关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨

张晶晶

关键词：事业单位;档案管理;建设与发展;策略探讨

在事业单位的档案管理工作中，升级档案管理的工作效率，使档案管理信息化，是一项非常关键且具有重大意义的专项任务。现代化的事业单位积极推进档案管理信息化的工作进程，对信息化工作有正确认识，不仅有效提升了事业单位的工作效率，而且对于提升工作人员的积极性也具有重大意义，更是为事业单位创新工作管理模式的树立了先锋模范。

1.传统的档案管理模式的不足之处

1.1对于档案管理信息化的认识存在不足

我们国家在事业单位工作的档案管理人员对于各类档案的信息化管理的理解与认识比较片面，依旧传统且固执的认为在档案管理工作中没有出现大问题、大失误等落后思想普遍存在于没有接受最新知识、落后于时代步伐的事业单位档案管理人员中。信息化时代的到来要求要求各行各业都必须普及信息化，才能保持自身不落后且得到长远发展。所以，制定一份适合信息化发展的档案管理制度也势不可挡，使档案管理工作更灵活也更有活力。

1.2档案管理人员未曾进行过系统的学习培训

在网络发达的今天，原先没有进行过系统业务学习的档案管理人员对于网络化时代的工作已然有些吃力，没有跟随时代潮流共同进步。而像这样管理人员知识与技能的落后是当前事业单位存在的普遍现象，对于系统知识和技能的学习不成系统，在没有成熟的培训制度的情况下，管理人员对待专业知识学习的态度也不够端正，这也就使大部分的事业单位陷进无掌握专业知识和信息化人才的困境。

2.事业单位档案管理信息化的优势

2.1延长档案的储存时间

在事业单位的档案管理工作中，时间久远的纸质档案资料时常会有发黄迹象，经过多次翻阅会导致档案的损毁和遗失问题，由此引出许多问题。那么在档案管理工作中如何如何快速处理数量庞大类属杂乱的的档案并且延长时间久远的档案的存储和使用时间，是事业单位档案管理工作亟待解决的问题。首先，建立信息化的档案管理制度，信息化档案管理增加了电子档案作为辅助，整理、划分类型、查收和发出以及档案查找等工作不再成为困难，同时保证了档案信息的清晰和完整。其次，在网络的发达技术条件下，档案管理的花费和资金投入都在不断地降低，并且也不需要特意留出物理储存空间。最后，信息化的档案管理方式使得档案在存放过程中出现意外的情况大大降低，使得档案可以得到更长远的保存。

2.2提高档案的管理效率

档案管理的最终是为了使档案管理的工作水平提升。在信息化的管理背景下，档案管理制度标准化，从信息收集，到最后的工作，全部采用程序化流程，从而提高了档案的查阅与调取速度，档案资料可以运用计算机进行快速查找，并且提供了强大的数据统计功能，实现了有网络、有电脑则可以保证工作的顺利进行，在极大程度上提高了档案工作的效率。

2.3提高档案安全保密性

因为原先落后的档案管理工作的局限性，在档案查询时只能由人工翻阅，但由于工作人员缺少培训学习，工作人员又对许多单位的档案进行管理，在工作中很可能会造成信息泄露和丢失。所以使用信息化管理不僅可以有效提升工作效率，还可以有效阻止信息外泄，在信息安全方面得到大幅提升。

3.有效管理信息化建设与发展的方法

3.1提高管理人员专业素质。

各级事业单位应当定期对档案管理人员进行专业学习的培训，力求大幅度提升档案管理工作人员的信息化水平。重视档案管理人员的专业能力的培养，加强人员的思想培训，使得工作人员能够意识到信息化管理的势在必行，并且通过考试来考察工作人员是否已经掌握必备知识，从而提高工作人员的整体专业素质。

3.2完善必要的硬件设施设备

完善必要的硬件设施就应当配备必要的基础性硬件设施，如计算机、扫描仪等仪器，并且选择较高配置的计算机系统和互联网通讯设备，引进先进的档案管理信息系统，使得档案的管理内容更加丰富多样。保证设备具有发展空间，不会造成设备短时间落后的情况，这样既节约花费，又满足了未来信息化的建设与发展。应当保证信息设备的安全性，使用不易导致数据丢失的设备，提高安全意识。

3.3合理制定信息化管理制度

档案管理的信息化建设是一项长期攻坚战，既需要制订统一科学的规划，又需要领导者转变固有管理理念，从而全面提升档案管理水平。完成好事业单位档案管理信息化制度的顶层设计，有利于使得各级领导、工作人员的职责明确，合力完成事业单位档案管理工作的信息化。只有积极的推进制度落实，促使管理方案不断完善，才能真正高效发挥档案管理制度信息化应有的作用。

四.结束语

实现档案管理信息化，充分发挥事业单位档案管理的价值，采用科学的管理办法，使用先进的管理方式推进自身的发展，推动事业单位档案管理的全面发展，从而更好的服务于广大群众。

参考文献：

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[3] 王新敏. 浅析事业单位档案管理信息化[J]. 科技创业家， 2013， （7）.

[4] 胡晓光. 新时期事业单位档案管理的现状及对策研究[J]. 黑龙江档案， 2014， （6）.