基于优化库房系统模块提升耗材管理水平的研究

赵跃，林振威，陆奇鹏，姚东

浙江省肿瘤医院 a. 采供部；b. 医保物价部门；c. 医学工程部，浙江 杭州 310022；

引言

随着医疗改革相关政策的推广，医院期望通过降低医院运行成本，降低人力、物力和财力不必要的耗费，因此将医院耗材精细化管理作为医院现代化管理的重点之一[1]。刘同柱[2]运用SPD物流管理模式，实现医院物流资源的合理配置和物流管理水平的提升。徐向天[3]提出运用信息技术构建信息共享资源管理平台，为医院成本的精细化控制提供参考依据。陈越等[4]利用医院大数据资源，为医院经营管理提供科学决策和有益帮助。越来越多的医院运用互联网、云计算、大数据、物联网等技术实现医用耗材的精细化管理。浙江省肿瘤医院于2017年上线HRP库房信息管理系统，对接浙江省药械采购平台耗材目录，推行信息流、商流、资金流“三流合一”[5]的配送模式，对物流订单进行实时追踪，实现了医用耗材内外管理系统的联通。但耗材管理中仍会出现以下问题：① 领用人员对耗材的不熟悉导致耗材每周领用次数过多，以及出现错领、误领的现象；② 耗材周转过程中因人为操作不当导致库房账物不实；③ 未及时调整耗材采购量导致耗材周转天数过长；④ 固有的办公模式导致耗材相关审批流程较慢。本研究拟在系统中升级优化部分耗材管理模块，以提高耗材管理水平，对从事耗材管理的工作人员有借鉴意义。

1 医用耗材库存管理模块

1.1 采购管理

在常用耗材库存管理模块下设置耗材的最低库存量（低储量），一般参考耗材一周的消耗量。在采购计划功能模块上添加库存量/低储量比，可直观反映当前医用耗材最低库存量和库存余量的满足程度，将比值按照大小排序可以确定耗材是否纳入采购计划。手术室常用高值耗材库存量与低储量比<0.7时生成采购计划，其他多科、公用备库耗材库存量与低储量比<0.5生成采购计划，单次采购量为最低库存量。由于耗材的消耗量受代替品、病人数量、医生使用习惯等因素的影响，并非固定不变，在采购计划功能模块上设置一列低储量与出库量比，可通过最低库存量与近一周消耗量的比值大小了解当前医用耗材的满足程度[6]，手术室高值耗材满足度约为1.2，其他多科、公用备库耗材满足度约为2.2，对不在满足度范围内的耗材最低库存量进行调整以提高耗材周转率，减少资金占有率，见图1。

图1 采购计划下耗材的低储与出库比

1.2 入库管理

采购员通过库房HRP系统提出采购计划，配送企业收到短信提醒，在第三方平台上填写发票号码、实发数量、批号、失效期等信息，并打印对应配送单。库管员对配送单的订单号进行扫码入库，自动生成耗材的入库信息，避免了因人为因素的介入可能导致财务付款、库房库存的失真[7]。随着电子发票的普及，医院在原有供应链信息平台的基础上与配送企业电子发票信息进行对接，系统自动校验电子发票是否与送货信息相符，在后期逐步实现对电子发票的统一管理，避免货票不同行现象的出现。另外，在入库单据界面新增了供应商评价体系，工作人员根据产品质量、送货及时性等方面予以评分，继而以评价体系为依据，构建动态管理机制，形成对供应商的长效激励机制和具有竞争性的选择淘汰机制[8]，在招标谈判中作为依据，见图2。

图2 耗材采购入库流程图

1.3 领用管理

由于医用耗材具有品型繁多、专业性强、应用量大等特点[9]，临床科室在耗材的请领上易出现错领现象，且每周申领次数过多，增加使用者与管理者的工作负担。为提高人员工作效率，医院采用云平台模式[10]的部署架构，由供货商将耗材的相关图片、证件资料、预期用途等信息上传至云平台实现信息共享。医院管理人员对上述信息进行初审、认证，主要是形式审查[11]，并将图片信息导入使用科室请领界面，临床人员通过图片信息提升自助选购体验度，见图3。对于临床上领用的备库耗材，系统根据科室实际使用习惯与需求可建立请购耗材套包，临床人员只需在套包上进行勾选完成耗材的请领。对于临床请领的非备库耗材，系统规定最小请领数，以减少领用频次。

图3 科室医用耗材申领界面

1.4 出库及盘点

库管人员对科室请领的耗材进行制单、拣货、出库。每周定时配送到科室，由科室专人签收、再进入科室库房。由于耗材规格型号过多，人工对照出库单上的名称、规格进行拣货时会出现疏漏，而且费时费力，导致耗材盘点时易出现账物不实的现象。针对上述问题，管理人员通过设立耗材库位码，遵循货位码的唯一性原则，在打单的过程中按库位码进行排序拣货，减少了拣货时间，提高了准确率。在对耗材进行盘点时，货架责任人按库位码对耗材进行清点，简化耗材盘点的工作流程。

