强基·赋能·助力：“十四五”时期档案工作数字转型的实现路径研究

邢变变 李欣钰

摘  要：档案工作数字转型已成为助力档案事业高质量发展的必经之路。为实现档案工作数字转型，应推动数据与业务深度融合，主要包括做好顶层设计、实现业务数字化和推进档案数据安全保障体系建设;应聚焦科技创新，主要包括加强技术赋能和积极推进档案信息化建设;应发展平台生态，主要包括打造全覆盖平台提供数字服务、营造数字治理新环境和培育数字化人才队伍。

关键词：档案工作;数字转型;《“十四五”全国档案事业发展规划》

Abstract：  Digital transformation of archival work has become the only way to promote the high-quality development of archival work. In order to realize the digital transformation of archival work， we should promote the deep integration of data and business， including doing a good job in top-level design， realizing business digitization and promoting the construction of archival data security guarantee system; We should focus on the innovation of science and technology， including strengthening technology empowerment and actively promoting the construction of Archives information; Platform ecology should be developed， including creating a full coverage platform to provide digital services， creating a new environment for digital governance and cultivating digital talents.

Keywords： Archival work; Digital transformation; Path

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》（以下简称《规划与纲要》）明确提出：“加快数字化发展，建设数字中国，以数字化转型带动整体生产方式、生活方式和治理方式的变革”，[1]为数字化转型指明了方向。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》），将“档案信息化建设再上新台阶”和“档案工作基本实现数字转型”[2]写入发展目标，并体现在各项具体任务之中，数字转型已成为助力档案事业高质量发展的重要引擎。

1 强基：推动数据与业务深度融合

1.1 做好顶层设计。一是政策支持，积极主动融入国家各项数字战略。一方面，档案主管部门应积极响应各项政策。《规划与纲要》首次将数字中国建设单独成篇，表明数字化转型已成为国家重要发展战略。新《档案法》第二条规定：“各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。”[3]《规划》中也提出：“加快推进档案信息化建设……主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略。”[4]因此，档案主管部门应在全面调研、深入研究的基础上通过向上級部门主动申请、汇报等途径争取将档案工作数字转型融入政府数字转型规划中，取得国家政策和资金扶持。此外，还应加快建立完善适应本地区档案工作数字转型的政策性文件，为地区、企事业单位数字转型提供统一依据和标准，加快其进行数字转型进度。如浙江省档案局自政府部署启动政府数字化转型工作以来，就与省政府保持密切联系，积极推进档案工作数字转型纳入《浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作总体方案》和《2019年浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作要点》。另一方面，地方档案部门也应积极落实各项政策。《规划》提出：“各级党委要把档案工作开展情况纳入地方党政领导班子和领导干部综合考核评价内容。”[5]地方档案部门应根据档案主管部门的要求，加快本地区的数字转型步伐，以数据为基石，加快传统档案数字化步伐，提高数字化率，激发数据要素新动能;此外，还应积极完善档案数字基础设施，加强区块链、人工智能、大数据等新兴技术的应用，以实现档案工作高质量发展的愿景目标，做好顶层设计，勾勒总体蓝图，统筹推进档案工作数字转型。

二是摸清家底，综合评估现有数字化基础与条件。首先，明确现有的数字化程度。各档案部门应明确其传统载体档案数字化率是否达到《规划》中要求的“中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，中央企业总部传统载体档案数字化率达到90%，全国县级以上综合档案馆应数字化档案数字化率达到80%”，[6]电子文件归档工作能否按照《电子文件归档与电子档案管理规范》的要求进行归档。未达到要求的档案部门应尽快完成此项工作，为数字转型打好坚实的数据基础。其次，评估自身的软硬件建设能力。档案部门可根据《5G时代 新型基础设施建设白皮书》《全国档案信息化建设实施纲要》等文件评估其现有的IT架构、软硬件设备及数字技术支撑能力是否满足建设数字基础设施的要求以及运用大数据、云计算、人工智能等新兴技术的能力。此外，还应评估现有的数字化人才队伍水平，即要求档案工作人员同时拥有过硬的专业水平和高超的技术能力，可为档案工作数字转型提供智慧支持。最后，确立明确的数字化目标。各省市地区档案部门应根据自身实际情况，在综合评估现有数字化基础的情况下，制定符合本地区发展水平的数字化目标。

