加强人事档案管理工作的几点思考

孙文靖

（常州信息职业技术学院，江苏 常州 213164）

人事档案管理是人力资源管理工作的重要基础性工作，人事档案是个人参与社会各项活动的记载和个人自然情况的真实反映，是单位全面考察、录用、选聘、储备和培养员工的重要依据。具有原始性、真实性和保密性等特点。人事档案具有很高的查考使用价值，对单位人力资源管理工作具有极其重要的作用。

1 当前人事档案管理存在的问题

（1）人事档案归档材料和记录信息不够全面。人事档案中仅保存了人员履历、考核材料、学历学位、专业技术职称、政审、党团、奖惩、工资、职务任免、工作经历等主要内容，反映该员工的人才类型、管理能力、技术专长、工作实绩、心理素质、个性特点、道德素养等方面的内容较少。比如年度考核材料，填写的内容也不够全面，缺乏具体事例，无法反映出一个人的工作实绩和能力。另外，补充材料不及时，信息更新不到位等现象，不能客观地反映一个人的全貌。

（2）人事档案被重视程度不够，档案意识淡薄。随着社会人才流动的活跃，部分人员在重新择业过程中侧重自身价值的实现，认为人事档案仅是单位人事部门的产物，过去保存的人事档案材料到一个新单位已失去意义，放弃过去才有利于开创新的局面，所以新招聘人员的档案长期滞留在原单位或人才机构、已解除劳动关系的员工档案没有及时转递等现象才会屡见不鲜。另外，由于人事档案工作是一项默默无闻且不容易取得成绩的工作，所以单位部门领导和工作人员对人事档案工作的开展在主观上比较忽视，认为一切重在现实表现，认为人事档案没有实际太大作用。

（3）人事档案整理缺乏规范性，归档整理不及时。人事档案比较注重时间排序和事由联系，上级部门对人事档案材料及时归档提出了很高的要求，自材料形成之日起一个月内就应及时归档，但现实中归档往往严重滞后，导致档案中材料反映的信息和本人实际情况脱节。一些单位和部门在整理过程中，不能按照人事档案的归档分类特点和有关部门要求进行科学分类整理，导致档案材料排列混乱。有的单位因不能及时分类整理和组卷，随意散放，久而久之往往不知去向。

（4）人事档案服务手段落后，档案利用率不高。当前有些单位人事档案的利用大多是采取被动服务和传统手工服务，只是等待档案利用者上门查阅纸质档案原件。档案人员缺乏主动服务意识，管理手段比较滞后，没有实现档案数字化、信息化管理，使得人事档案的作用得不到充分的发挥。另外，人员到岗和档案转递不同步，导致用人单位不能及时全面了解人员过去相关信息，只能单方面通过人员主观陈述和表现来决定是否录用。

（5）民营企业人事档案管理问题多，材料缺失严重。非国有企业员工人事档案均托管在当地人才服务机构，企业本身人力资源管理部门缺乏人事档案积累和归档意识，也没有专人去负责收集和日常管理，形成材料基本分散在岗位工作人员手中，从而导致企业员工人事档案中的材料缺失严重。后期调到国有企事业单位后，经档案专项审核而发现问题多多，不得不回原单位重新弥补，个别企业已经破产关停的，则材料更加无法查找，后续给员工带来诸多问题。

（6）人事档案编研工作未开展。当前认为人事档案内容信息是保密的，因此从未考虑人事档案编研工作。其实人事档案中有很多档案信息通过档案人员细心挖掘并汇编成册，然后提供给人力资源管理部门工作查考，能为人力资源管理部门提供工作便利，减少频繁查阅人事档案的时间。人事档案编研材料利用的确具有限定范围，并不是向其他人员公开发布。

2 人事档案管理存在问题的原因分析

（1）思想认识不到位。人事档案管理工作是一项默默无闻工作，不显山露水，属于相对低调的工作性质。各级主管和工作人员认识不到这项工作的重要性，导致长期处于被动应付的层面，很难体现出人事档案的价值和对其他工作的服务功能。