2 医用耗材信息维护模块

2.1 耗材字典目录

医院根据新修订的《医疗器械分类目录》[12]对耗材进行分类，查看耗材的预期用途和产品描述确定Ⅰ、Ⅱ级产品类别，添加Ⅲ级分类编码。通过耗材的核心词与特征词将同类比的产品以通用名定义，在业务查询界面实现耗材的横向对比。为适应浙江省“三流合一”药械采购新平台的采购模式，医院管理系统新增招标口径、平台属性、省标代码等管理属性，实现与省药械采购平台的互联互通。工作人员在入库时通过耗材管理属性信息判断与省平台的对接操作，以提高工作效率，见图4。

图4 “三流合一”采购模式流程图

此外，系统将自动记录每次修改的耗材价格、供货单位、管理属性等信息，便于后续追踪、分析，见图5。

图5 医用耗材修改记录界面

2.2 耗材审批流程

传统模式下，采供部在HRP系统中进行耗材价格的维护时，需在PC端递交医用耗材调价、新增通知单，由采供部领导审批后递交至医保物价部进行耗材物价维护，审批过程中有各种原因耽搁工作的进展[13]。医院以事项数据共享需求和数据共享接口需求为导向，梳理部门业务，搭建移动端应用组件[14]，运用钉钉处理耗材相关审批通知单。管理人员在HRP系统中发起请求即可在钉钉中生成通知单，这种办公模式让耗材审批流程具备时效性、便捷性，应用移动互联网的新模式打破PC办公时代的空间限制。

2.3 耗材失效期、证件信息预警

经营企业将耗材三证及相关信息上传云平台后，管理人员对证件资料进行审核查看并维护[15]。在HRP系统的信息管理模块中可显示30 d后失效证件的信息，方便工作人员对即将过期的证件进行维护。另外，在信息管理模块中，可查看30 d内即将失效的耗材信息，库房盘点时确认医用耗材是否存在即将过期的现象。

3 基于优化库房系统模块的应用结果

3.1 研究资料

将浙江省肿瘤医院2019年8月5日至2020年2月2日库房系统模块优化前的数据纳入对照组，2020年8月3日至2021年1月31日库房系统优化后的数据纳入观察组。对上述时间段内的耗材分别进行出库汇总，共计223种同类耗材，手术室备库高值耗材51种，多科备库耗材172种。

3.2 评价指标

备库耗材周转天数（d）：统计计算备库耗材单次采购入库到下次再入库的时间差。

耗材拣错次数（次）：统计每周耗材配送时，使用科室反馈耗材与配送单不符次数。

非备库耗材请领次数（次）：统计每周采购计划中使用科室非备库耗材采购次数。

耗材错领次数（次）：统计每周使用科室在用耗材错领次数。

耗材盘库时间（h）：统计两名库管员每周从盘库开始到盘库结束的时间间隔。

审批时间（d）：统计临时耗材采购申请及医用耗材调价新增通知单从流程发起日到流程结束时的时间间隔。

3.3 统计分析结果

采用IBM SPSS 26.0软件进行统计学分析，计量资料为正态分布时以均值±标准差（±s）表示，组间比较采用独立样本t检验，以P<0.05为差异有统计学意义。由表1可知观察组的耗材周转天数、错领次数、请领次数等方面数据均优于对照组，且多科常用备库耗材周转天数、非备库耗材请领次数、耗材审批时间的数据方差较对照组更稳定。

表1 系统优化前后耗材管理效果比较

4 讨论

随着科学技术和医疗事业的不断发展，全程信息化监管已成为医院管理的必然趋势[16]。本研究根据在耗材采购、保管、维护等实践操作中体现出的矛盾，改善库房管理基础模块。首先在耗材库存管理层面上，优化耗材采购流程，简化繁杂的入库操作过程，建立配送企业评价体系，通过引入竞争机制，在招标过程中择优选择服务较好的供应商进行集中配货[17]。其次在耗材信息维护层面上基于浙江省“三流合一”的药械集中采购新平台模式[18]，对医用耗材信息维护界面进行重新整理，新增招标口径、平台属性、省标代码等管理属性，推动医用耗材管理进一步发展。在对模块优化前后测评评估阶段，医用耗材的周转天数、非备库耗材领用次数、耗材错领次数、耗材盘库时间、拣货出错的情况均呈下降趋势，提高了耗材管理员工作效率。

后续，医院库房管理系统将围绕耗材管理的两个重点工作进行升级改善：① 在浙江省实施耗材零差率的背景下[19]，推进院内耗材智慧物流的上线，利用智能化管理体系对医用耗材实现精细化管理，进一步保障患者安全、解放医护劳动力、提高管理效率、降低运营成本；② 通过“互联网+”、区块链等技术解决医疗机构与配送企业、生产企业之间信息不对称的现象[20]，提高医用耗材供应链配送有效利用率，从而及时了解到物流状态，能做到车辆合理调度以及货物集散，将运力作用发挥到最大，令配送企业减少物流运输成本，改善临床上的耗材配送速度。

5 总结

本研究通过对库房管理系统功能模块的优化，利用对“互联网+”、云平台和移动组件等技术整合，实现了对工作人员、医用耗材、发票信息等资源的计划、组织、协调和控制，提高了医用耗材的周转率，尽可能避免了耗材使用过程中出现的信息失真现象，提高了管理者的工作效率，在低成本的条件下优化医院的资源配置，促使医院的经营管理取得最佳的综合效益。