三是把握核心需求，抓准着力点与重点突破方向。档案部门应明确实现档案业务流程数字化是档案工作数字转型的核心需求，数字技术是实现这一核心需求的关键，如何实现数据与业务的深度融合是重点突破方向。一方面，应大力推进技术赋能。档案部门应加强档案信息化建设和对大数据、人工智能等新兴技术的应用。另一方面，应重点推进档案数据与业务的深度融合。档案部门不仅要做好档案数字资源保障，还应统筹规划好业务流程、组织活动及员工活动的方方面面。总之，在转型过程中要强调其整体性和协同性，统筹渐进式地推进数字转型，避免盲目无序转型。

1.2 实现业务数字化。档案工作数字转型的核心目标是建立在档案信息数字化、流程数字化的基础上，充分利用数字技术，进一步触及核心业务，实现技术与业务双轮驱动，全方位地改变生产方式、流程与模式等。由此可知，档案工作数字转型的目的并不是新技术的运用或对现有业务流程的IT化，其本质是为了实现档案工作的业务转型和价值提升。

一是积极推进档案资源数字转型。根据《规划》“加快档案资源数字转型”的要求，各部门应继续做好档案资源的“存量数字化”和“增量电子化”，逐步建立起以档案数字资源为主导的档案资源体系。此外，还应“加快推进对重要档案数字化成果进行文字识别和语音识别”，[7]这是对档案资源数字转型的更高要求。一方面，继续做好存量数字化;另一方面，大力推进增量电子化。

二是积极推进业务系统数据归档。首先，着力推进实现业务活动全流程电子化运转。其主要体现在对“在业务过程中对非数字源的信息进行即时数字化处理，数字化文件即时纳入到业务信息系统用于业务流程。”[8]同时，将业务活动中产生的具有保存价值的数据在业务系统中同步实施电子文件归档功能。其次，制定数据归档流程的相关规则。通过对系统数据进行分类，结合业务流程的特点与数据的特性确定数据归档流程、归档范围、归档编码、密级划定等具体要求，使业务系统数据可以顺利实现数据摄入、分类、封装、生成档号、确定保管期限、入库等一系列归档行为。最后，逐步实现业务系统和档案管理系统归档集成。在电子文件全程管理与前端控制理论及信息系统集成理念的指导下，将原本独立的系统有机结合，实现多系统多数据源的集成，稳步开展各类档案数据归档集成，实现档案数据信息的网络平台收集与共享。

1.3 推进档案数据安全保障体系建设。《规划》提出要“提升档案数字资源安全管理能力”，[9]筑牢数字安全基础是实现数字转型的前提，因此，我们应从源头保护数据安全，筑牢平安中国的档案安全防线。

一是做好数据安全防护工作。首先，在数据采集环节应重视采集活动的数据源鉴别、数据质量保障等。数据目录可采用动态更新机制，并对采集到的数据实施分类分级管理，保证数据来源可见可证，做到“一数一源一标准”，杜绝伪劣数据入库。其次，在数据存储环节应重视存储介质安全、数据备份与恢复等。通过加密技术对数据进行加密，并在此基础上实施访问控制系统，从而实现对数据的多重保护;通过建立数据动态实时备份体系，对档案数据进行异地备份和异质备份，实现电子档案数据的实时监测、保全和修复，确保档案数据安全可用。最后，在数据使用环节应重视数据脱敏、数据泄露以及正当使用等。通过敏感信息屏蔽、敏感信息交替等技术手段对不宜公开的数据进行处理，使经过处理的数据成为能够反映实际业务属性的虚拟数据。此外，对需共享到外部的数据可通过水印、防止篡改、遮挡剔除等技术等技术进行处理，防止数据泄露。

