关于电子发票推广应用的思考

文/杨莹（辽宁建筑职业学院）

一、推广应用电子发票的意义

（一）节约国家税务管理资源，绿色环保

电子发票符合国家绿色环保的方针政策，为资源节约型、环境友好型社会的建设做出了一定贡献。一是与一式多联的纸质发票相比较，电子发票应用过程可实现无纸化，节约大量纸张。二是电子发票不需要税务机关印刷、防伪、运输以及实物保存等环节，节约资源，低碳环保。三是电子发票简化申领程序，税务机关也节约了发放、登记管理纸质发票的人力资源和配套设施。

（二）提高财务工作的效率，节约企事业单位成本

首先，纸质发票需要财务人员现场到税务大厅排队领取，而且企事业单位领取发票有每月最高领用数量要求，领取发票使用完以后，还需要向税务机关申请再次领取，这个过程不仅需要交通费用，还需要付出大量时间成本，而电子发票可直接在网上申领，可以节约资金和时间成本。其次，纸质发票必不可少的保管空白发票、打印发票、盖章、粘贴以及对已开票发票分联次汇总归档等环节的工作，电子发票则可以完全避免。最后，纸质发票所需的配套设施，针式打印机、装订机、税控盘、服务费及配套设施的维护费用等，电子发票也不需要，可为企事业单位节约一大笔资金。

（三）电子发票可实现人工智能管理

随着淘宝、京东和苏宁等电商平台的崛起，电商产业蓬勃发展，网购成交额不断刷新纪录。尤其在“6·18”和“双11”等购物节期间，很多商品可在短短的几分钟之内单品可销售几万甚至几十万单。

电商企业在短时间内需要开具几万甚至几十万张发票，而且要根据退换货情况对发票进行作废处理或重新开具发票，如果采取人工开具纸质发票方式，那么这将是不可能完成的任务。但是人工智能开票可以解决这个问题，人工智能开票不仅能够24小时不间断工作，同一时间完成大量开票任务，还能降低开票差错率。一旦发生折让、退货或换货的等售后问题，人工智能开票也能及时冲红原电子发票，更新正确的新发票。

（四）节约发票流转成本

纸质发票从开票人到经办人再到财务人员的流转，需要通过面对面的直接交付或快递间接交付来完成，这些流转过程会产生交通、快递等费用，同时还需要大量的时间成本，但电子发票却能规避这些成本和费用的发生。另外，纸质发票一旦出现开票信息错误，那么需要将原发票退回开票方，然后开票方再交付一张新的发票；纸质发票出现丢失、污染和损毁等情况，需要向开票方获取加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件。可见，纸质发票一旦出现信息错误、丢失、损毁等情况，流转成本将成倍增长。而电子发票出现信息错误，直接在网上更换一张新发票即可，电子发票在流转过程中也不会出现丢失、污染和损毁等情况。因此，电子发票的使用可以大幅度降低流转成本。

二、电子发票在应用过程中出现的问题

（一）电子发票纸质化应用

随着电子发票的应用和推广范围逐渐扩大，企事业单位对电子发票的接受程度也越来越高，但电子发票纸质化应用问题普遍存在。一方面，目前大部分企事业单位并未实现会计核算电子化，大多还是以纸质凭证为依据进行会计核算。那么报销人就需要将电子发票进行打印然后再报销，其结果是并没有节约纸张，反而还会因为像素、纸张、打印机等原因造成打印效果参差不齐，影响会计核算质量。另一方面，一部分企事业单位对电子发票的认识不足，认为打印的电子发票就等同于纸质发票，只是外观形态发生了变化，对电子发票的审核、归档、保管都是依照以往纸质发票的方式方法进行管理。

（二）电子发票源文件的收集和保存缺乏规范化

一部分企事业单位对电子发票源文件的重视程度不足，导致对电子发票源文件的收集和保存工作都缺乏规范性。一是有些企事业单位，核算时只审核电子发票的打印件，对电子发票的源文件缺少查验过程，甚至有些企事业单位都不需要报销人提供电子发票源文件。二是企事业单位在收集电子发票源文件的过程中，需要逐个收集比对，工作内容琐碎且工作量大，时有错漏发生。三是企事业单位对电子发票源文件的保管随意，缺乏系统性、规范性以及安全性，导致电子发票源文件有丢失、损毁的风险。

