公安档案管理数字化建设探析

摘  要：公安机关的档案信息资源，对公安机关侦查破案、促进社会经济发展和服务民生发挥着越来越重要作用。利用最先进的数字信息技术对公安档案信息资源进行科学的管理，最大限度提高公安档案资源的利用率，是新时期改革和推进公安档案工作的一个重点课题。因此，必须顺应时代发展潮流，深入开展公安檔案数字化建设，使公安档案资源更好地服务领导决策、服务侦查破案、服务群众所需。

关键词：公安  档案管理  数字化建设  探析

中图分类号：TD327.3   文献标识码：A   文章编号：1672-3791（2022）01（a）-0000-00

On the Digital  Management of Public Security Archives

Abstract： The archives management of public security organs， as an important information resource， plays a more and more important role in combating various illegal and criminal activities， maintaining social stability and serving the people's livelihood. How to use advanced digital science and technology to effectively manage archives resources and improve the utilization rate of archives resources has become a major issue in the development of public security archives work in the new era. Therefore， we must comply with the development trend of the times and promote the digital construction of public security archives， so as to promote the development of public security archives， so that public security archives resources can better serve the needs of leaders' decision-making， investigation and case solving， and the masses.

Key Words： Public security; Archives management; Digital construction; Probe into

大数据时代背景下，互联网技术正日益改变着人们的生产生活方式，也改变着公安机关履职服务的方法。对于公安档案管理工作，既是挑战，要面对新科技且海量的归档内容;又是机遇，要求我们牢牢把握“数据权”，更好地推进公安档案管理工作走向智能化、数据化。如何利用最先进的数字信息技术对公安档案信息资源进行科学的管理，最大限度提高公安档案资源的利用率，已成为新时期改革和推进公安档案管理工作的一个重点课题。

1 公安档案数字化建设的必要性

1.1公安档案数字化建设是顺应信息科学技术发展的必然要求

信息科学技术的飞速发展给传统的公安档案管理工作带来了挑战，也带来了新的机遇。公安档案数字化建设就是在这样的挑战和机遇中应运而生。逐步建立起以数字档案资源为主导的档案管理体系，利用技术手段搭建档案管理应用平台，构建智能化、数字化要件，实现对档案信息资源智能推送和深度开发利用目的。因此，公安档案管理必须由传统的实体档案管理模式逐步向数字化档案管理模式转变，才能更好地服务公安工作、满足社会管理和服务群众需求。

1.2公安档案数字化建设是服务社会经济发展和服务民生的实际需要

公安档案作为第一手采集的凭证，包含了大量的原始数据，具有巨大的社会经济价值。公安机关作为公民基本信息的核心归集部门，处于自然人信息的逻辑起点，具有天然的基础数据优势;同时，也记录自然人的社会活动轨迹，具有突出的数据活性优势，是真实可靠、具有说服力、具有参考价值的第一手资料。因此，必须顺应大数据时代的发展潮流，利用“智慧公安” “智慧警务”建设的有利契机，加速推进公安档案数字化建设，使公安档案信息资源更有效地服务社会经济发展和民生所需。

1.3公安档案数字化建设相比传统纸质档案具有无可比拟的优势

公安档案数字化信息载体储存与传统的纸质档案相比，数字档案具有的许多先进性更适应新时期档案管理的发展需要。一是数字档案的载体容量大，成本低;二是数字档案容易备份，可以确保在使用过程中造成损坏后能够快速及时地恢复;三是数字档案在查找时检索非常方便，利用档案管理应用平台，在几分钟内就可以检索到所需要内容;四是数字档案可以利用音频、视频等先进的手段达到多维的记录要求。

1.4公安档案数字化建设可以最大限度开发和利用档案信息资源的价值

随着社会经济的发展，人们的信息需求量越来越大，对提供的信息质量要求也越来越高，这就对公安档案管理工作提出了更高的要求。通过对公安档案管理机制进行优化，可以实现档案信息资源从收集到归档的流程化管理，打造数字化的档案管理模式[1]。从而可以最大限度地充分利用档案信息资源，对推进“互联网+政务服务”，助力“放管服”深化改革，加强社会管理，提高政府决策水平具有十分重要的意义，也可以更好地满足民警和群众日益增长的对档案信息资源的需要。

2公安档案数字化建设存在的困难

2.1系统规划存在技术瓶颈

设计出一款满足当下和未来档案资源储存需要的系统软件，是大数据背景下档案管理首先要解决的问题。数据档案处理的复杂程度远远超过了传统档案数据的处理要求，需要借助超常规的技术和工具才能完成[2]。如果盲目追求现代化，过分夸大信息化，而没有结合基层公安机关档案管理真实状况，无法保障各项业务软件系统的有效整合衔接，则很难实现对档案汇集的全程化监管，无法真正发挥大数据系统的有效作用，这在一定程度上会影响甚至降低档案工作的质量和效率。

2.2数据共享水平低于预期

档案数字化建立了目录和全文数据库，使档案内容与纸质载体分离开来，再加上网络技术的应用，创造了档案信息资源整合共享的良好条件[3]。但目前公安机关档案管理数字化建设依然处于初步发展阶段，特別是在基层公安机关还存在着诸多亟待解决的问题。比如，档案资源共享水平远远不够，使得档案数字化体系很难充分发挥作用，制约了档案数字化建设推进步伐。

2.3档案管理力量较为薄弱

在大数据时代，档案种类越来越多、分工越来越细、管理难度也越来越大，因此档案管理工作人员要不断提高自己的职业道德和业务水平，加强档案科学化规范化管理。目前，基层公安机关档案管理人员专业素养整体不高，很多部门是民警兼职或由辅警具体从事档案工作，已经不能适应全新的档案管理模式。

