简述医院基于HERP的耗材精细化管理系统应用

●吴婧琦

随着新医改的推行，医院在经营管理上从过去的以收入为中心，转变为以成本为中心，势必带来成本管理理念和方法的变革。在医用耗材的管理上，当前管理工作存在不少问题，相关调查显示耗材少计费、漏计费、非正常流失等现象普遍存在。为了解决这一问题，全国范围内众多医院尝试建立耗材管理信息系统，然实际应用效果不理想。以下结合笔者实践经验，探讨了基于HERP的耗材精细化管理系统的应用情况。

一、医院耗材管理现状和主要问题

（一）管理现状

在医疗物资中，药品和耗材是两个重要组成部分，在流通环节的差异（见表1）。医用耗材的品种繁多、分类复杂，多数耗材目前没有统一的管理编码，流通使用环节公开性较小，这决定了耗材管理具有较高难度。因此，在耗材管理上单纯套用药品的管理办法是不行的，必须建立专用的管理体系，制定针对性的运行机制，充分利用信息技术实现管理的标准化和流程化，才能真正解决问题。

（二）主要问题

表1 药品和耗材在医院流通各环节的差异性比较

拆解来看，精细化管理的“精”指的是精确、精准，“细”指的是细节、详细，采用规范管理模式取代了过去的经验管理方案。具体到耗材上，精细化管理的关键是明确临床科室二级库耗材的使用去向，建立耗材申请—计划—领用—消耗—计费的流程体系，配合科学可行的监管和控制技术，形成高效流通、准确计费、防止流失浪费的耗材管理系统。基于此，精细化耗材管理需要解决的问题主要有4个。

1.全程监管。以植入性耗材为例，使用全程均要动态监控，以确保使用安全。然而目前管理具有事后性，将重点放在了耗材使用后的评价，因事前、事中环节的管理力度薄弱，整体效果不理想。以手术植入性耗材为例，不仅种类、规格、型号众多，而且使用具有个体化和针对性，无法在术前具体确定，这就导致事前监管处于空白。

2.完善制度。从耗材管理制度来看，目前多采用先入库、再验收的流程，如此操作的一大弊端，是耗材信息不精确，数量、规格等指标上可能出现偏差。临床科室直接使用供应商提供的耗材，容易出现多收费、少收费、漏收费等问题，因账实不符引起管理问题，尚未实现耗材入库、出库、使用、收费信息的一致性。

3.规范管理。每个耗材对应一个条码，这个条码是独一无二的，类似于人们的身份证。利用条码，可对耗材的来源、去向进行全程监管，满足查询和追溯需求。目前医院耗材条码没有统一标准，供应商提供产品后，医院在统计时会出现问题，甚至造成利益损失，没有达到闭环管理的要求。

4.信息互通。信息技术的普及应用，对医院管理工作提供了技术支持，海量的信息数据成为精细化管理的基础。对于高值耗材，采用信息化管理方式，与医院HIS系统对接，既能提高管理效率，又能做到全面监管，实现数据共享。

二、望海康信HERP软件的物流管理功能

望海康信是一家致力于中国医疗卫生健康行业应用软件研发和服务的专业公司，在医院ERP领域具有较高的市场地位。HERP软件适用于医疗机构的物流管理工作，可以说是为医院量身定制的。它熟悉医疗物资的类型、使用特点、管理需求，一方面合理配置资金，确保物资的供求关系平衡，通过减少库存量来提高资金周转效率；另一方面可以降低库存成本，减小库存风险，提高物流管理水平。在物流管理模块，HERP软件的功能包括以下几个方面。

（一）采购计划管理

制定采购计划时，需要参考的内容包括有当前耗材的库存数量，最低库存标准，各科室的耗材申请计划，以及以往未完成的计划等。计划制定完成后，由负责人进行审核，综合考虑以下因素：（1）本期材料采购的数量。（2）和本期预算消耗定额相比，采购金额必须小于高数值。（3）生成并查看采购计划单、计划未到物品清单，确保内容项目无误。（4）采购预算的执行情况。

