“并轨”模式下医学专业学位研究生档案管理的问题与对策探究

王芳　马起龙

摘 要：随着国家医药卫生体制改革和医学专业学位教育改革的推进， 为了完善医学人才培养体系，为社会输送优质医疗人才，“并轨”培养模式应运而生，专业学位研究生的档案管理也面临新的挑战。本文分析了当前医学专业学位研究生档案管理中存在的管理意识淡薄、信息化技术滞后、管理人员素质欠缺等问题，提出了提高档案管理意识、加强档案全过程督导、加快档案信息化管理、加强档案管理人员综合素质等举措，旨在提高医学专业学位研究生档案管理水平，为医院做好医学专业学位研究生档案管理提供参考。

关键词：并轨模式;专业学位研究生;档案管理

自2015年国家全面启动住院医师规范化培训（以下简称“住培”）工作后，各省市先后出台了专业学位研究生培养与住培“双轨合一”（以下简称“并轨”）的人才培养模式。“并轨”模式是深化医改和医学教育改革的重大举措，是提高医疗服务质量的治本之策。

专业学位研究生培训档案详细记录了研究生培养与住培全过程的学习、培训及考核等具体情况，为研究生评优评先、毕业就业、职称晋升等提供了重要的参考依据。同时，培训档案真实反馈了培训基地的培训质量和管理水平，是專家现场评估的重要支撑材料。通过对档案数据的分析，能够帮助医院查找研究生培养与培训过程中存在的问题，不断总结改进，不断优化住培工作，持续提升培训效果。如何有效、规范地对医学专业学位研究生档案进行管理，本文将逐一阐述。

一、医学专业学位研究生档案管理现状

1.医学专业学位研究生档案的构成

“并轨”模式下的研究生培养和住培过程中会涉及很多文件和资料，但并非所有的文件都可以称之为档案。档案是由文件有条件地转化而来的，从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。文件是档案的前身、基础和素材，档案是文件资料的归宿、精华和组合。医学专业学位研究生档案是在研究生培养和住培过程中直接形成的、各种形式的、具有保存价值的原始记录。从记录信息的方式上来看，主要分为文本文件、电子文件和视听档案（照片和录像）。目前，“并轨”模式下的研究生档案主要包括研究生培养档案与住培档案两大部分。

（1）研究生培养档案

主要包括研究生个人人事档案、研究生培养过程档案和学位档案，其中人事档案主要是学籍档案和党团关系材料，培养过程档案涵盖研究生从招生复试、开题、中期考核、党建、日常管理等各阶段形成的档案材料。学位档案主要是研究生毕业答辩与学位评定过程中形成的档案材料。

（2）住培档案

主要包括住培个人档案和培训过程档案，其中个人档案由个人简况表、学历学位复印件、执业医师复印件等内容组成。培训过程档案是研究生在日常培训与考核、科室轮转管理等过程中形成的档案材料，涵盖入科教育、岗前培训、轮转培训、教学活动、出科考核、年度考核、结业考核、出勤情况、临床实践能力、培训指导完成情况等方面。

2.档案管理模式

医学专业学位研究生档案管理按照集中领导、分类管理的原则，采取医院——职能部门——科室三级管理模式，研究生培养档案和住培个人档案由职能部门统一负责，设置保密室，归档放置研究生人事档案及研究生培养过程档案，所有档案均按照年级、学号排序分类归档;住培档案主要是由各专业基地（科室）自行汇总归档，档案管理由科室教学秘书负责。以滨州医学院附属医院为例，研究生工作办公室与住院医师规范化培训办公室合署办公，在医院党委的领导下实行档案二级管理，专门设置了研究生工作管理人员3名、住培工作管理人员4名，分别负责管理研究生培养过程档案和住培个人档案，研究生培养过程档案由科室研究生秘书按年级归档，定期送交研究生工作办公室分类保存。医院设置住培专业基地25个、住培相关三级科室56个，实行档案三级管理，基地和科室均设置了教学主任和教学秘书，教学秘书负责研究生在住培期间形成的过程档案的整理归档工作，教学主任负责本科室档案管理的督导与检查工作。

