ERP环境下工程咨询公司业务往来账管理路径研究

○国网福建省电力有限公司建设分公司 郭 欣

往来款管理是工程咨询公司营运管理的重要环节。往来款的全过程管控直接关系到公司的资金周转、运营能力和资产保值增值，也是构建多维精益管理体系的重要基础。进一步厘清往来款流转环节和主体责任、加大往来款清理力度、创新往来款管理方法，无疑是当前提质增效大环境下财务管理的重要突破点。

一、F工程咨询公司应收款项情况分析

(一)应收款项账龄情况分析

截至2020年12月31日，F工程咨询公司“应收账款”账龄分解：1年以内的占比79.08%；1～2年的占比20.92%。“其他应收款”账龄分解：1年以内的占比30.46%；1～2年的占比53.04%；2～3年的占比8.80%，剩余7.7%挂账超过5年。“预付款项”账龄分解：1年以内的占比99.4%,账龄为2～3年为0.6%。无备用金余额。

(二)应付款项管理情况分析

截至2020年12月31日，F工程咨询公司“应付账款”：9.2%未付款账龄为1～2年，其余未付款项账龄均在一年以内。“其他应付款”：其中，投标保证金账龄全部为1年以内；代理费中有25.45%账龄为1～2年，其余74.55%账龄为1年以内；未退代缴社保押金中33.74%账龄为2-3年，其余66.26%账龄在1年以内；其余暂收应付款项的账龄均在1年以内。“预收账款”：其中，78.67%为预收招标代理费，账龄均为1年以内；其余21.33%为预付货款，账龄均为2-3年。

由以上分析数据可以看出，F工程咨询公司具有往来款项类别多、金额大、余额跨年滚存，客商、供应商类型丰富、数量众多的特点，随着公司市场化改革的深入往来款项的管理将面临更加严峻的挑战。

二、难点和痛点分析

(一)财务信息系统方面

1. ERP系统平台暂不能完全满足公司系统外单位业务往来核算管理要求。目前F咨询公司往来款管理难度最大的部分是招标业务产生的投标保证金及代理费挂账，存在投标单位众多、单笔金额小但笔数多，大量金额相同的特点。招标代理业务产生大量公司系统外客商、供应商，目前仅依靠落后的应付款台账管理，容易出现管理纰漏。由于绝大部分为系统外供应商，入账时在ERP系统无法匹配到准确的供应商选项，只能通过一次性供应商核算，线下财务人员用手工台账进行登记金额，这种方式一是效率较低容易出错，二是对交易频繁余额滚存的供应商不容易区分标次，三是在人员变动移交时往往由于熟练程度、工作习惯不同容易出现差错，增加了信息维护成本。

2. ERP平台账龄分析功能未能充分开发应用。账龄分析在往来款项管理中占据十分重要的地位，进行往来款项的账龄分析，对提升财务工作效率、反映财务业绩方面的作用都是举足轻重的。但目前计算应收款项账龄，主要由财务人员人工逐笔查询凭证、汇总分析进行账龄分析，这种方式极容易出现遗漏或计算出错，无法根据账龄情况形成及时预警处理，也不利于风险管控。

(二)业财融合方面存在业务进度与往来款不同步问题

现在F咨询公司涉及的业务进度信息由各业务部门填报，存在着填报不够及时的现象。业务与财务信息的共享及过程管控手段不足，造成计划经营、财务核算、业务管理各自为阵，未形成口径统一、核对一致的信息，导致少数交易历史漫长、开票回款频繁、余额跨年滚存的挂账单位往来款管理长期存在核对不清的灰色地带。

(三)风险管理无法及时识别和处置问题

F咨询公司根据《往来款管理办法》，初步形成对往来款风险管理机制，定期召开风险管理委员会会议，但是目前主要依靠人工核对进行过程管控，在债权债务全方位常态化风险管理以及对债权债务形成、存续的风险识别方面还有较大的改进空间。特别是F咨询公司对系统外单位的往来款风险还无法做到及时有效地识别、防范和监测。

因为没有形成往来款的预警系统平台，凭借业务部门和财务人员人工进行核对，容易出现遗漏和出错，更谈不上能完全及时跟进往来款项处理。

三、管理改进及应对路径

(一)弥补信息系统不足

1.细化往来账电子台账和合同明细台账，强化资金管控，确保往来款“应收尽收、应付尽付”。通过按照客商、供应商明细逐笔登记往来款项电子台账，确保公司往来款款项明细到户、到项目、到标次，并对往来款项进行账龄划分，以弥补账务系统的功能不足。

2.定期核对和沟通相关资料。充分利用线上资源和数据平台，每月及时核对账目。财务对账、业务管理加强与挂账客商、供应商的沟通，系统内单位提醒其主动发起对账或者明确账务处理方式不同造成的对账差异。

(二)强化业财深度融合

每月月初财务对账专责、计划经营专责、业务部门台账管理专责形成联动协同机制，共同核对台账与财务账务系统的一致性，保证当年实际发生额三方对账完全一致。明确各部门职责，明确催收责任人[1]，及时催收应收款和支付应付款，特别对系统外客商、供应商、民营企业以及账龄超过半年的往来款重点跟踪，避免前清后乱现象发生。

(三)提升风险管控力度

一方面，通过加强与业务部门的配合，及时了解业务开展的形象进度及阶段成果，同时加强账龄分析，并与合同中的收款条款进行比对，形成预警信息和提示信息，推送给相关业务部门。另一方面，定期评估客商应收账款的风险，尤其系统外客商。引入信息技术手段构建往来账款风险管理数据库[2]，推进业务部门制定项目责任制，研讨回款与业务签章联动机制，做到早评估、早发现、早监控，最大程度降低坏账风险。

(四)在现有ERP系统平台中增加相应模块

1.开发和利用ERP系统中的账龄分析功能，实现系统能自动根据账务系统处理维度进行分项目往来账的账龄分析，同时能与风险预警系统进行链接。

2.在ERP系统中增加“项目动态信息”，项目中标、签订合同及业务开展进度相关有权人可以随时查看。合同付款信息与相对应的形象信息绑定，否则无法开展下一步工作。加强信息互通，建立信息共享通报机制，加快信息的水平流动效率，消除信息孤岛。