地方高校图书馆与院系资料室协同发展的经验与反思
——以唐山学院图书馆为例

杨焕敏

(唐山学院 图书馆，河北 唐山 063000)

为了迎接教育部组织的本科教学水平评估，更好地为本校师生提供文献信息服务，很多地方高校图书馆与院系资料室协同发展，相辅相成，取得了很多宝贵经验。笔者以唐山学院图书馆与院系资料室协同发展为例，总结经验，反思不足，为下一步协同发展提供参考，期望为同类院校图书馆与院系资料室的协同发展提供借鉴。

唐山学院2017年开始图书馆与院系资料室的紧密合作并取得了一定成效，下面主要以图书为例进行阐述。

1 图书馆与院系资料室协同发展的经验

1.1 对院系资料室图书统一进行回溯建库

回溯建库工作是一项艰巨的任务，考虑的细节非常多，但因为图书馆自身已有回溯建库经验，对院系资料室的回溯建库工作能够得心应手。首先图书馆要做好准备工作：预算所需资金和人力、招标外包书商、走访各院系进行沟通协调、制定图书加工著录细则、统一配备电脑设备、给每个院系设置独立的账号密码，划分各院系图书控制号段、设置使用权限等。

前期准备工作就绪，在学校主管领导和图书馆领导大力支持和协调下，以图书馆为主导力量推动院系资料室所有图书的回溯建库工作。采取招标外包的方式，统一加工标准和著录要求，最后由图书馆进行加工著录的验收。由图书馆派专人负责具体工作的全面组织协调，做哪个部门的图书由其资料员负责配合外包书商的工作。外包书商用他们自己的图书集成系统著录，做完一个部门的图书，就把做好的MARC数据以ISO的文件导出，然后由图书馆专人负责保存ISO原始文件，并装入院系资料室图书集成系统，由资料员配合图书馆的校验工作。校验完一个系再备份一份ISO文件，然后由图书馆负责把书目数据过到中央库进行流通。

这样的做法优点是加工著录标准统一，为以后的院系图书加工著录打下良好基础，便于图书馆以后对资料室工作的指导和协调。院系资料室的图书集成系统单独用一个服务器，不与图书馆的服务器共用，便于院系图书的统筹安排和管理。

1.2 图书馆统一进行资料员的培训

回溯建库完成后，下一步就是对全校资料员进行统一的图书业务知识培训，由于资料员有专职，也有兼职，又普遍缺乏图书馆专业知识，有必要对资料员进行统一的业务培训。培训内容涉及图书集成系统的使用、图书加工、著录、排架、流通等业务。每位资料员一台电脑，亲自动手著录图书，多名图书馆员现场指导，资料员一边听着讲解一边动手操作，亲身体验著录过程，让他们迅速掌握了图书著录知识。并且图书馆建立了院系图书资料工作群，图书馆专人负责及时解答资料员在工作中提出的各种问题，把资料室的规范标准文件、著录文件以及资料员工作中易忽视、易出错的著录条目汇总成文件上传到工作群里，以便大家及时查阅，提高了资料员的业务水平，增强了他们的责任心和事业心，调动了资料员的积极性和主动性，使资料室工作逐步走向规范化，为院系师生提供更好的文献信息服务奠定了基础。

协同发展追求合作双方共赢，图书馆对资料室的发展起到了推动作用，同时资料室对图书馆的发展也有一定的借鉴意义。资料员是本院系资料室的直接管理者，他们对本院系的学科专业建设、师生读者的阅读习惯、阅读需求、图书借阅率等都有清楚的了解。经常和他们沟通交流，可以及时了解各学科专业建设需求和专业变化情况，对图书馆及时调整专业图书采购的种类、数量有一定帮助。

1.3 图书馆统一核验资料室报销手续

全校资料室统一回溯建库完成后，资料员也得到了培训，各院系新采购的图书就需要由资料员来加工著录了，并且有图书馆专人指导，随时沟通。其流程是：资料员加工、著录好一批新书，图书馆专人负责该批图书MARC数据的校验，由该系资产管理员录入学校固定资产系统。资料员提供图书详细清单、固定资产验收单、采购图书的发票，到图书馆进行验收确认，再到学校财务报销。

这样做，一方面，可以促使院系资料室的图书MARC著录信息标准规范、每年的购书经费及时使用，客观上促使已购图书迅速进入到流通环节，避免图书丢失、积压；另一方面，图书馆可以清楚地了解各院系资料室的图书入藏数量、每年购进多少新书、新书种类、所需经费以及读者借阅情况，对图书馆采购图书是一种借鉴和参考，对图书馆的整体布局馆藏、合理布局馆藏都有借鉴意义。

