事业单位固定资产档案管理内部控制质量提升研究

王洪涛

摘要：随着信息化、数字化的不断深入，我国事业单位档案管理工作面临的市场竞争压力更加严峻。固定资产是事业单位总资产的重要组成部分。如何加强固定资产的基础管理是当前重要的工作目标。本文通过探讨事业单位固定资产档案管理内部控制中存在的问题，提出提升固定资产档案管理内部控制的途径和对策。

关键词：事业单位;固定资产;档案整理

在经济迅猛发展的条件下，企业、事业单位对于固定资产的管理也应日趋成熟。近年来，各事业单位事务性工作越来越多，固定资产的品种越来越多，数量也越来越大，固定资产对推动事业单位基础性工作的有序进展的起到关键的支撑作用[1]。如果能对固定资产的使用流程进行规范的管理和监督，则会避免出现固定资产管理松散混乱的局面，同时也能起到防止国有资产流失，避免不必要的资金浪费等作用。

1.事业单位固定资产档案管理内部控制存在的问题

（1）部门人员对固定资产档案管理意识淡薄

固定资产作为资产有机组成部分，其管理没有受到足够的重视。部分事业单位的固定资产档案管理工作更像是一个形式。再加上判断事业单位工作是否有效的标准更多的是对组织的忠诚度和工作的满意度，这就更使得事业单位管理者“重外轻内”[2]，很少愿意花费时间精力在固定资产的档案管理方面。在管理者看来，管理固定资产远远不如一项工作报告的吸引力大。除了管理高层，固定资产管理更多的是依靠基层档案管理人员，但存在一个较为突出的问题是管理意识淡薄，对固定资产档案管理制度认识不全。

（2）固定资产管理缺乏信息化融入

事业单位固定资产种类和规模的不断扩大，使得固定资产管理的难度也不断加大，与此同时，全球信息化程度的加深，各行各业都在探索如何才能更好地利用信息化手段来促进企事业单位的发展进步，这种情况使得信息保护在现代企业、事业单位的固定资产管理中发挥着越开越重要的作用。但是根据调查可知，有很大一部分的事业单位档案管理工作在信息化系统方面存在问题，使得系统功能没有完全发挥。固定资产的流通、购置、保管、盘点、折旧等情况未能通过信息技术得到全方面的管理。

2.事业单位固定资产档案管理内部控制存在问题的原因分析

（1）没有细化的绩效考核约束

考核机制在事业单位档案管理工作中起到一定的约束作用。根据调查显示，部分事业单位的考核机制并不完善，具体体现在管理者一直是注重资金的使用而忽略资产的管理，注重购买物品而忽略对购买后物品的管理。而对于现阶段事业单位固定资产需要进行科学、高效的管理的意识淡薄，忽视了对档案管理人员的绩效考核等方面的重要性，使得部门的管理层相关责任人的责任心和管理工作意识不强，事业单位内部各部门无法对固定资产的管理工作给予积极有效的配合，造成档案管理人员固定资产管理意识淡薄，相关管理工作难以开展。

（2）固定资产管理制度不完善

管理离不开完善的制度，事业单位固定资产管理工作的开展也需要完善的制度保障。事业单位建立专业化的档案管理制度是固定资产管理工作的重要前提，而固定资产的内部控制模式在落实固定资产管理工程中起着关键性的作用。在固定资产管理制度中的监督制度，将管理工作与档案管理人员的个人绩效紧密联系在一起。制度的缺失会使得单位内部形成松散的工作氛围。没有明确的核算管理制度，很多细小的地方容易忽略，同样还会出现资金滥用、无法明确划分资产中的资本化支出、费用化支出。

3.事业单位固定资产档案管理内部控制质量提升对策

（1）建立健全绩效考核制度，落实管理责任

事业单位固定资产的管理工作任重道远，要想从根本上解决管理上存在的问题，打破工作的瓶颈期，关键在“思想”，也就是做好单位领导者和档案管理人员的思想工作。应加强财务、后勤、档案管理等部门工作人员培训，在提升部门组织、协调等能力的同時，增强固定资产管理人员的责任心以及工作意识。为使管理者以及工作人员高度树立正确的固定资产管理观念，事业单位应加大考核力度，将绩效考核作为考核的基本内容，实施奖惩制度，从而起到激励固定资产管理工作的作用，激发员工工作热情，提高工作的积极性。同时把工作人员的绩效评估结果及时反映到相关部门或人员，月末进行工作考核、或者部门进行人员调动时，可以以此作为重要依据。

（2）健全固定资产管理制度，构建信息化体系

事业单位必须要根据单位自身的发展情况制定符合实际情况的固定资产管理制度。管理制度下可能会有其他具体分支，事业单位应结合实际的工作情况，在工作中明确具体流程、进行清楚记账，避免资产混乱。尤其是目前部分档案管理部门存在大量的兼职人员，这会导致资产使用过程中存在不合规的操作，因此单位就需要根据具体的情况制定完善的监管制度，以及在实际的使用监管过程中逐步改善。由此可见，固定资产的管理制度的存在是必要的。当今是信息化时代，在管理工作中，信息化同样是的主要发展趋势。事业单位的固定资产种类浩繁，且固定资产的购置、流通、盘点、转让、折旧、报废等情况需要系统化的管理，就必须借助信息技术手段，构建信息化管理平台进行全方面的管理，能够很大程度上提高固定资产管理的效率。

4.结语

固定资产是事业单位的一项非常重要的档案，行政事业单位领导和各级部门应认识到固定资产档案管理的重要性，建立健全绩效考核制度，落实管理责任，完善企业内部审计制度，规范核算工作，健全固定资产管理制度，构建信息化体系。因而，固定资产的管理就不再是形式工作，切实抓好固定资产管理，是目前档案管理部门的重要工作任务。

参考文献：

[1]王超.关于加强行政事业单位固定资产管理的思考[J].纳税，2020，14（20）：183-184.

[2]杨晓瑜，刘楠，张茜，王伟国.大型科研固投项目文件档案管理[J].北京档案，2019（10）：38-41.