电子文件归档与电子档案移交进馆规范路径

詹逸珂 陈阳

摘要：数字环境下的档案工作面临深刻变革，电子文件归档与电子档案移交进馆的规范路径亟待确立。该文基于相关实践和理论背景，从全程观出发探讨电子文件归档和电子档案移交进馆流程设计与技术模式。具体而言，流程设计包含电子文件归档规范流程和电子档案移交进馆规范流程；技术模式包含离线对接模式、系统间在线对接模式、在线与离线对接相结合模式和基于云环境的对接模式，其中基于云环境的对接模式是未来归档和移交进馆工作的发展趋向。电子文件归档与电子档案移交进馆规范路径的确立和完善有助于提升业务效能，推动档案工作的科学化。

关键词：电子文件归档 电子档案移交进馆 规范路径 流程设计 技术模式

Abstract： The archival work of government agen？ cies in the digital environment is facing profound changes， and the standardized route of electronic re？ cords filing and transfer to archives urgently needs to be established. The article reviews the practice back？ ground and the current theoretical research progress， discusses procedure design and technical modes for electronic records filing and transfer to archives from the view of whole process. Specifically， the proce？ dure design includes the standardized process of electronic records filing and transfer to archives； the technical modes include offline docking mode， intersystem online docking mode， online and offline dock？ ing combined mode and cloud-based docking mode， among which cloud-based docking mode is the fu？ ture development trend for electronic records filing and transfer to archives. The construction and en？ hancement of standardized route for electronic re？ cords filing and transfer to archives can improve the business efficiency and promote the normalization of archives management work.

Keywords： Electronic records filing； Electronic re？ cords transfer to archives； Standardized route； Proce？ dure design； Technical mode

在實践和政策推动下，我国电子文件和电子档案管理呈现从双轨制向单轨制过渡的整体趋势。档案资源规范收集作为档案工作的核心内容之一，是实现档案有序保管和高效利用的前提，但在数字环境下，大量异构电子文件和非结构化数据给档案收集带来巨大挑战。电子文件和电子档案管理正面临海量数据难以归集、相关主管部门博弈艰难等现实课题[1]，而信息与载体的可分离性和非线性管理流程使文件归档和档案移交与纸质环境相比更加复杂，对标准化、规范性的要求更为迫切。

在电子文件归档和电子档案移交方面，学界在理论联系实际的基础上对相关问题进行了广泛研究，理论体系不断完善，成果趋于丰富。就电子文件归档而言，相关研究涉及电子文件归档存在的问题、电子文件归档管理制度、电子文件归档安全保障与责任划分、归档电子文件保管方式和电子文件归档实现技术等；就电子档案移交进馆而言，相关研究涉及电子档案移交技术规范、电子档案移交系统建设、电子档案移交流程和电子档案移交制度等。然而就电子文件归档与电子档案移交的全过程和关键环节来看，仍然缺乏着眼全局的研究成果。解决这一问题需以全程观为导向，立足保障电子文件与电子档案收得进、收得全、保得住这一出发点，从流程设计和技术模式两方面出发，对电子文件归档与电子档案移交进馆规范路径进行探讨。

一、电子文件归档和电子档案移交进馆流程设计

（一）电子文件归档流程

有学者指出，“具有查考和使用价值同时还被视为档案进行保管的电子文件被称为归档电子文件，需要在一个‘分隔的逻辑或物理空间储存，以免出现被非法改动、文件丢失或结构破坏等事件”[2]。广义而言，电子文件归档涵盖了电子文件形成、收集、鉴定和向档案馆移交等的完整过程；狭义而言，电子文件归档是分辨出应归档电子文件，在科学鉴定的基础上确定保管期限，将其从硬盘存储或互联网存储中复制到存储载体上，进而离线存储于档案部门或通过网络将电子文件登记、转存至档案部门控制的计算机系统中，以便实施永久或长期保存。[3]其中，预归档模块和归档接口是“大入口”中的“小入口”，是电子文件归档的重要环节。完善的预归档模块和接口设计对于优化电子文件归档流程具有关键意义。

