加快党校档案工作信息化发展研究

付继群

摘 要：传统党校档案工作依赖纸质载体，繁杂的实际工作中易产生档案损坏、难以快速查阅、档案室空间有限等问题。科技发展为档案工作实现信息化创造了条件，电子档案相较传统纸质档案极大方便了档案查阅、备份、管理和储存。文章分析了党校档案工作信息化发展过程中面临的难点问题，并结合多年工作实践经验就难点问题提出了包括人员、技术、设备等多方面的具体解决方案，旨在促成党校档案工作信息化、全面提升党校档案工作管理水平，对开展落实党校档案信息化具有借鉴价值。

关键词：档案工作;党校;信息化

一、研究背景综述

档案管理工作包括档案室对档案信息或卷宗进行收集、分类、储存、备份、检索以及统计等。其难点主要有数据量大、储存周期长、信息分散零碎、机要性程度高等。党校作为培养党员干部、培育党务工作骨干的重要场所，其档案工作的完善与发展显得尤为重要。新时代背景下社会主义现代化发展迅速，“大数据”与“互联网思维”为各行各业带来创新灵感，档案工作应该紧跟时代发展潮流，加速档案现代化、数字化、信息化建设速度，加快完善档案现代化管理体系。从CNKI数据库中以“档案”“信息化”为主题，以2015～2021年为跨度进行期刊检索，有效检索记录为18375条，其中不乏高影响因子期刊，可见对档案工作信息化的研究范围广泛，研究热度高。继续精确主题为“党校”“档案”“信息化” ，以2015～2021年为跨度进行期刊检索，有效检索记录缩减为67条，可见党校部门档案工作者对档案工作信息化的关注相对较少，理论研究成果相对不足。

二、党校档案工作信息化进程中存在的问题

党校作为各级党委的重要部门，作为培养各级领导干部学习和锻炼党性教育的主阵地，其具有的特殊性有不可替代的重要作用。党校的档案是记录和反映党校发展历史轨迹的真实凭证，从多方面记载了党校教职员工为党校发展所做出的贡献，更集中体现了党校在日常管理、教学、科研等各个方面工作发展的最真实记录。所以，其档案工作对比其他企业、单位，既有共性又有独特属性。通过查阅大量相关领域文献，并结合多年实际档案工作经验，考虑在信息化发展进程中有如下问题亟待解决：

1.档案管理工作人员业务能力匮乏，档案信息化管理知识欠缺

从相关学科的发展史来看，档案学已经有217年历史了，在德国的《一种档案学理论思想》中首次提出。其相关学科图书馆学与情报学也分别有214年历史和66年历史。今天三者同属管理学门类下的一级学科“图书馆、情报与档案管理”。在党校档案管理工作实践中，相关管理员多由普通教职工担任，或存在多岗兼职情况。专业知识储备量少、专业相关度不足是从事档案管理工作人员的普遍现象。在从事烦琐复杂的档案管理工作时，缺乏相关理论指导支持可能会导致档案工作效率低下，不能及时完成科学分类与归档工作，这就为后期查档检索留下了隐患。同时，科技发展日新月异，数字人文的概念作为多学科交叉产物也已有数十年历史。许多档案管理员尚缺乏信息化相关知识，没有档案工作数字化与信息化意识。以往传统的档案管理模式和工作程序遭到了巨大挑战，在传统的档案管理工作中，方法比较单一，工作程序也比较烦琐，对档案管理人员专业素质要求不高。现阶段，各类新型档案载体被广泛应用，在大数据形势下，各类信息的安全与信息共享，资料信息化、数字化建设为档案永久储存创造了可能。计算机高效的处理速度为海量档案库中高效准确提取有效信息提供了条件，这就必然要求档案管理人员不仅需要有丰富的专业知识，良好的计算机操作应用能力以及具有熟练运用互联网的能力。因此，信息化管理知识的缺乏将极大限制党校档案工作的发展速度。

