新时期人事档案管理信息化建设思考

【摘要】目的：探讨新时期医院人事档案管理工作中开展信息化管理的有效性。方法：对本辖区某医院从2020年7月至2020年12月进行人事档案信息化管理，2020年1月至2020年6月采取常规管理，对比信息化管理建设前后该医院的人事档案管理效果。结果：信息化管理建设实施后，该医院人事档案管理人员业务综合素质评分为（88.63±4.25）分，明显优于管理前的（72.65±4.12）分，P<0.05;信息化管理后，该医院档案管理不良事件发生率为1.56%，低于管理前的7.81%，P<0.05。结论：新时期医院人事档案工作中开展信息化管理建设能够提高医院整体医疗管理服务水平，同时有助于改善人事档案管理人员综合素质及业务水平，减少档案管理不良事件，应用效果良好。

【关键词】人事档案管理;信息化建设;管理效果

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】2026-5328（2022）02--02

前言

随着信息化技术的不断发展和进步，各行各业开始持续开展信息化改革和创新，医院各部门也不同程度地引入了信息化技术[1]。医院人事档案管理作为医院管理工作的一项重要内容，涉及到的人员数量众多，且管理工作内容十分复杂，工作难度大[2]。现阶段，还有少部分医院人事档案管理工作中仍存在管理效率偏低的问题，管理工作质量有待提高。因此，对本辖区某医院从2020年7月起实施人事档案信息化管理技术，并对比该年度内信息化管理建设实施前后的人事档案管理效果，进一步探讨信息化管理建设的作用，现将详细过程呈现如下。

1. 资料与方法

1.1一般资料

本辖区某医院从2020年7月至2020年12月对人事档案开展信息化管理，2020年1月至2020年6月对人事档案采取常规管理。信息化管理建设实施前后负责该院人事档案管理的人员为同一批工作人员，共计10人，其中男性6名，女性4名。随机抽取2020年1月至2020年6月（管理前）本院128份人事档案进行研究，其中男性68人，女性60人;年龄24岁至55岁，平均年龄（35.65±5.02）岁;职务类型：医生45人，护理人员50人，其他卫生人员33人。另外，随机抽取2020年7月至2020年12月（管理后）该院128份人事档案进行研究，其中男性70人，女性58人;年龄23岁至55岁，平均年龄（34.80±4.98）岁;职务类型：医生42人，护理人员52人，其他卫生人员34人。两组档案信息资料对比无统计学意义，P>0.05。

1.2方法

信息化管理前，对医院人事档案采用常规管理方式，主要通过纸质管理的方式对医院人事档案进行保存、借阅。由医院人事档案管理人员负责针对医院员工个人信息资料（花名册）、非在编人员劳动合同、工资及其他薪酬相关资料、招聘表格、员工个人行评以及医德考核等相关文件和资料进行收集和整理，做好归档工作，并将纸质档案存放于人事科档案室，根据相关管理规定进行保管和使用。

信息化管理后，对人员人事档案开展信息化管理建设，具体做法为：①加强培训：医院应提高对人事档案信息化管理建设的重视度，投入足够的资金购买相关信息化设备，并争取引进高素质的专业信息化管理人才。定期组织医院档案管理工作人员参加信息化档案管理专业培训，详细介绍档案信息化管理的目的、方法、操作流程、优势等内容，增进其对相关内容和知识的了解，帮助其树立起良好的信息化管理意识，提高其学习主动性和积极性。在培训过程中，重点加强对工作人员信息化设备操作技能的培训，提高设备操作技能，促进其档案信息化管理业务水平的提升。完成培训工作后对工作人员的信息化档案管理理论知识水平及实践操作技能水平实施考核，确保工作人员通过考核后方能上岗，若未能符合考核标准，应重新加强培训，直到考核通过方能上岗。②完善制度：医院开展信息化人事档案管理时，应充分发挥计算机技术在数据处理方面的优势，对档案管理过程中存在的问题进行具体分析，并根据医院发展实际情况制定相应的管理改进计划，完善相关管理制度。进一步加强基础设施建设，并制定相应的信息化管理制度，帮助医院人事档案管理逐步从人工化阶段顺利过渡至信息化管理阶段。完善人事档案管理人员激励制度，将信息化档案管理工作与员工绩效考核挂钩，对于信息化管理工作表现突出者给予相应奖励，而对于表现不佳的人员应及时指出并合理进行惩罚，发挥良好的人员激励作用，提高人事檔案信息化管理工作质量。此外，不断完善医院信息数据库，在数据库中分设人事档案资料录入、资料归档、资料分类、绩效考核、人员培训、薪资审批以及职称晋升等多个人事管理子系统，方便针对医院人事档案实施整理和分类。具体分析不同科室的业务范围，对其数据库访问及管理权限进行科学设置，注意做好档案资料保密工作。③管理创新：针对医院人事档案信息化管理中的人事档案数据输入功能进行进一步优化，尽可能提高数据存储的安全性，减少隐患。不断创新医院人事档案信息化管理模式，采用网络云存储的方式对相关档案信息进行存储，进一步提高档案信息资料管理的安全性，尽可能避免档案丢失或被窃取的现象，减少篡改档案信息的事件发生。

1.3观察指标

①业务综合素质评分：针对信息化管理前后档案管理人员的工作态度、信息化管理技能等实施评估，以100分为满分，评分越高意味着员工业务能力越强。②管理有效性：对信息化管理前后医院人事档案丢失及管理错误的事件进行统计，对比其档案管理不良事件发生情况，不良事件发生率为档案丢失率和管理错误率的和，不良事件发生率越低，表示管理有效性越高。