二、电子文件归档和电子档案移交进馆技术模式

（一）离线对接模式

这种模式将需要归档的电子文件和需要移交进馆的电子档案输出到特定介质上传递给后端，并从业务系统和档案管理系统中导出动态管理数据，集中起来存储到脱机存储介质上之后统一交给后端档案部门。这要求前端在规定的时间内将管理对象统一导出到脱机载体上呈交送达，而无法实现实时的归档与移交。从表面来看，离线对接似乎是较为安全可靠的模式，这也是信息化进程早期我国电子文件归档和电子档案移交进馆的相关标准规范中提倡以离线为主、在线为辅的主要原因。但事实上，用于机构内办公的OA系统部署在内网上，且机构内网与机构外网须实现物理隔离，因此非涉密文件和数据在系统内在线传送的可靠性、安全性是可以充分保障的。离线方式耗费的人力物力较在线方式更大，随着在线对接模式的完善，事实上离线对接模式已被证明是缺乏效率的模式，难以广泛应用。

（二）系统间在线对接模式

在线归档和移交是指通过网络直接将需要归档或移交的电子文件、电子档案及相关数据传输到后端档案部门指定的服务器中，不再受到时间和空间限制，因此在线方式能够实现管理对象的实时对接。这种模式一般对应两种情况：一是基于传统文件和档案管理流程的方式，管理对象的传递可分为三个阶段并完成两次交接，即首先由OA系统在线归档至机构内档案管理系统，再由机构内档案管理系统在线移交至数字档案馆；二是基于数据中心区域集中的方式，即将某一区域内不同机构和单位的OA系统所形成的电子文件和数据，通过档案管理系统在线集中到数据中心进行过渡性管理，再由数据中心转移至数字档案馆。这种模式要实现前后两部分管理系统的合理搭桥，并需要妥善设计和部署相关接口，以满足前端的呈交、传输需求和后端的接收、转移需求。

（三）在线与离线对接相结合模式

这种模式分为两种情况，包括在线归档离线移交和离线归档在线移交。在线与离线方式的结合一般有两种表现：一是相关机构的管理系统处于迭代和转型期，在系统性能方面暂时无法全面实现在线对接；二是“原则—例外”情况，即除少数情况下实行文件、数据的离线对接外，均实行在线对接。前者最终要过渡到全面在线对接或基于云环境的归档和移交模式，而对于后者而言，通过网络将需要归档移交的常规电子文件、档案及相关数据传输到后端档案部门的服务器上，而离线对接作为在线对接的一种辅助手段存在。因为离线归档和移交可以解决部分涉密和特殊格式对象的传输问题，虽然不同密级的网络被物理隔离，但某些密级较高的电子文件和档案在密级较低的系统中传输，离线对接仍是客观上相对保险的方式。在这种情形下，离线方式的运用范围受到严格限制。

（四）基于云环境的对接模式

在云环境下，电子文件和档案可实现一体化管理，即将在业务活动中形成、收集与整合的各类电子文件和档案纳入宏观管理框架，在全业务流程中依托云计算实现跨机构电子文件和档案的集成共享，实现以各类电子文件和档案为中心的协同服务。随着机构业务系统的“云化”，大量文件和动态数据在云端生成、存储，出于降低部署成本和提高管理效率的考虑，越来越多的电子档案管理系统和数字档案馆也迁入云端，云平台逐渐成为电子文件和电子档案管理的重要技术环境。它由国家或省级有关部门负责整合现有设施，可在保障业务连续性的同时提高工作效率，解决存储空间不足的问题。[8]基于云环境的归档和移交不再需要系统的前后衔接，而是通过构筑跨机构、跨部门的档案云内嵌于政务云中或与之实现互联，在一定程度上模糊前端和后端的固有定位，进一步实现流程对接的自动化和实时性。