2.4安全保密意识比较淡薄

随着信息化手段的不断丰富，档案信息更趋透明化，但由于公安工作的特殊性，档案信息通常囊括了海量的涉密信息，一旦工作疏忽发生泄密事件，有可能对社会稳定带来不可预估的负面影响，档案的安全管理显得更为迫切。事实上，不少基层所队民警普遍缺乏信息风险意识，对科学应用档案信息缺乏足够的了解，客观上给档案信息安全保密工作带来一定的困难。为此，各单位档案管理人员要进一步 提升保密意识、安全意识，做好事前防控以及事后应急工作[4]。

3推进公安档案数字化建设的建议

3.1树立正确的公安档案数字化理念

公安档案数字化是新时代人工智能、大数据网络等现代技术，催生公安档案管理的一次技术革新，这次技术变革将给传统的公安档案管理在思想观念、管理制度和人员素质等方面带来全新的变化。首先要我们要转变思想观念，充分认识档案管理数字化是新时代信息技术革命的必然结果，是档案管理发展不可逆转的历史趋，任何人都不可能阻挡。其次，要加强对档案数字化建设的宣传教育，对档案管理人员及时开展培训工作，让他们认识到，大数据、智能化时代的来临必然要求公安档案管理也要跟上时代的步伐，充分发挥和有效利用档案的价值，为公安机关侦查破案和服务民生提供便利。

3.2做好公安纸质档案向数字化转化的有序衔接

随着公安档案信息化、数字化的建设，原来的实体档案管理制度已经越来越不适应当前形势发展的需要了，这就需要树立整体思维，统筹谋划电子公文档案数字化储存管理制度。档案的形成有一个过程，先有公文和卷宗等纸质材料的产生，才能形成档案。因此，我们必须将公文、卷宗和档案数字化作为一个整体进行统筹谋划，才能有序实现实纸质档案的数字化管理。同时实行双轨制，坚持对纸质文件进行扫描处理，与公文系统生成的电子文档一并归档，互为印证，进一步保证电子文件的真实、完整、可靠和可用。

3.3做好公安库藏档案的筛选工作

必须做好现有公安档案资源的整理筛选工作。早期积累的公安档案资源纷乱复杂，全部进行数字化处理难度较大，经济条件也不允许。因此，对现有库藏实体档案进行整理筛选，通过对现有公安档案的深度挖掘、整合和研判分析，将库藏档案中比较珍贵的、开发利用价值更高的、具有长期和永久保存价值的实体档案首先进行数字化处理。其他档案资源则可以根据实际情况，循序渐进地推进。

3.4加强公安档案数据库和网络平台建设

从省市以上公安机关层面，统一采购、安装档案管理系统软件，制定统一的数据管理标准，改进数据采集方式手段，提高档案员的工作质效，从而提升档案数据的有效性，完善公安档案数据库建设，为档案管理的信息化、数字化夯实基础。数字（电子）档案在接收、归档后还会进入到备份、鉴定、服务、利用等阶段，对其进行统计分析能有效了解每个部分的工作状态，以便在日后的档案管理工作中加以调整和改善[5]。同时，依托现有的公安内网平台，建设档案管理网站，及时将不涉密的档案信息上传网站，实现原文、图像网上浏览和下载，为实战单位打击处理违法犯罪活动和服务人民提供有效支撑。

3.5规划实行公安信息化分级建设

公安档案数字化建设是一项系统工程，不可一蹴而就。一是要完善公安数字档案信息采集途径，对库藏的档案数字化加工，对现有应用系统中数字档案信息进行整理归档。二是要建立统一规范的公安档案数据标准，规范档案信息数据库结构、要求和格式，保证数字档案的生成环境和生成质量。三是要简化检索、方便利用。根据公安工作特点，建立适应公安档案管理工作体系的全文检索系统。

3.6优化档案管理人员的配备

要选配专业的公安档案管理工作人员，不断提升公安档案人员的综合素质。数字警务追求的是数据流、业务流和管理流的高度融合，通过程序的环环相扣，固化工作规范，达到“流程化运作、过程性控制、节点式制约”的管理模式转型，实现数字档案运用最大化[6]。同时，公安档案数字化建设，又不能放松对档案实体的收集、整理和保管。实体档案无论是现在还是将来都因稳定性、历史性、佐证性具有电子信息档案无法替代的功用。因此，要求公安档案管理工作者不仅要业务经验丰富、有扎实的档案专业知识，还要掌握现代信息科学技术，具有较强的计算机应用能力强。

4结语

综上所述，档案管理作为社会管理的一部分，不可避免地被拖入信息化建设轨道，新时代公安档案管理工作，不可规避历史前进的步伐。在数字信息化时代的到来，需要现代化的管理方法和管理手段对公安档案进行数字化管理，公安机关对于档案数字化建设工作一定要重视起来，摸索和借鉴先进的管理经验，借助现代化的信息技术，引进一批专业的档案管理人才，促使公安机关档案管理数字化现代化的有效实现。

参考文献

[1] 王清云.事業单位档案管理数字化建设的前期准备与实践策略分析[J].兰台内外，2019（18）：23-24.

[2] 康蠡，金慧.档案大数据定义与内涵解析[J].档案管理，2017（1）：24-26.

[3] 马雪雯.我国纸质档案数字化工作研究[D].南京：南京大学，2020.

[4] 甄美英.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].现化经济信息，2019 （21）：63.

[5] 邓舒音.黑龙江省县级机关数字档案管理现状调研[D].哈尔滨：黑龙江大学，2020.

[6] 戚思宇.数据警务：未来警务发展的新模式[EB/OL].（ 2017-08-12） [2017-09-13] .http：//gabyjs.ga/yjsdydzqk.

作者简介：袁建华（1977—），男，本科，职称档案馆员，研究方向为档案管理。

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