2.档案工作重视程度低，资金投入少，信息化工具缺失，依赖传统纸质载体

2020年6月全省档案工作会议强调，要积极履职作为，全面提升档案工作整体水平。在总体的党校档案工作中，各管理员都给予了充分重视，积极落实要求、努力响应号召，但得过且过的现象在工作中也时有发生，应付任务的心态必然影响档案工作的结果和质量，严重的甚至导致档案遗漏或缺失。除了增加档案管理员的重视程度，推进党校档案工作信息化发展还需要重视资金政策倾斜。查阅相关情报文献了解到，有些单位由于预算限制难以开设独立的档案室，缺少扫描仪、计算机等实现信息化的硬件工具，不具备信息化发展条件，还有的档案管理员仍过分依赖纸质载体，档案保存年限必然受到纸张物理性质的限制。即使在配备现代化硬件设备的单位，选择合适的信息化软件、构建合适的信息化平台也是落实党校档案信息化建设的难题。现阶段，现代化的档案管理水平在不断提高，大量的现代科学技术不断被广泛应用于各行各业。比如，关于档案实体管理研究和信息的检索就大量使用了光学扫描复制、纸质材料的管护、压缩文字图像、大容量的储存光盘、网络信息远程传输、计算机的高速智能检索等若干高科技手段，档案管理已经逐步迈入数字化和信息化管理。另外，还可以外聘专业的软件开发团队构建符合本单位特殊性的信息化平台，但其依赖前期大量资金投入，同时研发周期不稳定、各单位平台标准不统一也是此法的弊端。若是党校档案部门自主研发信息化平台，虽能保证最大限度掌握平台开发的主动性、保护信息平台的安全性和机密性，但过分依赖内部专业人才队伍建设，实施难度同样很高，因此重视程度與资金条件的不足导致信息化进程中的软硬件缺失是限制党校档案管理实现信息化发展的极大阻力。

3.档案管理人员缺乏创新意识，思维定式阻碍档案工作信息化革新

要实现档案工作信息化，就要加快新型档案信息管理模式与传统档案工作管理的有机融合，逐步搭建、完善新型的党校档案工作模式。但是部分单位档案室管理员出现老龄化趋势，多年工作实践经历在提高档案管理能力的同时也容易带来思维定式的弊端。在档案信息化建设过程中，老龄化群体由于年龄限制往往参与创新性活动不积极，甚至抵触、排斥档案工作信息化的转变，这对档案信息化的快速发展非常不利。还有部分群体没有参与过信息化技术的学习，未形成科学管理意识，这会导致一线管理人员缺乏创新思维和意识，仅能对纸质档案进行简单操作。因此，党校档案工作部分人员创新意识缺乏、难以实现档案工作进步与信息化时代发展的有机结合也是阻碍档案信息化建设提速的重要原因。所以，要加强各档案管理人员的业务素质培养和熟练操作计算机办公软件与互联网应用能力的培训势在必行。

4.档案工作信息化体系尚未完善，缺少统一标准

新时代背景下，党校的行政工作和培训工作量日益增多，固有的档案工作管理体系已不能很好适应对应的体系需求。部分单位没有在各类档案归档时间、分类方式等具体细节上做具体要求，甚至少数存在教学档案和文书档案重视不平等的情况。由于党校档案工作信息化发展起步晚、时间短，各类电子档案分别应该何时录入数据库，数据库录入的信息具体包含哪些内容，各单位数据平台应该如何选取等尚未形成统一标准，导致档案信息化建设工作难以开展，相关管理人员的职责与义务不够明确。要改善档案原有的滞后性和使用者需求之间的矛盾，就要建立文件查询服务平台中心，才能有效解决时效滞后、档案服务单一、利用率不高的问题，使自身的职能得到补充和延伸。因此，要完成党校档案工作信息化、完善统一的管理要求，建立监管体系是必要条件。