传统的电子文件和电子档案管理重视批处理操作，即将前端管理系统中的对象经鉴定后定期存入后端，其获取、登记、处置和追踪均以离线批量方式进行。然而，这种方式无法适用于对文件和档案利用具有很高要求的大数据场景。在不断变化的数字环境中，离线对接方式不仅不能及时满足前端部门对档案资源的利用需求，还会提高损害电子文件真实性、完整性、可读性的风险。在线对接方式促进了流程的动态化，使对文件版本的判断和回溯、对元数据项的调整、对内容完整性的鉴别和对数据关联关系的管理均可以实时完成。[9]但它连接的两端在多数情况下是异构的系统模块，理论上仍可能存在系统兼容性不够、归档和移交接口设计不理想、流程执行不顺畅等问题。云环境下政务云与档案云的对接可以破除静态、线性模式的局限性，在更大范围内实现流程再造与优化。数据管理技术的变革与发展为拓展和深化基于云环境的归档移交工作提供了必要条件，使之有望在根本上保障文件和档案管理的数字连续性，成为未来档案工作发展的应然方向。目前，许多实践部门尚不认可政务云和档案云的安全性，并将其归因于云服务商的不可靠。但研究表明，这种担忧多是来自对云平台和云技术的盲目抗拒和不了解，是认知偏差造成的结果。因此，云环境中档案管理的“不安全”因素较多地来源于实践部门自身，即档案部门尚未做好基础工作和上云的准备。[10]在此背景下，档案工作者需要认清社会和行业发展趋势，在保障安全的前提下，积极有序运用云平台及相关基础设施，推动文件与档案管理的数字转型。

三、结语

随着数字技术的发展和管理手段的完善，实现文件、数据单套归档移交和全程单轨管理已成为必然趋势。电子文件归档和电子档案移交科学化模式的探索是这种趋势演进的直接体现，它可从根本上提升数字环境下档案实体与信息的安全性，还可为电子文件和电子档案在妥善存储的基础上建立深度的数据关联提供助力。整体来看，一方面，数字技术的发展可以增强电子文件归档和电子档案移交进馆过程的规范性，减少人为因素的影响；另一方面，由于电子文件、电子档案及相关数据的系统依赖性及其本身的易变性较强，归档和移交进馆工作的对象和具体诉求趋于多元化。在归档和移交进馆过程中，前端和后端部门需要遵循规范流程，协同确保电子文件、电子档案与相关数据的真实性、完整性和有效性，并逐步由在线和离线对接模式过渡到基于云环境的对接模式，将管理对象及时完整地转移至后端档案部门，确保归档和移交进馆工作的顺畅进行，以及实体和数据对象质量合规。只有实现电子档案资源收得进、收得全，才能为其他档案工作环节的有效开展提供坚实保障。[11]面向未来，学界和实践部门需加强电子文件归档与电子档案移交进馆基础框架及实现方式的研究，完善技术和管理策略，明晰云環境下电子文件归档和电子档案移交进馆各环节中业务部门、档案室与档案馆的责任机制，以归档和移交进馆的科学化、规范化促进档案管理职能的整体优化。这对于推动数字时代档案工作的创新发展具有积极意义。

*本文系国家社会科学基金青年项目“电子文件归档的中国特色研究”（项目编号：21CTQ042）的阶段性成果。

注释及参考文献：

[1]刘越男.数据管理大潮下电子文件管理的挑战与对策[J].北京档案，2021（6）：4-9.

[2]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2017：125-129.

[3]金波，丁华东.电子文件管理学[M].上海：上海大学出版社，2015：149-158.

[4]李青.电子文件归档流程设计方法和策略[J].中国档案，2017（4）：67-69.

[5]詹逸珂，陈析宇.合理实践“前端控制”：数字政府建设背景下档案管理职能的延伸[J].浙江档案， 2021（8）：17-19.

[6]刘永祥，周荣，苏琴.高校OA数据与档案信息系统接口研究[J].兰台世界，2017（18）：47-49.

[7]何思源.数字文件移交接收流程优化策略研究：基于美、英、加的政策分析[J].档案学研究，2019（6）：130-136.

[8]毕建新.政务云环境下电子文件一体化管理模型研究[D].南京：南京大学，2016：34-37.

[9]朝乐门，曲涵晴.电子文件管理系统：从数字连续性到数据连续性[J].档案学通讯，2019（3）：20-25.

[10]何思源，刘越男.档案上云安全吗？政务云环境中的档案安全风险分析[J].档案学研究，2021（3）：97-105.

[11]陈永生，杨茜茜，王沐晖，等.基于互联网政务服务平台的文件归档与管理：整体观[J].档案学研究，2018（6）：4-11.

作者单位：中山大学信息管理学院