二是打造数据安全合规管控平台。首先，建立云安全管理中心机制。以数据安全为核心，采用服务化、组件化方式开展敏感数据识别、数据分类分级、数据脱敏等数据安全服务，对各类数据实施分布式加密、集中式管控的模式，从而实现静态数据可知、数据使用可控、邪路数据可溯。其次，建立统一的监控管理平台。由专门平台对温湿度、视频监控、防火报警等多种数据进行监测，并由专人专职进行巡检、数据备份等日常维护工作，保障系统运行可靠，防范系统安全风险。最后，重视对平台管理人员的监督和管控。应重点防范平台管理人员利用私权从存储和备份设备上导入或导出数据、篡改数据及非法利用数据等行为，通过采用重点访问权限控制技术、用户身份鉴别技术、数字水印身份溯源技术等对管理人员进行限制，确保平台安全可控。

三是加强档案数据安全制度建设。档案部门应加强对数据安全的重视程度，以《数据安全法》为基础，建立数据安全责任制度，健全信息安全管理规范，为档案数据的安全管理范围、使用规则、分级分类和权属关系等提供依据，打造安全可靠的数据环境。

2 赋能：聚焦科技创新

2.1 加强技术赋能。《规划》要求“加快推进档案科技创新，助力档案工作转型升级”，[10]数字技术将成为支撑档案工作数字转型的关键手段。

一是数字技术。主要包括5G、云计算、物联网、大数据等信息通信技术。首先，档案部门可利用互联网托管的远程服务器网络“云”作为存储、管理和处理档案业务数据中心，在实现强大数据处理能力的同时，可有效降低档案工作数字化建设中的软硬件成本和维护成本。其次，档案部门可借助大数据技术对已有档案数据进行数据规范、清洗和整合，构建大数据分析模型，并以图表、可视图、趋势分析等形式进行直观展现与动态跟踪，提供数据支撑。最后，档案部门可借助区块链可信、不可篡改、可追溯的技术特点，将区块链技术与档案管理中的收集、整理、提供利用等业务环节紧密结合，为国家机关、社会组织和个人提供安全、便捷、高效的“一站式”服务。

二是管理决策技术。其主要指数字档案管理信息系统，通常以档案管理大数据平台的形式存在，发挥支撑档案管理决策的功能，主要聚焦于数据挖掘与价值转化，形成实现分析、描述、指导、预测、开发等功能，一定程度上实现智能化自动决策。如档案部门可通过数据分析技术进行用户市场预测，提供高效的决策支持，同时构建用户画像和用户关系图，实现精准服务。此外，以智慧化的服务增强用户体验，提高用户服务业务数字化和线上化水平，改善服务质量，提升用戶的参与度和满意度。

2.2 积极推进档案信息化建设。按照业务数字化、数据化的要求，档案部门需通过流程重构、技术融合和平台整合等手段推动档案信息化建设，从而实现业务工作全流程数字化。根据《规划》中提到“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”[11]的要求，主要可从以下三方面进行：

一是加快数字档案馆（室）建设。一方面，针对已建成数字档案馆（室）的单位，可进一步推动其优化升级。其一，落实数字技术赋能。在拥有海量数据的基础上，档案部门可通过构建知识图谱、用户画像等形式实现档案服务知识化，通过与人工智能、机器学习等数字技术协作优化用户体验，提升服务智能化。其二，以智慧档案馆建设为方向，实现档案馆的智慧化运行。可通过加强档案大数据、物联网、云计算、人工智能、区块链等技术在档案管理中的应用，使档案馆的服务更加便捷、灵活，实现智慧化的档案馆服务模式。另一方面，未建成数字档案馆（室）的单位应加快建设进度。其一，各档案部门应建设权威、准确、及时的数据资源基础，以数据赋能各业务为核心，打破部门间的数据壁垒，推进档案资源数字转型。其二，通过技术赋能有助于完善档案场馆、计算机设备、存储设备等数字基础设施建设，加快建成数字档案馆（室）。

二是积极推进电子档案管理信息系统建设。一方面，构建系统平台。电子档案管理系统功能应覆盖档案整个业务流程、信息服务网站和系统维护等，实现档案工作相关的业务信息系统与电子档案管理系统相衔接，并采用离线数据转换功能将旧系统中的数据自动转换到新的档案管理系统中。另一方面，建设馆室一体化档案管理系统。档案部门可在线上开展电子档案接收、利用和监督指导等业务，实现全区数字档案的网络化、集成化管理。并对各类数字信息资源进行有效整合和管理，其不仅包括文件材料，还包括图片、视频、语音等多种媒体信息。