（2）工作机制有待完善。一是收集范围不清晰。很多单位对上级文件内容不熟知，不知道要收集哪些材料，各岗位工作人员交多少收多少，导致很多重要的人事档案材料散失。二是管理不严格。上级文件没有严格执行和落实，不按照人事档案管理规定履行工作职能。在实际工作中随意性较大，管理工作不规范、不严谨。三是规章制度不能与时俱进，严重滞后，没有及时修订和完善人事档案管理制度，与当前人力资源管理工作脱节，人事档案的作用得不到充分发挥。

（3）人事档案管理信息化未及时开展。工作人员网络信息化技术缺乏，档案工作现代化意识淡薄。很多人事档案管理人员年龄较大，对新技术新知识很难掌握，主观上无法同步接轨，直接影响到单位人事档案管理信息化建设进程。

3 如何进一步做好人事档案管理工作

（1）思想观念要转变。人事档案是全面考察了解、储备培养人才的重要依据，对一个单位的可持续发展发挥着重要作用。各级管理层要树立正确的人事档案管理意识，设置专职档案人员管理好人事档案。重视支持单位人事档案工作，不能因为人事档案工作不能直接产生经济效益而被边缘化，更不能抱着“口头上重视、实际工作中忽视、要查档时感觉重要”的想法。一个单位若人事档案工作长期处于被动和兼职管理状态，甚至无人管理，势必造成原始材料收集不完整、不齐全等问题的存在，那么就难以发挥出人事档案应有的依据查考作用，也无法高质量地为人力资源管理工作服好务。

（2）树立甘愿奉献和服务意识。人事档案工作性质决定着它不会像其他工作那样突出自我、比较让人关注，它就是一项默默无闻的工作。人事档案工作岗位人员应淡泊名利，默默奉献，才能胜任好这项工作。人事档案工作也是一项服务工作，工作人员必须有强烈的积极服务思想，端正服务态度，时时刻刻为利用者考虑，尽职尽责做好单位人事档案利用工作，坚持主动、热情、周到、及时的服务工作原则。

（3）制度上要健全完善。规范人事档案工作，最根本的就是要制定、完善、健全、执行好人事档案管理制度。当前人事档案“弃档”及围绕“三龄两历一经历一身份和荣誉”造假问题屡见不鲜。如果不能严格把好人事档案收集归档、转进、转出关口，不能认真执行人事档案审核鉴定制度，势必会出现人事档案材料缺失、内容不真实、信息涂改等不良现象。人事档案因无法准确反映个人真实客观情况，就为单位培养储备人才和选人用人留下了隐患。

（4）强化规范管理及服务手段与时俱进。规范人事档案管理工作，严格按照《人事档案工作条例》《人事档案材料收集归档规定》及《人事档案整理实施细则》要求，认真履行工作职能。做到细心收集、科学分类、合理组卷、及时著录、主动服务；积极改善人事档案保管环境和办公设备，开发人事档案管理系统，利用计算机、扫描仪等现代化设备将纸质材料逐步数字化。在确保人事档案信息网络安全和在线利用严格审批的前提下，利用网络技术实现人事档案信息资源共享，充分发挥人事档案应有的作用，使得档案的利用变得高效快捷。

（5）档案队伍要给予必要的保障。单位人事档案管理的好坏，很大程度上取决于人事档案管理队伍及人员素质。因此，组织上要确保专业管理人员及时到位，可根据人事档案数量组建一支政治素养高、专业技能强的专职人事档案管理队伍。明确其岗位职责和工作要求，并享有其他管理技术岗位应有的工资待遇和晋级资格，解决其后顾之忧，确保人事档案专职队伍的稳定。

（6）制定科学人性化的档案利用工作程序。目前人事档案提供利用仅面向组织查考，个人不能查阅自己的人事档案，让人感觉人事档案比较神秘，这样不利于充分发挥人事档案的作用。其实人事档案的内容可根据实际需求，对其中不属于保密范围的材料，在经过组织审批程序后，本人应该允许查阅，但禁止其他非组织人员查阅。通过这种人性化服务的实施，不仅能充分发挥人事档案的价值，而且能增强社会公众人事档案意识。

（7）非国有企业人力资源部门应加强员工人事档案材料的形成、收集、移交归档等工作。企业人力资源部门应设有专兼职工作人员负责企业员工在企业任职过程中形成的人事档案材料收集和保管工作，编制材料目录，并定期移交给当地人事档案托管机构，及时放入其个人档案中，确保该员工在企业工作过程中有形成的档案记录可查考。