OA系统下高校电子文件归档管理现状问题及对策

巩君慧　赵晓红

摘 要：高校OA系統的广泛使用，产生了大量的电子文件，对其进行规范归档管理关系到高校档案信息化建设和学校的可持续发展。文章结合西藏民族大学近五年电子文件归档实践，分析了归档过程中存在的问题，并提出相应的解决策略。

关键词：OA系统;高校电子文件归档管理;问题;对策

随着社会信息化进程的加快，现代网络技术快速发展，近年来，高校的办公自动化（简称OA）系统得到普及并广泛应用。在OA办公自动化过程中，高校各部门产生了大量的电子文件，对其进行归档管理成为学校管理活动的重要内容之一。电子文件归档管理水平的高低直接关系到高校的可持续发展。但是从高校电子文件归档管理现况来看，存在诸多问题亟待解决。本文结合笔者所在的西藏民族大学（以下简称民大）近五年电子文件归档实践，分析了归档过程中存在的问题，并提出相应的解决策略，旨在探索出高校电子文件归档工作有效的解决路径。

一、OA系统下高校电子文件归档管理现状及问题

1.电子文件的归档意识淡薄，管理制度不健全

就笔者所了解，许多高校在使用OA系统后，电子文件从生成到归档，上至主管领导下至普通的档案工作人员，都存在对电子文件的归档意识淡薄和不够重视，缺乏电子文件管理的前瞻性，档案信息化建设投入不足，影响了电子文件归档工作的有效开展。有的高校虽然明确了电子文件归档流程，但没制订相应的责任制度，工作责任不明晰，牵涉部门互相推诿扯皮。还有的在电子文件办理完后，不经过鉴定所有电子件直接发送存档，导致收集到的电子文件重复，如民大OA最初处理公务活动8个流程，其中的二级单位内部阅办流程基本是转发他部门发文给本部门人员知晓的，文件本身已由发文部门归档了，再归就会造成重复归档，这时就要经过鉴定此流程的电子文件不归档，在前端结束流程就好了。现已增加到15个流程，产生的电子文件归与不归，还需要再鉴定。另外，部分高校对电子文件的保存工作做得不到位，电子文件存储媒介的存储场所简单随意，导致电子档案易受到不适宜的温度、湿度、磁场强、光线的影响而损坏。可见，要确保高校电子文件归档管理顺利进行，就必须要建立相应规范的归档规章制度，确保各个关节、各个步骤都能够有条不紊地顺利进行。

2.电子文件应归元数据收集不齐全、不规范

自2016年民大OA系统与档案系统对接运行5年以来，电子文件的归档问题就层出不穷，始终处于摸索攻关难度的过程。首先，是从最初的OA电子文件加密导致接入档案系统中文件是乱码，工作人员只能通过离线下载全文、文件签发流程单，然后再上传到档案系统中，容易出现遗漏下载的情况;其次，是文件签发流程单（HTML格式）上的领导签名在档案系统中捕获不到，后经过技术突破，在OA中采用在计算机上安装虚拟打印机和傲游浏览器2进入OA系统的方式，把文件签发流程单转换成PDF格式通过OA系统与文件附件并列上传的形式，或通过本地计算机保存再依据文件目录在档案系统中上传的方式收集并归档电子签名，这样的归档方式给档案工作尤其兼职档案员造成难度大、工作量大、错误率高、效率低等问题。直到2018年下半年，经通达OA系统升级开发，才实现了电子文件个人签名的收集，也实现了电子文件的实时归档;最后，是OA系统中自2018年度以来的电子文件缺乏合法的电子公章就直接归档保存。原因是校办基于电子公章的不安全性和可篡改性，要求各职能部门电子文件此后不再盖电子公章。

3.电子文件“双套制”归档管理模式并存

在数字化发展不全面和无纸化进程的过渡时期，电子文件实行“双套制”管理十分有必要，可以实现二者的优势互补。纸质文件保存原始记录，发挥凭证作用，电子文件发挥在检索、利用、传输等方面的优势。但随着办公自动化和业务系统的电子化趋势，国家数字转型不断推进与无纸化目标的背景下，电子文件种类、数量不断增加，“双套制”管理大大增加了管理成本，造成社会资源的重复浪费（纸张打印、扫描等），降低了管理效率。同时，“双套制”管理也会使管理者依赖纸质文件，而弱化电子文件管理的规范性。有可能造成在前端业务出现缺失电子文件元数据等问题，以及在后端业务中忽视了对电子档案的定期检查、更新、备份与迁移。

就民大来说，其他教学、科研等业务系统还未与档案系统实现对接，只能打印纸质归档。仅OA办公系统下，学校也遵循着双套制的归档规定，电子文件和纸质文件同时归档保存，增加了归档任务量及管理成本。一方面最突出的问题是电子文件缺失电子公章这个元数据，不得不打印出纸质文件，加盖部门实体公章，起到法律凭证作用。另一方面学校虽然推行无纸化办公，要求各部门拟稿、核稿、审批均在OA上进行，但还是有一部分人直接把纸质交由领导审批，最后有可能造成文件遗漏丢失而无法归档。

