财务共享中心往来款项内部控制对策研究

凌亮昌

（南宁市富诚家私有限责任公司，广西 南宁 530003）

一、财务共享与往来款项内部控制概述

财务共享中心的建立使得财务集中到一个实体处理，通过规模化的处理避免重复劳动，并借助地理优势降低运营成本，删减非必要的流程。通过集中管理能够实施更好的岗位分离，同时，不同的财务共享中心对不同的业务模块实现专业处理，专业的分工更有利于提高员工在这专业领域的工作水平，容易涌现出子模块的资深专家。

内部控制是为了强化管理效果，提高企业会计信息质量，确保企业经营有章可循，由公司全体员工参与的过程。财务共享中心往来款项的内部控制是以建设内部控制体系为基础，在此基础上明确岗位分工与授权体系，完善审批流程。往来款项会占用企业的流动资金，影响资金的周转，若内部控制缺失，可能导致控制流程存在漏洞。为此，财务共享中心需要加强对往来款项的管理。

二、财务共享中心往来款项内部控制存在的问题及其成因

1.存在的问题

（1）内部控制环境不健全

首先，制度建设还存在一定问题。财务共享中心的工作量较大，财务分工细致，大部分财务人员都被分配到专业的岗位，例如仅负责收款或仅负责付款，共享中心和传统的财务管理模式存在差异，不需要财务人员参与到财务行为的事前预测中。财务共享中心对于财务人员的知识储备没有过高的要求，也不需要专业的能力为财务决策提供支持，这也使得财务共享中心的人员缺乏内部控制意识，不能从宏观的角度考虑各部门之间的关系，认为内部控制仅是为了应付高层检查的工作，导致内部控制流于形式[1]。其次，大部分企业在招聘财务共享中心的人员方面，考察的指标并不全面，也不对新入职的员工开展内部控制方面的培训，导致新员工未能形成良好的内控意识。

（2）风险管控不严谨

首先，费用抽查制度还存在漏洞。财务共享中心的费用报销单据众多，工作量巨大，在收到流转来的报销清单时不会对金额、物品等进行全面的核对，仅能保证支出在部门预算内，对各类费用进行抽查的比例也较低。其次，财务核算控制还不到位。没有设置一线的财务岗位对各类往来款项单据进行初审，虽然减少了财务人员的数量，但是削弱了财务管控的效果。同时，在对原始凭证审核时，仅关注相关票据抬头是否正确，审批是否合规，费用是否超支，而不关注票据的实质性内容，也没有考虑是否存在虚假票据的情况。

（3）凭证处理不及时

首先，凭证采用邮寄的方式处理时间较长且容易丢失。财务共享中心工作量巨大，在处理各分子公司邮寄的单据时，可能会存在损坏或遗漏。当票据损坏或遗漏时，需要通过其他方式说明，加大了财务共享中心工作人员的工作量。其次，往来款项单据处理存在严重积压现象。财务共享中心的人员每天都要处理非常多的工作内容，业务集中时，短期内会导致业务量激增，积压的大量的工作难以消化。

（4）内部控制活动不规范

首先，业务模块不够全面。财务共享中心为集团内的各分子公司提供服务，以便于对各类单据进行统一的审核，但是如果缺乏有效的控制程序，那么就会影响应付账款的管理效率。同时，应收账款的管理往往依赖分子公司的实际执行，财务共享中心容易疏于对应收款项的管理。其次，员工交接管理不到位。财务共享中心的工作相对单调，容易产生人员流失的问题。在新老员工交接时如果工作交接不到位，可能导致部分流程处理中断，这也使得交接工作存在巨大的风险。

财务共享中心下企业的往来款项虽然能够受到集团总部的管控，但是往来款项的控制还不到位。比如，企业对销售业务的管理制度不够完善，导致资金在企业各渠道的流转速度减慢，影响到企业的整个生产经营活动，导致应收账款比重上升，企业偿债风险增加。尽管对于资金的管理在其他制度中有所体现，例如应收账款管理制度中明确规定了应收账款对账方法，但是只是轻描淡写地进行了规定，制度的不完善导致制度缺乏约束力和执行力。

（5）内部信息交流不通畅

首先，内部信息沟通存在障碍。比如，应付会计没有及时处理付款需求，采购人员发出采购申请会堆积，大量的付款申请没有及时处理会导致延期付款，延期付款不仅会给相关业务人员开展业务带来困难，也会给企业带来法律风险。其次，外部信息沟通机制不畅。应付会计需要加强与供应商的沟通，但是如果和供应商的沟通不畅，可能会影响对供应商的管理，甚至引发供应商终止合作或延期发货的风险，不利于企业的稳定发展。