2 地方高校图书馆与院系资料室协同发展的反思

2.1 齐心协力是协同发展的前提和保障

学校顶层设计中层推进基层奋战是协同发展走向成功的前提和保障。图书馆与资料室的协同发展，需要全校领导和基层同志一起努力，学校领导把图书馆与院系资料室协同发展提升到一定高度，上下齐动员；学校中层领导足够重视，积极配合；图书馆领导的周密安排，图书馆员和院系资料员齐心协力，遇到什么问题积极想办法解决，大家都鼓足干劲，这一点很重要，是推进工作顺利开展和协同发展走向成功的保障。

2.2 每个院系单独设置账号密码利大于弊

如果所有的院系资料室统一用一个账号和密码进行著录，这样方便图书馆人员验收，不用总变换账号密码校验MARC数据，但如果多个院系同时著录新书时，不同院系的MARC记录交叉出现，不利于资料员核查和统计，也不利于MARC数据后期管理。因此唐山学院在院系资料室回溯建库前，图书馆为每个院系单独建立账号和设置密码，单独分配MARC记录控制号段。资料员用自己的账号著录完一批新书，检查、核实、统计无误后，汇报给图书馆专门负责校验人员，经过最后一道MARC数据校验后，图书馆把书目数据过库到中央库流通。这样既保证书目数据的著录质量，又不影响其他院系的图书著录。虽然增加了图书馆人员的工作量，需要图书馆有专人负责各院系资料室的验收工作，并且随时解答资料员在图书加工、著录、流通等各个环节中遇到的各种各样的问题，在图书馆的努力下，与院系资料室之间的协调发展已显示出生机和活力。

2.3 对回溯建库时外包书商做的MARC数据应及时校验

在回溯建库时，每做完一个系的图书MARC数据，外包书商把这个已经系著录好的MARC数据以ISO文件导出交给图书馆，图书馆专人负责完成书目数据的校验工作，最后由图书集成系统统计出该系所著录的图书种数、册数和金额，与系资料员核对。如果统计数量与资料室图书实物数量相符是最理想的结果，如果不相符时，院系资料室图书数量少，资料员会把著录的书目数据导出财产账与实物图书一一核实，或查出条码号断号，找出漏著的图书进行补著，对多著或著错的图书进行删减或改错，最后使图书集成系统里的统计数据与图书实物相符；但院系资料室图书数量多时，资料员一一核实查错就不那么容易了，需要耗费很长时间和精力。当时是外包书商做完一个系才把MARC数据导出他们的图书集成系统，会带来很多弊端，反思一下：不如书商做一天就把MARC数据导出系统，装入图书馆图书集成系统，第二天由图书馆人员和该系资料员共同合作，校验数据、统计数量、与实物核实，这样会及时发现错误及时改正错误，避免在后期集中校验和查错环节耗费太多的时间精力，提高工作效率。

2.4 对资料员的图书编目业务指导具有长期性

虽然对所有的院系资料员都进行了培训，并且上传了培训的文件到工作群，但由于各院系资料员更换频繁，加上不少人是兼职资料员，没有太多的时间和精力投入到资料室的管理中，加工、著录图书的次数不多，对图书著录业务不熟悉又没太多精力自学图书编目知识，因此，常常是新购一批书，就要让图书馆员指导一次著录，等到下一批新书到了，著录知识又忘记了又得重新教。所以回溯建库完成后，图书馆除了上传到工作群的相关业务文件外，还需要进一步做好图书编目业务指导工作，比如图书馆录制好有关图书编目知识的录屏或视频，对著录上容易出错或忽视的细节单独做成录屏，上传到工作群，以便资料员随时查看，更直观、更容易理解，同时也减少了图书馆员的工作量。

3 结束语

地方高校图书馆与院系资料室协同发展，促进了院系资料室的业务工作标准化和规范化，提高了资料员的整体业务水平，院系每年的购书经费得到了保障且稳定上升，账目清楚，数据规范；同时也促进了图书馆与院系资料室的联系，使图书馆更清楚地了解各院系师生读者的阅读需求，对图书馆馆藏结构调整做到有据可依。当然，协同发展还只是刚刚起步，要做的工作还有很多，例如：为了资源共享优势互补，图书馆与资料室的图书集成系统共用一个服务器，使用同一个检索界面问题；图书馆与资料室的图书共享互借、各院系之间的图书共享互借问题；在图书经费不是很充裕的情况下，各院系资料室的图书与图书馆的图书可不可以互补问题。图书馆和院系资料室的目标都是为了更好地为全校师生读者服务，只要学校领导重视，全校协调，优势互补，会大大加快图书馆与院系资料室协同发展的步伐。