4.跨部门、跨流程的一件文件或相互间有有机联系的文件，或者成套性文件材料不能实现组合文件的归档

目前，在民大OA系统归档的流程主要有7个。文件签发流程单（办文签、发文签、拟办单等）、文件拟稿、红头发文根据档案归档要求应为一件文件，但在我校目前分散在办文流程、发文流程、请示报告流程等流程中，如其他职能部门在学校办文流程中拟稿、核稿、签批，要以学校的名义套制红头，就交给校办秘书科经发文流程套红印发，这样文件办文签、文件拟稿、发文签、红头文就分割在办文流程、发文流程中，实现不了在OA系统在线即时组合归档为一件。再比如，上级来文经过机要收文扫描，通过 OA 系统发送电子文件给需要知晓、办理文件的相关部门，也产生大量的电子文件，有些电子文件是学校上报给自治区教育厅等上级机关的请示或报告等，文件材料之间有着密不可分的有机联系（如批示、请示等），因为目前所有上报文拟稿在学校办文流程中，上报的红头文只有纸质形式，上级批示却散在上级来文流程中，要想实现组合只能采取离线下载上传档案系统合为一件的做法，耗时费力。目前，跨部门、跨流程的一件文件或相互间有有机联系的文件，以及成套性文件材料实现组合文件的归档还是一个技术难题。

5.檔案工作人员业务能力不足

据笔者所知，包括民大在内的各高校档案工作人员，不管是专职还是兼职档案员，对电子文件归档管理认识不到位，不能熟练使用电子档案管理系统。不按时参加电子档案业务培训活动，归档管理不规范，不适应档案管理信息化、现代化的需求。

二、加强OA系统高校电子文件归档管理工作的对策

1.转变管理理念，完善电子文件归档管理制度

高校各部门在日常工作活动中会生成文本、图形、图像等多种电子文件，要将其及时收集归档，必须要在全校范围内转化档案管理理念，完善电子文件归档管理各项规章制度。首先，高校档案工作人员要跳出纸质文件的老观念，在全校大力宣传电子文件归档的重要性，指导各部门兼职档案人员顺利做好各类电子文件的收集归档。其次，高校档案各级主管领导要对电子文件归档管理过程中出现的技术难关投入充裕的经费。最后，完善电子文件归档管理制度。在OA系统下，高校要依据我国有关电子文件管理的相关法律法规，以及电子文件存储特殊性、信息易变性、形式多样性的特点，结合自身实际制订电子文件归档规章制度。比如，《电子文件材料收集范围和保管期限表》《电子文件归档细则》《电子文件管理规范》《电子文件的利用工作制度》《电子文件的保管备份制度》等。在相关制度下，对电子文件归档的方法与流程、归档部门与分工、归档具体要求和责任主体有详细规定，还要落实责任制度，确保各项归档要求在各部门都能得到严格的落实与执行，使高校档案管理走向规范化、标准化和制度化。

2.加强电子文件归档元数据收集的齐全性、完整性

根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）和《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）规定，用印、电子签名是电子文件应归档的元数据之一。电子签名在电子文件中的作用在于进行身份认证，数据完整性检验和抗抵赖。

《中华人民共和国电子签名法》（2005年首次施行，2015年第一次修正，2019年第二次修正）第三章第十四条，以及2019年《国务院关于在线政务服务的若干规定》（中华人民共和国国务院令第716号）第八条均规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。能够被视为可靠的电子签名，依据《电子签名法》，须同时符合4个条件，即要具备身份进行认证技术、数字电子签名技术、时间戳技术。身份认证可采用权威的数字证书保证唯一性，数字证书就是网络身份证，解决“我是谁”的问题。数字证书须符合《电子签名法》《电子认证服务管理办法》等国家相关标准的规定。国家工业和信息化部每年会公布换发电子认证服务许可证企业名单，每5年审查予以换发。数字签名技术以密码为核心技术，采用专业电子签章软件确保。时间戳技术利用数字证书与签名内容进行哈希运算，确保及时发现数据内容被篡改。

电子印章是电子签名的图形化显示，以密码技术为核心，将数字证书、签名密钥与实物印章图像有效绑定，实现各类电子文档完整性、真实性和不可抵赖性。 要想使之与实物印章具有同等的法律效力，取决于电子印章的厂家有没有用依法设立的第三方运营的数字证书。