（三）重复报销问题

从税务部门领取的纸质发票是提前印制，发票代码和发票号码使纸质发票具有唯一性，纸质发票发票联一旦报销完成，它就只会存在于会计档案中，任何报销人都不会再获取到这张发票。但电子发票可以无限次重复打印，打印后还能复印，且每份都具有同等效力，因此会产生很多问题。一方面，如果报销人进行重复报销，财务人员很难通过肉眼或记忆识别该电子发票是否已完成报销，容易出现重复报销的问题，这给财务工作带来了很大挑战。尤其当不同人、不同部门用同一张电子发票进行报销，更容易使财务人员降低警惕，造成一票多报的结果。另一方面，报销人遗忘是否有使用某张发票报销，就需要到财务部门调取会计凭证查询，给财务人员增加了很多查阅凭证的工作，降低了财务工作效率。

（四）发票真伪鉴别耗时耗力

纸质发票一式多联，由税务部门统一印制，具有物理防伪属性，但电子发票则不具这一特性。以现在的PS技术，伪造的电子发票足以以假乱真，财务人员要承担更多鉴别电子发票真伪的责任。

财务人员需要到国家税务总局全国增值税发票查验平台逐张核验发票真伪，这将给财务人员带来巨大的工作量。各企事业单位对电子发票真伪验证有不同的标准，有的企事业单位不要求对电子发票进行核验，有的企事业单位要求对特定交易或超过一定金额的电子发票需要进行核验，有的企事业单位要求报销人自己对电子发票进行核验，并将核验结果作为电子发票附件一起进行报销。如果财务人员一旦没有核验或核验不够细致，将伪造变造的电子发票作为凭证入账，这会给企事业单位带来财产损失。

（五）电子发票流转过程风险高

电子发票对网络的依赖度很高，通过电商平台获取的电子发票直接存储于购买者的购物APP中，而其他方式购买的商品的电子发票就需要加好友、留邮箱等方式完成交付。电子发票流转需要通过网络来完成，但网络安全存在很大不确定性，比如手机或电脑使用不当就容易感染木马或病毒，有被盗取信息、恶意修改数据的风险。一是流转过程中，容易泄露报销人的个人信息，导致不法分子盗用报销人信息从事违法活动的风险。二是发票交付过程中会使得企事业单位的购买商品名称、价格及数量等信息泄露，有些信息涉及企事业单位的商业机密，一旦被企事业单位竞争对手获取，将会给公司带来极大负面影响，甚至使公司陷入困境。三是对电子发票被木马或病毒进行恶意修改内容或者损坏文件，导致电子发票不能正确反映信息或丢失损毁的风险。

（六）冲红发票操作存在信息不对称导致的重大风险

以往纸质发票的作废需要销售方向购买方取回发票联和抵扣联才能进行发票作废操作，但电子发票不具有可回收性，只能做冲红处理。但冲红处理环节存在严重信息壁垒，一方面，冲红处理不会在原电子发票上予以体现；另一方面，冲红处理由销售方单独进行而购买方财务缺少获取冲红信息的渠道，导致企事业单位资产被侵蚀、国家税收流失等重大风险。

一是报销人使用电子发票报销，所在单位财务人员审核验证通过并完成报销流程之后，发生退货退款情况，电子发票被冲红处理，但报销人不向财务部门告知，侵占企事业单位资产。

二是企事业单位使用已被冲红处理的电子发票作为凭证入账，虚列成本费用减少纳税。

三是销售方在购买方完成报销流程并入账后，为了少列收入，少缴纳税款，单方面进行冲红处理。

三、对于电子发票应用所带来的这些问题，可以通过在增值税发票管理平台增加电子发票数据库来解决

（一）电子发票通过电子发票数据库流转

对于销售方所开具的发票，应于开票完成时生成唯一的发票号码，并根据购买方的名称和纳税人识别号等信息直接归口传送到购买方电子发票数据库，这样报销人在报销时只要向财务人员提供正确的发票号码就可以进行报销，不再需要打印电子发票，真正做到发票电子化，节约纸张，绿色环保。

电子发票从销售方交付到购买方财务部门的过程，全程只通过税务部门的发票管理平台，这样避免了报销人提供伪造、编造电子发票的可能，财务人员也可以省略核对电子发票名称、纳税人识别号是否有误和鉴别验证发票真伪的过程，大大提高了财务人员的工作效率，也降低了电子发票流转过程中的各种风险。