（二）订单管理

在订单管理模块，功能以采购订单的编制和审核为主，打印和查询为辅。特殊情况下，在获得权限的条件下，还能对订单内容进行修改；如果供货商发货时间延迟，还能生成催货单并发送给对方，起到提醒、警告的作用。订单管理功能的应用，实现了集成化订单管理，不仅降低了人力成本，而且提高了沟通效率。

（三）库存管理

库存管理包括三个环节，代表了物资的三个状态：入库，出库、储存、简称为“收”“发”“存”。库存管理时，以各种单据为准（例如入库单、出库单、盘点统计表、库存台账等），对实际数量进行核对。做好库存管理工作，能提高物资的周转效率，避免物资长期积压；同时物资发放和收费一一对应，避免出现账实不符的现象。

（四）耐用品管理

对耐用品进行管理，可对物品的领用、退库、报废等数据信息进行准确记录。在发放环节，严格执行科室的定额管理标准，超出定额标准的不能发放，可以旧换新，采用先报废、再领用的流程。还能提供耐用品的明细账、使用分布表，以满足查询需求。

（五）应付款管理

应付款管理是一个重点，管理对象主要是各类付、退款单据和发票凭证，可完成增加、删除或修改。以月度为单位，系统根据付款情况生成应付款凭证，然后传输至会计核算模块，就能了解每一笔业务的付款情况，为后续管理工作提供支持。

三、医院基于HERP的耗材精细化管理系统应用

（一）基本概况

以某医院为例，为了开展全成本核算原则，引入望海康信HERP软件，该软件主要包括财务成本核算、成本预算、物流管理、人事管理、医疗设备和专业设备管理模块。其中，医疗耗材管理是该软件的主要应用对象，总体管理流程如下：（1）各科室提交耗材需求计划。（2）在一级库内，对需求计划进行汇总整合。（3）生成耗材采购订单。（4）规范执行采购流程，耗材进入一级库。（5）科室根据实际使用需求打申请报告。（6）将耗材转移至二级库。（7）如果是收费耗材，根据医嘱内容自动核销后出库。如果是非收费耗材，可实现一键出库。（8）对科室支出进行核算。

（二）主要管理功能

1.库房管理。一是入库管理。耗材入库时，输入耗材的名称，系统就能校验和耗材相关的各种证书，确保证件是有效的。如果证件已过期，系统会自动报警，提示工作人员按不要处理，防止这部分耗材进入库房。二是出库管理。耗材出库时，审核领用申请单，由二级库生成出库信息并发送至申请科室。科室人员接收信息后，即可及时领用。三是库存管理。主要查询耗材的库存和使用情况，一级库对二级库进行实时监控，了解动态库存变化，实现耗材管理的精细化、动态性。

2.普通耗材管理。对于普通耗材，库房制定采购计划时依据有两个：一是科室需求计划及其汇总结果；二是库存高低限设置，通过审核后生成采购订单。

3.高值耗材管理。高值耗材是相对普通耗材而言，具有以下特点：一是生产和使用均有严格要求；二是它的使用关系到患者的生命安全；三是价格较高。对高值耗材进行管理，注意事项如下：（1）植入性高值耗材，严格执行一物一码，可追溯使用、计费情况，遵循先使用、后结算的流程。（2）手术周转箱，整体发放回收，防止器械交叉使用。（3）对于手术包，应积累手术模板，发挥出对临床治疗的决策支持作用，避免跟台服务。（4）使用RFID智能柜，支持刷卡领用，既能明确责任人，又能减少中间环节。

4.应付款管理。根据采购入库的经销商入库单做付款，基本流程是：根据入库单生成发票；根据发票信息编制付款单；完成付款后对付款状态及时更新，并提供应付款明细查询服务。核算科室成本时，其一要以科室的实际支出为依据，其二要纳入绩效考核，以提高成本管控质量。

四、结语

综上所述，目前医院耗材管理工作存在不少问题，如何实现精细化管理成为从业人员的关注要点。文章以望海康信HERP软件为核心，介绍了物流管理功能模块，以及在耗材管理上的实际应用。结果表明：库房管理效率提高，可减少耗材浪费现象，具有较高的推广价值。