三是积极推进档案信息资源共享服务平台建设。一方面，各地综合档案馆应加强本区域档案信息资源共享服务平台建设。通过搭建统一的数字档案系统与其他系统进行对接，在确保数据安全的条件下，为本区域内不同目的的数据使用者提供数据查询权限，搭建“一站式”检索平台，使利用者能快速、有效地获取相关信息，缩短业务流程周期，提高档案利用效率。另一方面，加大跨区域档案信息资源共享平台建设力度。其一，国家主管部门需进行科学规划，建立统一的档案信息资源共享平台标准体系，建立健全档案管理和监督制度，成立专门的信息化建设机构，为推行跨区域档案信息资源共享平台建设提供制度保障。其二，充分依托技术手段，扩大平台的兼容性和可扩展性，促进档案信息资源共享规模和质量同步提升，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享和利用。

3 助力：发展平台生态

3.1 打造全覆盖平台提供数字服务。一是加大统筹协调力度。建立全覆盖平台的首要目的在于打破各单位、各部门之间的“信息孤岛”，减少数据在不同部门之间的重复录入，实现跨业务、跨部门、跨层级实时在线高效协同。一方面，政府部门应建立党委统一领导下的以档案主管部门为协调中心、信息部门和业务部门为主要成员的档案数字平台组织机构，使三者进行充分沟通与深入研究，争取全方位打通各平台堵点，加强各部门间的统筹和配合。另一方面，档案主管部门应高度重视档案数字统一平台的运行、迭代升级、维修等问题，根据工作流程、业务场景，不断开发新应用，提升平台功能与业务需求匹配度，集中人力物力财力快速推进档案数字平台建设。

二是打造全业务平台建设。第一，对内基于档案工作的实际情况，依托数字化、智能化技术手段建立综合管控平台，打造数据资源管控中心、应用平台管控中心、技术处理管控中心等多功能统一平台。一方面，针对归档数据量庞大的特点，梳理出应用频次多使用程度高的数据，编制数据目录，打通数据共享通道，强化数据深度应用;另一方面，围绕全局整体态势，梳理、开发档案部门和业务部门的数据典型应用，通过系统开展档案业务监督指导、交流培训、考核评价等，加强数据的便捷服务，实现全流程线上化处理。第二，对外基于用户导向建立用户服务平台。一方面，针对线上查阅、参考咨询等方面需求，应向用户提供一站式利用服务，提高用户体验度和满足度。另一方面，基于用户行为习惯，应建立快速响应、限时办结的平台迭代升级机制，增强各方参与感、获得感和依赖度，并通过图表展示、动画情境展示等多种形式进行数据挖掘分析和增值服务，更好地提升用户体验。

三是整体配套改革同时进行。首先，档案主管部门应推出一系列鼓励技术创新、激发建设能动性的政策措施，并健全平台支撑标准、技术应用标准、系统应用集成标准等相关规范，以推动平台建设顺利进行。其次，档案机构应及时调整与数字转型相适应的组织架构、职能岗位、工作流程，以推动平台顺畅运行。最后，治理管控中心应加强数字平台治理力度，加大对档案数字平台的监管和治理，构建相应的安全防护保护体系，确保平台平稳运转。

3.2 营造数字生态治理新环境。一是建立能够满足整个档案工作上下链紧密结合的数字生态。一方面，以档案业务数字转型为核心，把数字化跨场景应用作为优化档案数字生态的主抓手，从宏观上构建健康、有序、可持续的档案事业数字发展生态。另一方面，以各类平台系统为线上枢纽、以档案部门为线下枢纽，畅通各要素资源在全社会各行业、各部门、各单位、个人等之间的双向循环，从微观上构建互联互通、规范有序、开放包容的档案要素资源生态，打造全流程渗透、全业务协同的产业链生态圈。