（二）对已经报销并入账的电子发票进行勾选

购买方财务人员根据报销人提供的发票号码，在电子数据库搜索并获取相关发票，在报销完成时进行勾选。这样报销人提供重复的发票号不能重复勾选，就能避免一票重复报销等问题。销售方对已经勾选入账的电子发票不能进行冲红处理，只有在购买方电子发票数据库取消勾选后，销售方才能对其进行冲红处理，并且被冲红处理的发票会在电子发票数据库单独归集，并不再具备勾选选项。这将有效避免因冲红信息不对称所引发的各种风险。

除此之外，电子数据库也可可以整合增值税电子专用发票勾选认证功能，使认证过程更加简单易操作，提高效率，节约成本。

（三）电子发票数据库生成电子发票汇总报告

电子发票数据库于每个月初生成上个月的电子发票汇总报告，该报告应对已勾选电子发票、未勾选电子发票、冲红电子发票以及通过认证可抵扣的增值税电子专用发票进行分类汇总，财务人员要对报告数据进行逐条核对，如有与入账情况不符的情况，及时查明原因，并做出相应调整。对于未勾选发票，应及时联系经办人履行报销手续，避免出现因报销不及时导致的账实不符情况。

（四）电子发票源文件保存于增值税发票管理平台数据库

由于税务工作的重要性，税务部门的软件安全等级较高，电子发票源文件保存在增值税发票管理平台数据库可以保证其安全性。数据库可以实时更新电子发票的最新情况，能够保证电子发票数据的完整性。电子发票源文件保存在数据库，可以随时供财务人员调取、查阅、下载备份等。数据库的使用可以有效解决企事业单位电子发票源文件收集和保管缺乏规范性的问题。

四、数据库的其他价值

电子发票数据库的使用，不仅可以解决企事业单位在应用电子发票中出现的问题，其价值还能体现在以下几个方面：

（一）为管理层的经营决策及监管工作提供数据支撑

数据库可以为企事业单位管理层提供可视化的成本费用数据。一方面，管理层可根据相关数据制定经营战略，进行决策分析、成本管理、产品定价以及选定供应商等工作。另一方面，企事业单位管理层可根据相关数据对采购环节加强监管，避免出现贪污、舞弊等行为，确保企事业单位健康有序发展，降低企事业单位的法律与合规风险及经营风险。

（二）改善内部控制缺陷

目前，一部分企事业单位对于电子发票的内部控制存在设计缺陷或运行缺陷。有些企事业单位针对电子发票的内部控制设计不能有效识别伪造、变造的电子发票并且避免电子发票重复报销情况；有些企事业单位的内控存在运行缺陷，即使内部控制设计没有缺陷，但未按设计的方式执行，仍旧无法合理保证能够有效识别伪造、变造的电子发票并且避免电子发票重复报销情况。但数据库的应用，可以弥补企事业单位在电子发票应用环节存在的内部控制缺陷，可有效避免伪造、变造的电子发票作为凭证入账以及重复报销等问题。

（三）降低审计抽样风险

无论是内部审计还是外部审计，由于发票总量过大，发票审计过程中通常会使用抽样方法选取发票进行分析进而推测整体情况，因而容易产生抽样结果与总体不符的情况。但是，数据库的使用，使得审计可以利用科学技术手段对所有发票进行审计，避免因审计抽样方法选择不当或样本量不足导致样本选取不当造成的误拒风险或误受风险。

（四）提升税务部门监管力度

税务部门可以通过电子发票数据库，对企事业单位电子发票的开票、认证、入账、冲红等行为进行全过程动态电子监管。可随时对企事业单位电子发票信息进行查询、统计和分析，进而掌握企事业单位电子发票应用情况，判断是否存在风险点，为全面推进依法治税，提升税务监管精准程度以及税务管理数字化转型提供有力保障。

五、结语

随着国家推广使用电子发票的力度不断加大，社会对电子发票的接受程度也越来越高，电子发票取代纸质发票的进程明显加快了。各企事业单位也应该以此为契机，积极进行财务电子化转型，综合运用税收政策、电子发票数据库等税务软件以及大数据分析工具实现财税一体化建设，提升企事业单位税务管理水平，降低企事业单位运营风险。

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电子发票是信息时代的产物，同普通发票一样，采用税务局统一发放的形式给商家使用，发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，分配给商家，在电子发票上附有电子税务局的签名机。

电子发票的推广，得益于政策层面的“松绑”和鼓励。由于电子发票都是增值税发票，在“营改增”正式落地后，包括酒店业、餐饮业在内的服务业商户真正被纳入电子发票的开票范围，3月份，国家税务总局发布《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》，进一步明确重点在电商、金融、快递等行业做好增值税电子普通发票推行工作。