三、加快促成党校档案工作信息化的具体措施

1.积极开展信息化相关知识学习，提高先进档案工作技术水平

组织开展的档案学习活动应具备全方位、多层次的特点。全方位即从数字信息化技术的起源及发展、数字人文观念的兴起开始，直到实现档案工作信息化的各个具体要求、落实手段、责任划分，其涵盖信息化技术特点、信息化技术实现、信息化技术优势、档案工作信息化的意义等多个方面。多层次即从管理人员的实际情况出发，针对不同基础水平的档案管理员应有不同要求，保证无论是高水平专业技术人才还是档案工作的传统工作者都学有所得，摘掉形式主义的帽子，使组织学习档案相关知识不是表面工作，更要落实在党校档案工作的一线。而档案工作人员也要扎实、深入学习先进的现代化档案知识，不断了解本单位其他相关专业知识，研究探索新型的档案经验管理知识，不断借鉴先进的工作经验和知识，用新型的现代管理知识取代传统模式的管理方式，不断发扬良好的工作作风，在工作中给自己提出更高要求，不断改革创新，锐意进取，努力跟上社会不断发展的脚步，用良好的工作经验来服务社会、服务群众，做好档案各项管理工作。此外，应注意选择合适的学习形式，如聘请专家讲座、组织研讨会等，充分应用新媒体平台的优势，扩大信息来源，紧跟时代潮流，使新科学转化为新技术，全面提高党校档案工作技术水平，加速党校档案工作信息化进程。

2.自上而下增强档案信息化发展重视程度，增大资金倾斜，选取合适信息化平台

要加快党校档案工作的信息化发展，就要广泛深入地抓好档案的宣传工作，使领导干部充分认识到档案工作的重要性，自觉把档案工作提上议事日程，给予应有的支持，如重视资金投入，配套必备的扫描仪、计算机与合适的信息化平台。其中，选取适合党校档案工作特点的信息化平台是重中之重。电子档案系统应当具备扫描件输入、档案数据直接编入、根据数据标签分类管理、数据与标签可以多次调用与重新编辑、根据精确条件或模糊信息查询相关条目、依据用户要求生成目录与绘制图表等基本功能。基于党校单位的公务性，信息化平台还应具有多级权限的统一登录页面，从而实现多级部门对档案信息不同权限的查阅，也可以方便党校档案管理员与普通人员的不同权限查阅。考虑党校档案信息所需求的高安全性，电子档案平台应提供方便可靠的备份系统，采用全面加密的服务器配套，使用基于生物信息或身份口令的登录权限验证，确保信息化档案能够定时、安全完成新数据备份与过期数据删除等。加快软硬件的配套是落实档案工作信息化的先决条件。

3.搭好档案管理工作班子，扫清固有思维障碍

人才是实现一切工作的基础。在选拔党校档案工作管理人员时，应注意具备多年档案管理工作经验的技术人员与高水平信息化知识人才的配合，合理的人才搭配可以避免产学脱节、避免空喊口号。合理的人才搭配一方面可以解决具备信息化理论的人才面对繁杂的党校档案工作实践时无从下手的难题，另一方面有助于为过于陈旧的档案管理队伍补充新鲜血液，扫清固有思维障碍，为先进科学技术作用于党校档案工作的实践打下坚实的人才基础，为党校档案工作全面信息化发展做好准备。

4.完善档案工作体系，统一档案信息化建设标准

2017年3月实施的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）中详细规定了机关单位公务相关电子档案的归档范围、编目以及管理、处置方法等，具有极大的参考价值。考虑到行业信息化发展速度快，政策匹配度不能达到理想效果，党校应制订适应时代发展、针对性更强、贴合本单位档案管理实际的工作标准和规范。档案工作规范应细化档案工作责任到人、具体工作标准到日，与时俱进，注重鼓励在党校信息化建设中突出贡献的团体或个人，注重规避档案信息化带来的信息安全隐患，做到现代化档案工作中有标准可依，为档案工作信息化的顺利发展保驾护航。

四、结语

在信息化技术的不断发展过程中，各类信息管理系统和计算机设备的存储利用性能在不断完善和提高，为档案便捷利用、长期保管提供了有力保障。在社会信息化大背景下，党校的档案管理工作就必须紧跟社会发展步伐，才能有效促进党校各项事业发展。

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（作者单位：中共潍城区委党校）