二是充分挖掘数字资源要素以提升数据治理效能。一方面，加快完善档案数据治理配套机制。档案主管部门应不断优化档案数据系统，统筹档案数据开发利用、隐私保护和公共安全，使档案数据平台畅通流转，将数据在各组织、各部门之间进行共享，并作为生产要素进行流通。另一方面，深度开发档案数字资源。档案部门应运用关联数据、人工智能及可视化等技术对档案资源内容进行深层加工、组织、开发和利用，充分挖掘数据要素价值，營造安全健康的数字生态。

三是构建数字生态规则体系以健全生态运营规则。一方面，档案主管部门应构建与数字平台特征相适应的政策法规体系，促进档案事业有序发展。坚持鼓励技术创新与业务流程相互赋能，完善电子档案归档制度、大数据、人工智能等新技术新应用的制度规则，确保平台公平竞争，有序发展。另一方面，应坚持以为人民服务为中心的指导思想，不断提高档案公共服务均等化、档案治理精准化发展，丰富数字化场景和体验，打造智慧共享、互联互通的新型数字生态。

3.3 培育数字化人才队伍。人才是实施数字转型的主导力量，可为数字化转型战略实施提供强有力的智力支撑。一是塑造优秀的组织结构。第一，构建积极向上的组织文化。应对原有的组织文化理念进行革新，创造良好的组织氛围，建立起开放性的新环境。一方面，应培养变革与创新文化。档案部门应要求档案工作人员具有拥抱变化、持续变革的文化特征，最大限度地共享文化，构建起和谐融洽、积极创新的良好组织文化环境。另一方面应培养数字文化。档案工作人员应积极响应数字化，通过数据决策、管理和创新工作模式，形成数字化思维。第二，改变传统的组织结构。档案管理中的组织结构对于提高档案工作效率起到积极的辅助作用。在数字信息化发展环境背景下，可以将科技人员、业务人员和档案工作人员组成跨职能小组，调整传统的组织结构，使其在协作中相互学习，相互理解，以此减少工作流程，强化工作效率。

二是强化数字课程开发。第一，以“互联网+”为载体，建设数字课程资源平台。以互联网为平台，将各類优质课程资源进行优化整合，线上线下课堂有机结合，实现对精品课程的开发。此外，在编写纸质教材时可采用一体化编写模式，即在编写纸质教材时增加课程资源的二维码，并给出数字资源的分类标识，让学习者通过手机扫码获取相应的数字课程。第二，创新数字课程开发方式。一方面，积极推进校企合作开发课程。高校可通过与企业、研究所等相结合的方式，将理论知识与实践工作相衔接，将企业资源作为课程开发的素材，展现数字课程的实践性、多元性等特点;另一方面，鼓励学习者参与数字化课程资源建设，通过Social Bookmark（网络书签）、Podcasts 等技术和服务帮助学习者更好地利用课程，并将自己收集、制作的学习视频发布到平台上与其他学习者进行分享。

三是重视打造T型人才。“T型人才”是一种根据知识结构特点划分出的新型人才类型，“一”表示具有广博的知识面，“丨”表示具有深入的专业知识和技能，即一专多能的复合型人才。一方面，制定准确的专业培养标准。档案部门应明确档案学的知识结构除专业理论知识外，还包括计算机、文献学和经济学等多学科知识，在进行人才培养时应重视跨学科的专业培养标准，同时，高校在进行课程设计时也应增加相应课程，拓宽档案人才知识面。另一方面，在培养时应注意度的把握。既要保证专业基础课程的教学效果，也要明确档案工作数字转型过程中对科技创新能力的具体要求，对相关技术课程进行划分，使档案工作人员明确哪些知识是需要深入掌握的，哪些技术只需理解。

参考文献：

[1]中共中央办公厅，国务院办公厅.《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》[EB＼OL].[2021-11-20].http：//www.gov.cn/xinwen/2021-03/13/content_5592681.htm.

[2][4][5][6][7][9][10][11]中共中央办公厅，国务院办公厅.“十四五”全国档案事业发展规划.[EB＼OL].[2021-11-20].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml？from=singlemessage&ivk_sa=1024320u.

[3]全国人大常委会.中华人民共和国档案法[EB/OL].[2021-12-09].http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/202006/14a5f4f6452a420a97ccf2d3217f6292.shtml.

[8]张洋.数据转型背景下的档案业务过程数字化策略研究[J].山西档案，2020（02）：131-137.