医院医学专业学位研究生档案实行综合档案管理模式，一方面对重要的机密性档案进行统一管理，加强了档案的安全性;另一方面研究生经常查阅和国家、省不定期进行评估的档案分到各专业基地和三级科室进行管理和存放，提高了档案管理的利用率。

二、医学专业学位研究生档案管理存在问题及原因分析

1.档案管理意识淡薄，管理制度不健全

（1）医院管理部门档案管理意识淡薄，关注度不够。一方面管理部门主要侧重于教学质量和培训管理方面，对研究生档案的收集、整理和归档普遍认识不高，出现档案更新不及时、部分培训档案缺失、档案分散等情况。同时，在基地评估和教学检查时出现材料不规范、不完整等问题，导致档案的利用和服务价值无法充分发挥，严重影响了评估专家的评价值。另一方面医院存在“重人事档案、临床病案，轻教学档案”的思想，导致对人、财、物等基础建设工作投入不足，未设置专职档案员管理研究生档案，造成了各专业基地和三级科室不重视研究生档案管理这一现象。

（2）专业基地或科室重视度不够，轻视归档过程。研究生培养和住培过程档案多数是在科室轮转过程中形成的，因部分科室“重临床、轻教学”的思想，从科室负责人、教学主任到教学秘书、教学组长对培训工作认识不到位，不重视过程档案的管理工作。认为医院的任务主要集中在研究生管理和研究生培养质量方面，固有的思维定式导致科室疏于培训档案的收集与管理工作，出现档案收集不及时、不规范、不连续，造成部分住院医师培训档案不完善、丢失或找不到等问题。

（3）档案管理制度与约束体制欠完善，监督机制不健全。医院研究生管理和住培层面均已形成了一系列完善的规章制度，并已逐步落实，但在培训档案管理层面缺乏专门的管理制度，管理职能不明确，培训档案的归档范围、内容、形式没有明确的规定，主要结合评估指标体系进行档案收集与整理工作，最终造成培训档案内容不规范、不连贯，无法真实、完整地反映医院培训工作的开展情况，无法真正检验研究生培训过程的真实情况。

2.档案信息化建设不足，开发利用不够

医院数字化档案管理服务和公共信息服务体系欠完善，档案管理方式基本沿用传统模式，采用惯性的人工手动收集与归档，记录信息的方式大部分是纸质文件，尤其是在专业基地或科室归档存放的档案材料，80%均是纸质档案盒或档案夹存放。

随着研究生招生规模扩大，参加住培的人数逐年递增，原有的管理方式远远跟不上培训档案整体要求的速度，无法实现随时随地检索和利用，档案收集、管理、检索难以实现一体化档案管理模式。据有关调查显示，大部分医院的档案利用率不足30%， 70%的信息被搁置，更多是重视研究生考核、日常表现等档案信息。同时，纸质档案不易传输、不经济环保、易损坏性等缺点，很大程度上影响了档案管理的效果与质量，无法为后续培训工作提供充足的信息支持。

3.档案管理人员专业素质不高，管理规范性不够

随着医学专业学位研究生档案规模的扩大，档案数量日益增多，档案管理手段日益先进，对档案管理人员的要求越来越高。

但目前负责研究生档案管理的人员主要由医院行政部门工作人员、专业基地或科室教学秘书兼任，未配备专业的档案管理人员，且大部分工作人员未接受过档案管理的正规教育或相关培训，甚至不了解档案管理的基本理论知识，普遍存在着专业知识匮乏现象。尤其是专业基地或科室档案管理人员忙于临床工作，部分科室档案管理人员调整频繁，新旧管理人员工作交接不到位，对档案管理的要求了解不深入，导致培训档案杂乱无章、归档不及时甚至丢失。

三、优化医学专业学位研究生档案管理的具体对策

1.提高档案管理意识，加强档案全过程管理

（1）优化研究生档案管理模式，明确职责分工。习近平总书记强调，要坚持解放思想、与时俱进，主动来一场思想革命，从一切不合时宜的思维定式、固有模式、路径依赖中解放出来。