（6）内部监督不科学

目前，部分企业的内部审计不到位，大部分财务共享中心没有制定一套完整的内部审计制度，在执行内部审计过程中也没有做到有效的审查，仅是在年底集中进行短期的检查，没有将财务共享中心的各类工作作为审计的重点，长此以往导致内部审计流于形式。

2.存在问题的成因分析

首先，企业对于内部控制的认识过于片面。内部控制是一套完整的体系，但是部分企业没有认识到内部控制的要求，也没有摸索出清晰的内控制度，导致在往来款项业务中容易存在漏洞和过失，且难以落实责任[2]。其次，岗位设置存在漏洞。财务共享中心的财务工作有着工作量大、重复性高的特点，只有每个岗位相互衔接，才能确保财务共享中心的质量。大部分企业集团没有在分子公司设立往来款项财务初审岗位，虽然节约了人力成本，但是无形中降低了财务共享中心的工作效率，不利于财务共享中心和当地企业的沟通与交流。再次，很多企业没有建立审计团队，没有通过审计人员分析往来款项中的各类风险，也没有列出风险管控清单，没有对内部控制中存在的风险进行自查与整改，不利于内部控制体系的完善。

三、财务共享中心往来款项内部控制改进建议

1.改善控制环境

首先，要在分子公司当地设立财务初审。财务共享中心辐射的区域较广，企业业务量较多时应该单独设置财务初审岗位，确保财务初审人员与当地公司进行沟通，提高工作效率，并制定统一的规范，由系统筛掉部分低风险项目。通过财务共享中心的复审，实施有效的监督。其次，执行业务部门负责人首签制度。往来款项的内部控制不仅是财务部门的工作，还需要各部门的配合，这就要求集团制定内控方针，各部门确保各类经济审批事项真实准确。同时，业务部门的领导要对本部门的各类费用进行定期检查，缓解财务共享中心的审核压力。

2.加强对风险评估的改进

首先，规范风险管理机构。财务共享中心要建立完善的控制系统，风险管理项目组应该由风险管理部门的人员组成，促进财务共享中心各模块内部控制体系的完善。其次，完善风险评估机制，集团要遵循战略目标和企业短期目标，以风险识别为基础，对确定的各类风险加强分析。财务共享中心要保障往来款项的内控质量，就需要理清各类内外的风险因素与企业的承受能力，对各类风险要素进行定量分析，并以分析结果作为对风险管理的依据。

3.优化内部控制活动

首先，要加强对应收账款的管理。财务共享中心要建立有效的应收账款管控系统，树立财务内控意识，确保内部控制有效的执行。比如，健全应收账款模块，要求款项相关人员对内控政策充分了解，掌握内部控制的各类信息，对违反政策的行为加大处罚，通过批评罚款、停止合作等方式处罚，形成一套可执行的内控体系。其次，完善财务人员的交接制度。财务共享中心内部应该制定轮岗制度，以便有人员不能到岗或离岗时能够及时补充其岗位，同时在岗位调动时需要对工作交接加强监督。最后，完善采购控制。对采购涉及的相关员工要让其接受会计知识的培训，同时应付账款会计也需要加强审核，避免由于审核延后导致付款时间滞后。

4.强化内部信息沟通

企业要拓宽信息共享的渠道，加强会计知识宣传的工作，要求相关人员理解政策并定期组织培训。在培训过程中，要求财务人员与业务人员加强沟通。同时，各模块的财务人员还需要加强和外部供应商的沟通，从而实现内外部信息的有效共享。

5.完善内部监督机制

首先，要设置内部稽核体系。内部稽核岗位隶属于财务共享中心领导，负责发现往来款项业务的漏洞，并探索解决方案，查看内部控制的执行状况与内部控制是否有落实，从而规范往来款项业务的各类问题。其次，要完善自我评价制度。企业在内部审计部门的领导下，将内部控制的设计和内部控制评价分为两组分别加以评价，并将评价的结果反馈至管理层，根据评价结果对相关责任人予以考核。

四、结语

目前，不少企业的财务管理模式都在转型，对于集团企业而言，其分子公司众多，财务共享中心的模式已成为统一管理往来款项的趋势。在财务共享中心下，财务会计独立运作，不与管理会计混淆。在这一背景下如何通过财务共享中心加强往来款项的内部控制体系，是集团健全财务管理制度的重要议题，也受到了越来越多企业管理者的关注。企业需要加强对财务共享中心往来款项内部控制的研究，从而改善企业管理水平。