1.4统计学分析

采用SPSS23.0数据软件包对信息化管理前后本院相关数据资料开展统计学分析和处理，计数、计量资料分别通过n（%）、（x±s）表示，并分别采用X2检验和T检验，以P<0.05为数据对比差异有统计学意义。

2. 结果

2.1信息化管理前后人员业务综合素质评分

信息化管理建设实施后，该院人事档案管理人员业务综合素质评分优于管理前，P<0.05，如表1。

2.2信息化管理前后的档案管理不良事件发生率

信息化管理后，该院档案管理不良事件发生率低于管理前，P<0.05，具体见表2。

3. 讨论

医院人事档案管理是医院管理工作的重要内容，随着医院医务工作人员人数不断增加，人事档案管理面临的工作压力也越来越大，工作难度逐步增加[3]。过去，医院多采用的是传统的纸质人事档案管理方式，虽然这种管理方式具有较好的原始性、包容性以及不可复制性，但是也存在易损坏、共享性差、归档困难、保存难度大等缺陷，不利于提高档案管理工作的效率和质量[4]。现阶段，医院人事档案管理工作中仍存在以下问题：①重视度不足。目前，医院领导对于人事档案管理工作的重视度仍待提高，部分领导将注意力更多的放在医疗设备以及医疗环境等方面，对于人事档案信息化管理的关注度较低。由于医院接诊患者人数众多，相当一部分工作人员被优先安排到其他部门工作，人事档案管理工作人员不足，且部分人员未接受过专业、系统化的培训，信息化管理专业水平偏低，档案管理工作相对较随意，阻碍了新时期医院人事档案管理工作质量的提升。②制度待完善。医院在招聘人事档案管理工作人员时，未能对其专业素质、综合素质等进行科学评估，人员招聘录用制度存在缺陷，导致人事档案人员在专业素质及专业技能水平等仍偏低，难以完全满足人事档案信息化管理工作的需求[5]。医院对于人事档案信息缺乏完善的管理制度，未能针对档案信息缺失、归档不及时等问题制定相应的解决办法和管理制度，导致档案管理不良事件仍时有发生。同时，对于医院人事档案管理缺乏完善的人员激励制度，不利于激发员工的工作主动性和积极性。③创新性不足。目前，医院人事档案信息化管理中仍存在创新性不足的问题，管理人员缺乏良好的计算机水平，信息化管理专业技能待提升，管理中仍会出现分类错误或保存错误等问题。此外，人事档案信息存储中由于存储方式的不足，出现档案丢失或被窃取的现象，不利于提高人事档案信息的安全性。

近年来，信息化技术持续发展和进步，传统的纸质档案管理已经难以满足医院在档案管理工作方面的需求，信息化管理开始被引入到档案管理工作中，并发挥十分重要的作用。大量研究证实，通过信息化管理医院人事档案，能够提高医院档案管理工作效率和质量，并减少人员消耗，有利于降低管理工作成本[6-7]。本次研究发现，信息化管理建设实施后，医院人事档案管理人员业务综合素质评分为（88.63±4.25）分，明显优于管理前的（72.65±4.12）分，P<0.05;信息化管理后，医院档案管理不良事件发生率为1.56%，低于管理前的7.81%，P<0.05。这说明，在医院档案管理中实施信息化管理建设，能够促进档案管理人员综合素质的提高，有利于提升医院整体管理质量，并减少档案管理不良事件，提高管理有效性。究其原因，主要是因为，信息化管理要求针对各个工作环节进行细分，对具体工作任务进行明确，并设定清晰的档案管理目标，通过各种先进的数字化管理方法和信息管理技术，能够确保档案资料的安全性，避免出现档案缺失，同时可提高档案资料管理效率，实现资源共享[8]。通过科学的信息化管理培训，能够帮助档案管理人员树立良好的信息化管理理念，并增进其对人事档案信息化管理工作的认识，使其熟练掌握各种信息化管理操作方法和技巧，提升员工业务综合素质水平。通过不断完善医院人事档案信息化管理制度，创新相关信息化管理方法和模式，能够帮助医院人事档案管理工作逐步从传统的纸质管理顺利过渡到信息化管理，并实现管理的标准化以及流程化，让工作人员更加清晰地了解档案管理收集、整理、归档及使用等各个工作环节，明确自己的工作职责，从而提高档案管理工作的质量。

结语

总而言之，当下仍有部分医院人事档案管理工作中仍存在重视度不足、制度不完善以及创新性不足等问题。信息化管理建设要求提高对医院人事档案管理的重视度，加强人员培训，不断完善相关管理制度，并对信息化管理方法及模式进行创新，能够促进医院人事档案管理人员综合素质及业务水平的提高，减少档案管理不良事件，有利于提升医院整体管理工作质量，应用效果良好。

参考文献：

[1]贺露露.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].兰台内外，2020（17）：16-18.

[2]武哲.新时期医院档案管理信息化建设途径探讨[J].办公室业务，2020（03）：66-67.

[3]刘英霞.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2019（05）：48.

[4]胡兰.数字信息化在医院人事档案管理中的应用分析[J].办公室业务，2019（18）：171.

[5]董媛媛.医院人事档案管理中数字信息化的应用[J].办公室业务，2019（14）：84.

[6]姚瑶，张秀玲，吴倩.数字信息化在医院人事档案管理中应用研究[J].全科口腔医学电子杂志，2019，6（21）：157+159.

[7]来斌.数字信息化在医院人事档案管理中应用分析[J].智库时代，2019（17）：207-208.

[8]陳慧.数字信息化在医院人事档案管理中应用分析[J].中国卫生标准管理，2019，10（03）：1-2.

作者简介：  周丽萍（1980.10），女，汉族，广西蒙山，主管护师，本科， 研究方向：卫生管理