合同相符合，保证物资采购的完整性和安全性。

3.保证采购业务的合理性

环节复杂是管理采购业务的主要问题。因此，要通过采购业务内控体系保证采购业务活动的顺利进行，准确把握物资采购的种类、品种，同时选择出合格的供应商，取得一个合适的物资采购价格，保证采购业务活动的合理性。

二、中小企业采购业务内控体系存在的问题—以H企业为例

1.H企业简介

H化工有限公司成立于2009年，是一家从事水性指甲油、环保指甲油、甲油胶等产品专业生产加工的企业，拥有完整、科学的质量管理体系。公司自成立之日起，本着质量为先，信誉为重，务实为本，团结共赢的经营理念，努力开拓市场，通过多种渠道引进国外优质原材料以及欧美先进配方技术和工艺，形成了系列特色产品。H公司的诚信、实力和产品质量获得业界的一致认可。

2.H企业采购业务内控体系存在的问题

（1）执行采购预算控制不规范

随着H企业生产经营规模的不断扩大，在生产经营过程中涉及的采购业务量也越来越大，上级管理者也认识到采购预算控制工作的重要性，但是采购预算控制工作却执行得不够规范，其主要问题表现为：总公司要求对下一年度采购预算进行编制，但是下设子公司并没有制定周全详细的采购计划，仅仅是按照上一年度的销售情况，制定下一年度的采购预算计划，这就会导致采购预算与实际采购相脱离，给H企业生产经营带来了较大的资金压力。同时，现阶段H企业在编制和执行采购预算过程中缺乏严格的考核和监督，下设子公司对采购预算执行的不到位，一部分采购付款只需要下设子公司领导签字就可以执行，这就导致采购预算内部控制形式化严重，不能够发挥出采购预算控制的重要作用。

（2）缺乏合理的采购授权

目前，H企业在审批控制请购环节还是比较严格的，但是由于采购审批环节过于复杂，反而给该企业采购业务工作效率带来了负面的影响。H企业的采购申请是按照物资库存情况提出的，需要经过仓库人员核实、采购部门经理审核、财务部门经理复核，最后递交给总部经理审批，如此复杂的请购审批环节，严重影响到采购工作的效率，这样很容易发生断货问题，也降低了企业产品的销售数量。同时，由于H企业采购物资的品种较多，总经理需要对每次的请购进行审批，加大了总经理工作压力，特别是一部分请购仅仅需要总经理在审批单上简单地签字，并没有起到控制监督采购的重要作用。

（3）采购业务内部控制缺乏良好的信息沟通

H企业的采购部门将主要工作放在了选择供应商、制定采购价格、提高采购物资质量上，并没有重视物流配送部门、销售部门等横向部门之间的信息共享，因此不利部门之间相互了解产品的库存情况、销售情况等。现阶段，H企业内部采购业务纵向信息沟通主要采用的是上层命令下层的单项传递，采购业务信息沟通并没有得到上级管理层的重视，缺乏获取基层信息的积极性，管理者大多数是通过采购考评来获得采购业务的相关信息。

此外，现阶段H企业并没有与供应商之间进行良好的信息沟通，不能将自身的采购需要与计划及时地与供应商交流，因此供应商也就不能向企业传递产品相关的优惠政策，这样既增加了采购成本，也不利于供应商与企业之间的沟通交流。

三、中小企业优化采购业务内控体系设计的建议

从H企业案例可以看出，中小企业采购业务内控体系还存在一些问题，因此需要从以下对策出发对采购业务内控体系进行不断优化。

1.严格执行采购预算计划

首先，总公司管理者要明确下一年度的生产经营管理目标，下设子公司需要合理地分析、预测销售量，以及采购过程涉及的库存、在途物资方面的问题，在此基础上编制采购预算计划。

其次，企业采购部门人员要对采购需求进行认真的汇总，对采购物资的时间、数量、品种、质量等方面予以确定，按照市场现行价格制定采购预算计划价格，并综合考虑能够影响物资采购价格的因素，对采购计划价格进行确定。

再次，在对预算计划执行的过程中，需要企业财务部门对采购预算计划执行情况进行绩效考核，采购计划人员需要出具采购差异分析报告，根据企业生产经营情况及时对采购预算计划进行调整，保证采购预算计划能够符合企业生产经营的目标。如果发生临时性采购，则必须经过严格的审批之后才能够调整采购预算，由此降低采购预算的盲目性。

2.优化请购审批程序

首先，递交采购申请。企业各个部门要根据实际经营情况和采购预算计划，经过部门主管批准之后，向采购中心递交采购申请，并按照要求认真填写《请购申请单》。

其次，总公司采购人员要负责对采购申请的汇总，结合实际库存情况，认真检查采购物资的质量、数量、名称和预算金额等方面的合理性，判断是否存在采购重复的问题。采购经理需要负责采购预算之外的审核工作，按照权限对总经理和财务经理的审批工作进行分配，这样可以有效分流请购审批的工作量，提高采购请批的效率。

3.建立完善的内控信息系统

企业在横向沟通方面需要明确采购过程中采购部门的主导地位，通过制定文件制度等权威方法督促其他部门配合采购部门的工作。采购部门需要定期组织其他部门开展会谈，这样采购方面的信息就可以在部门之间进行交流，能够及时发现采购过程中的问题。在沟通纵向信息方面企业要重视信息沟通，在内部制定有效的反馈信息机制，不定期地组织员工进行交流，深入全面地了解企业实际的发展情况。

同时，针对企业采购与外部供应商缺乏沟通的问题，企业需要对供应商管理制度进行完善，在采购部门中配备高素质的供应商管理人员，并与供应商进行定期交流互动，这样既可以共同协商解决采购业务过程中遇到的问题，也可以增强企业与供应商之间的关系。采购部门的人员需要与供应商通过沟通采购预算和计划等方面的信息，积极主动地对供应商价格方面的信息和优惠政策信息等进行收集，这样可以有效解决供需双方信息不对称的问题。

4.建立采购业务内控监督机制

内控监督机制能够保证采购业务的顺利进行，防止采购业务中舞弊行为的发生，最大限度地降低企业的采购风险。企业需要在采购部门中设置内部审计部门，并且要从总部中独立出内部审计部门，这样可以提高审计部门工作的权威性和独立性。内部审计委员会的执行机构是董事会，虽然内部审计在行政上是属于管理层的，但是在职能方面需要向审计委员会负责，并向审计委员会以及董事会报告工作。同时，企业应对采购中心的权责范围予以明确，在采购中心内设置合同管理、采购计划和供应商管理等岗位，实现采购业务工作岗位的相互分离，符合采购业务工作环节的岗位要求。在采购业务过程中要做好专项监督工作，进行综合分析和专项评估采购业务活动，及时发现采购业务活动中出现的问题，降低采购业务活动的风险。企业需要制定反舞弊采购业务机制，鼓励企业员工积极参与到监督采购业务的工作中。

四、总结

综上所述，采购业务内控体系有着明确的采购目标，通过完善的采购业务内控体系目标能够规范企业的采购行为。企业管理者要及时发现自身采购业务内控体系存在的问题，结合采购活动的实际情况，采用合理的方法，设计出完善的财务业务内控体系，以促进采购活动的顺利进行。