我们要深刻领会这一重要指示精神，从转变思维方式入手，树立与新时代档案工作体制结构、职能任务、目标要求相适应的思想观念，在医院原有三级管理模式的基础上，进一步优化档案管理模式、明确档案管理各级的管理职责，尤其是充分利用好医院住培委员会和学位评定委员会的职能，把档案管理纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓。

同时，职能部门设置专职档案员，负责研究生档案的归档、保存、开发和利用;专业基地或科室设置兼职档案员，负责科室档案的收集、归档及编目等工作。

（2）提高档案管理人员的重视程度，加强制度建设。一是修订和完善档案管理制度、管理机制、工作流程以及档案管理人员岗位职责，制订统一、规范的档案归档标准、侧签和目录，为各专业基地或科室整理过程档案提供依据，以确保科室档案材料的一致性。二是加大档案工作的宣传力度，使专业基地或科室充分认识档案的重要性，正确处理好档案工作与业务工作的关系，更好地支持档案管理工作。三是建立档案管理奖惩机制，将档案管理工作严格纳入医院综合绩效考核范围，各专业基地和三级科室过程档案整理情况与年终绩效和评优评先挂钩，采取较大力度的奖惩手段，增强档案管理人员的管理意识，逐步实现档案管理工作的规范化与同质化。

（3）建立全方位监督反馈机制，加大督导力度。医学专业学位研究生档案的监督反馈是提高培训质量、使研究生培养与住培工作持续有序开展的重要途径。为加强档案管理督导强度，医院专门制定了档案管理督导实施方案，定期组织专家对专业基地（科室）培训档案归档情况进行督导检查。一般采取季度督导与年度督导相结合的形式，抽查科室培训档案整理情况，并由督导专家现场反馈检查问题，下达整改通知单，下一个月组织专家对科室整改情况再次进行督导。通过对档案管理实施PDCA循环，不断规范档案的管理标准，提高科室的档案管理水平。同时，科室档案检查情况严格与科室评优、科室绩效等挂钩，不断优化培训档案管理工作，保证档案管理工作的標准化与同质化。

2.加快档案信息化建设，提高档案管理现代化水平质量

积极创新档案的存储与归档方式，依托研究生管理系统、省住培管理平台、“24小时频道”“滨小研”等平台与工具，逐渐实现纸质档案向电子档案转化，减轻部门及科室在档案纸质存档的空间压力。联合医院信息科引进现代化的档案管理设备，对研究生档案统一实行数据库管理，促使管理人员、师资、研究生能够打破时间、空间等限制去查询培训档案资料，轻松检索并利用，真正发挥档案的服务作用。

3.强化档案人员培训，提高管理能力

一是加强档案管理人员基本理论知识培训。针对档案管理人员非科班出身的问题，职能部门应每年至少组织一次集中培训，邀请档案专业人员围绕档案管理业务规范、文件归档要求、档案查阅管理规定和保管期限的界定等基本知识进行系统培训。鼓励档案管理人员积极参加省、市级档案局组织的线上线下讲座，并定期组织科室内部档案知识的培训与考核，提高档案基础工作质量。同时，职能部门要根据档案管理人员的变动情况，随时开展档案培训工作，以便归档工作衔接及时;二是加强档案管理人员信息化技术培训。为迎接信息化时代的到来，档案管理人员要摒弃守旧的观念，不能以年龄大、缺乏学习能力等理由为借口拒绝接受档案信息化技术的学习与培训，要鼓励他们积极参加院内院外培训，努力加强相关业务的学习，掌握先进的信息化知识和技能，切实提高档案管理能力。

四、结语

科学规范的档案管理是衡量医院培训质量和管理水平的重要尺度。不断更新档案管理理念，加强档案管理方式的创新，探索和尝试新的档案管理手段，全力推进“并轨”模式下专业学位研究生的档案管理工作。

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（作者单位：滨州医学院附属医院）

作者简介：王芳（1984-），女，汉族，山东禹城人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。

通讯作者：马起龙（1984-），男，汉族，山东安丘人，研究生，副研究馆员，研究方向：档案管理。