民大OA系统目前电子印章合作的厂商是重庆软航科技有限公司，但软杭没有使用第三方的数字认证服务机构的数字证书，故电子印章和个人签名只是图片式的，印章和签名的属性不能显示“我是谁”、签发者、颁发机构、数据抗抵赖的时间戳等信息。经咨询陕西省数字证书认证中心（陕西省印章服务中心），只有用数字认证服务机构的u-key把数字证书写进现有的电子印章系统，才是合法的。个人签名手机端可以发云证书，打包收费。PC电脑端可做云证书，也可发实体的。相关具体事宜还需校办、网络中心、图书馆专门研究考察可行性。

3.电子文件管理实现“双套制”向“单套制”转变

如前所述，在开展电子文件管理初期，“双套制”有利于电子文件归档管理工作。随着信息化进展，电子文件管理实践的推进，“双套制”管理的弊端越来越凸显。在国际上，美国、加拿大、澳大利亚、英国、丹麦、芬兰、新西兰等国对电子归档管理已逐步实现“单套制”的管理模式。在我国，一些省市地方政府对电子公文、一站式行政审批电子文件等开展了全流程电子化管理，取得良好收效。公共服务行业中，对电子税单、电子病历、电子证照、电子订单、电子合同、电子发票等进行了单轨制管理探索。比如，2015年以来，上海自贸试验区开展了电子文件归档和电子档案单套制管理模式探索，并逐步推广实施。国家开发银行开展的助学贷款合同电子化和业务流程无纸化试点工作大大提高了信贷效率和管理水平，学生可在4分钟内完成在线贷款，每年减少合同套打用纸1500万张，节约档案库6000平方米等。新形势、新实践推动了国家开始推出电子文件单套制管理政策。国家档案局2016年发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，“在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点” 2016年8月修订发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）也取消了双套制归档要求。

面对电子文件归档单套制管理的新趋势，显然，我国高校目前大多数档案部门的“双套制”已经跟不上电子文件发展的新形势要求，因此我国高校应积极借鉴国内外“单套制”管理经验，贯彻执行国家新政策，并结合本校的发展实际，积极与相关政府部门加强沟通与协作，推动本校电子政务和信息化发展，加强校内办公系统、业务系统与档案系统的对接，加强档案部门与校内其他部门间的沟通合作，只使用电子文件，并进行电子文件归档管理，减少纸质等资源的浪费，实现科学归档。

4.实现跨部门、跨流程组合文件关联的途径

如前所述，OA 系统产生的某些电子文件之间有这样或那样的联系，所以 OA 系统的归档功能要同时满足单份文件和组合文件的归档需求。对于民大跨部门、跨流程的文件实现组合归档的技术瓶颈，急需档案部门、学校网络中心、校办、OA系统软件公司、档案管理系统公司等多部门沟通协作研究。可借鉴其他单位一些成熟的经验做法。比如，可在归档文件申请单上设一个“文件类型”选项，设置一个组合文件归档的启动开关“组合”，启动“组合”，“关联文件”按钮自动显示。点击“关联文件”出现查询窗口，选择与归档主文件相关联的文件，确认后，关联文件的文号和题名自动添加到归档信息窗口中，归档时主文件和关联文件自动打包向档案系统传输。在查询时，实现主文件和关联文件与归档信息之间双向查询。

5.提升档案工作人员有关电子文件归档管理的业务水平

档案工作人员是电子文件归档工作的直接操作者，能力高低直接影响着档案管理水平、服务质量和工作效率。首先，档案工作人员要深入学习电子文件管理的全套理论、技术方法，做好电子文件档案归档各项工作。其次，档案工作人员还要具备一定的计算机技术、通信网络技术、设备维护能力等。最后，高校以及档案管理部门要定期举办各种业务培训班，使档案工作人员更好地认识和掌握新形势下电子文件归档的理论知识和实践操作规范，在档案信息化建设中发挥更大作用。

总之，电子文件归档是新形势下高校档案管理工作的重点，是档案信息化建设的重要组成部分。电子文件归档管理技术性更强，需要档案管理部门、网络信息部门、电子文件的形成部门联合管理，统筹规划，相互渗透，发挥优势，使电子文件归档工作成为一体，将有利于加强全校电子文件归档管理工作的科学可行的有序化提升。

参考文献：

[1]王 健.电子时代“双套制”归档的新内涵[J].档案学研究，2004

[2]http：//www.xa.gov.cn/gk/zcfg/szfbgtwj/5d495b49f99d6572b76fc66c.html

[3]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J]. 档案学研究，2019

[4]刘 贺.OA系统电子文件归档控制措施[J].兰台世界，2018

（作者单位：西藏民族大学图书馆）

基金项目：本文为西藏民族大学校内科研项目《高校照片档案的收集管理和利用研究》（项目编号：19MDY06）成果之一。

作者简介：巩君慧（1980-），女，汉族，陕西周至人，硕士，副研究馆员，研究方向：档案管理与利用服务;赵晓红（1968-），女，汉族，河南洛阳人，本科，副研究馆员，研究方向：图书情报、档案管理。