采购过程控制在物资库存管理中的重要性

杨钰荣

摘要：物资采购管理水平对于国有企业生产效率的提升有着关键意义，但在目前的采购中工作人员能力、采购模式等方面存在种种问题，制约着物资采购水平的提升，在日后国有企业的生产经营中要对目前的问题加以解决，提升国有企业物资采购的效率与质量水平。

关键词：物资采购;内部控制;精细化管理

内部控制作为确保企业经营发展和预防企业发展风险的重要机制，同样也是企业管理的重要组成部分。在企业经营与发展的过程中对物资采购这一重要环节进行内部控制，能够有效地降低采购成本，提高企业盈利水平，避免采购风险，提高企业经营管理水平，实现企业目标，增强企业市场竞争力。内部控制能够从内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督五个要素对企业物资采购这一项业务进行精细化管理与控制，使物资采购这一环节更加结构化，从而为企业发展打下良好的基础。

1.企业物资采购概述

采购一般指代企业以一定的条件为基础，在供应市场中取得产品与服务，让他们可以转变成成企业的资源，以此来为生产经营提供物质基础。而集中采购则指一个企业在采购过程中使用集中化的管理模式。即针对同样的物资进行大规模集中采购，这有助于降低采购环节需要消耗的成本。集中采购涉及的物资数量较多，同时需要消耗高额的资金，其流程也较为复杂，所以企业有必要对工作的各项流程做好规范，同时提升集中采购管理的信息化程度，这使得集中采购系统产生。因为系统本身便具备固定的流程，因此在采购过程中具有更强的规范性。

2.企业在物资采购中常出现的问题

2.1采购计划不当

企业物资采购部门人员在采购物资时，没有制定严格规范的计划与方案，使得采购环节盲目且随意，物资管理人员往往忽略了“先利库，后进料”的原则，导致企业物资库存超储或物资量无法满足生产需求等现象，占用大量的企业现金流占比。

2.2采购内控制度不严格

国有企业对物资进行采购的过程中仍需不断完善制度建设工作，有必要加强重视内部管控，采购计划存在的疏漏对物资采购管理造成的负面影响是非常大的。对传统物资采购予以分析可知，一般的步骤是先询价比价，后确定供应商，然而此种方式的最大弊端是无法获得有效的监督。采购工作并不是选择招标方式，这就使此采购部门难以得到有效监管，招标机制具有的价值也难以展现。除此以外，内部监管不到位也会使相关人员以权谋私，最终造成企业利益受损。

2.3规范性差

国有企业的采购管理制度因为其指定和实施的经验较少，使得采购过程中存在很多问题，最为明显的是采购管理中采购过程的具体操作不够详细。很多采购办法都只是泛泛规定，使得采购人员在采购过程中面临着很多的问题和困难，最终导致国有企业在采购管理执行中出现很多问题。

3.加强物资采购内部控制精细化管理的有效措施

3.1有效地开展控制活动

控制活动能够有效地帮助企业管理层将相关的政策与程序实施到具体的工作环节当中，在物资采购业务中，有效地开展控制活动能够通过预防性和发现性的控制方法提供相应的控制措施控制和预防风险的发生。在物资采购过程中应遵循权利分散化和公开化的原则，将采购的物资划分等级，分权管理，使决策程序公开化、民主化。控制关键点可分为以下四点：第一，采购物资环节职责要分工，要分设询价、比价、审核、采购、验收等职责，使各职责之间相互制衡与约束，对各职责间的权限范围和审批程序进行规范的管理，合理配备员工;第二，请购事项与依据要合理充分;第三，采购行为要合法规范，验收流程及措施应具体;第四，付款方式与供应商对账要清楚，并建立相关规定。

3.2完善物资采购管理体系

企业完整、统一、规范的物资采购管理体系相当重要，只有对其有充分的重视并且以此为基础开展管理工作，物资采购管理的质量才能够的到更大的提升。为了实现这一目标，明确企业的管理层级是基础条件，只有在明确了企业的管理层级的情况下，采购部门才能更好的确定之后要选择的物资采购平台以及采购管理机构。其次，不同管理层级在级别上的差异可能导致其重视的对象也出现差异，将不同的管理层次及时的进行统一并开展其它工作，这有利于提高企业的物资管理建设工作效率。最后应该加强各部分之间的联系，比如物资采购部门要随时与财务、技术等部门联系、配合，争取将物资采购管理的优势发挥到最大。

3.3提升工作人员的管理思维和战略措施

信息时代企业在采购物资的过程当中，需要对员工进行定期的考核，利用考核工作制度来确保采购工作人员的个人素质和专业素养，要提升从业人员专业水平和电脑技能等。结合工作人员的战略思维和培养模式来对管理人员的物资采购方案和计划进行不断的完善和质量提升。在物资采购过程当中对应的负责采购的管理人員，不仅仅要对所需要的物资进行价格管理和分析，同时更应该在管理过程当中对企业自身的情况进行充分的分析和了解，尤其是在信息时代发展背景下，电子行业的发展非常迅猛，采购管理人员需要适应新时代的发展速度和发展规划，结合新的发展需求来制定更合适的发展战略以及思维，同时提升信息真伪辨别的能力。保证企业员工能够在充分了解企业需求的前提下，按照当前的市场发展需求来进行物资采购，保证购货渠道的长期畅通，同时为优秀的采购人员制定制度奖励，让工作人员能够进一步在积极性提高的基础上更好地完成个人工作。

3.4建立健全完善监督机制

为了企业的效益，健全完善监督机制势在必行。加强信息化建设方面，国有企业采购信息和操作记录放到信息化平台上，可以更好地掌握物质采购的相关信息，便于及时发现问题，追查原因。另外，将从事采购人员定期轮换，以老带新，提高采购人员经验的同时，可以有效防止采购人员与供货商发生违纪行为。最后要确保监督工作的独立自主。国有企业建立谈判监督管理机制，采购谈判启用全程录像，并请审计及纪检监察工作人员参加，确保谈判结果的公正性。企业管理层应确保监督工作的独立性，任何接受监管的人员不得以任何理由和借口干涉、阻扰监管人员的工作。

3.5采购入库流程设计

首先对于采购货物进行检验验收，验收货物由质量部进行，采购部和财务部应积极配合质量部验收货物。根据货物的相关质量标准进行验货后，如果合格将由质量部人员签字，方可入库，对于不合格的货物，坚决不能入库。其次是退货和折让控制设计制度，当质量部认为采购货物数量和质量不符合要求时，应该及时通知采购部，并要求供应商补充货物数量。对于已经办理入库后，又要办理退库时，需要由审计部门负责检查监督，并建立折让制度，得到国有企业相关部门负责人授权批准后，由采购部门进行折让处理。

4.结束语

总而言之，面对新时代的发展潮流，企业在建设过程当中需要面对更多的挑战，想要更好地节约成本，提升企业的发展建设经济效益，就可以从物资运输成本入手，以更好的优化企业物资管理为基础，来带动企业的经济文化建设，提升物流采购效率，节约企业的采购成本，进一步促进企业未来可持续发展建设。

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