人工智能技术在人事档案管理中的应用

2022-05-13 05:24刘静
文化产业 2022年12期
关键词:智能化管理工作单位

刘静

大数据时代的到来,意味着人工智能技术在社会各个领域内的应用更加深入。人事档案管理是单位日常管理中的重要组成部分,人事档案信息也是数据资源中重要的一项。若想人事档案管理智能化建设取得理想的效果,则需要对人事档案数据信息进行深入挖掘。在人工智能技术的引领之下,加快人事档案管理智能化建设步伐,从而满足单位可持续发展的内在需求。

人工智能技术在人事档案管理中的应用价值

档案信息检索更加便捷

传统以人工为主的人事档案管理模式,在检索方面具有很大的难度。单位在拓展和实践业务的过程中,会积累大量的人事档案信息,这为工作人员的档案检索与搜集工作带来了很大的挑战。检索效率不高,甚至还会出现重复且错误等问题,这给单位未来的战略统筹与发展规划造成了影响。而人工智能技术的应用可以进一步凸显智能化检索功能的特征,管理人员可以在人工智能技术的支撑下,通过智能检索快速搜集和整理出相关的人事档案资料,并对其进行分类管理。在单位进行战略规划时,工作人员也能够有针对性地检索和整理出相关资料,保证单位所规划的未来发展方向更加精准。

提高资源利用效率

单位在实际工作开展过程中,对人事档案资料的有效管理,不仅能为内部工作开展各项方针政策的实施提供有力的支持和保障,同时也能在完善制度体系的过程中,结合人事的相关档案资料,找到正确的工作开展方向以及相关的依据。除此之外,还能保证机关事业单位内部在调配人员方面具有一定的合理有效性。将人工智能技术与人事的相关档案管理工作相结合,有利于人事档案管理工作的有效开展。因此,人工智能技术与人事档案管理的结合得到了单位领导的重视。通过人工智能技术,不仅能最大程度地减少人力和物力等资源的投入力度,也能实现对现有人事档案的全方面有效管理和分析,从而最大程度地实现人事档案资料合理、有效的利用。

人工智能技术在人事档案管理中的应用要点分析

战略统筹,确定方针

在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时,单位需要遵循战略统筹的原则,深入分析新时期人事档案管理工作面对的新要求、新标准。单位要了解具体的战略法规,借鉴和引入先进的管理思想和基础理论,再结合具体的工作要求以及对未来发展方向的精准定位,科学制定方针,从而为接下来相关建设工作的有序开展提供一定的战略支撑和引导,以保证各项工作的有序进行,提高整体的建设效能和综合实践品质。在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时,需要进行全面性、系统性的市场调研工作,要充分了解目前人事档案信息方面所具有的实际需求,再结合单位所涉及的服务业务以及覆盖范围确定具体的功能要素,从而对数字化管理系统的内部结构,以及其所包含的功能模块进行优化设置,如此才能够保证所构建的系统符合现有的工作环境,以提高整体的执行性和适应性,实现人工智能技术与人事档案管理之间的深层次融合。

革新技术,搭建平台

在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时,单位需要清楚地认识到新时期背景下的智能化、数字化革新趋势,积极运用人工智能技术,分析其所具有的功能和适用范围,通过有效的规划,科学设置现代化管理平台,确定其具体的功能优势以及服务范围;再结合人事档案管理工作的职能要求进行合理布局,确定相关的工作流程,设置具体的管理标准。这样才能够保证以人工智能技术为基础的信息化系统在实操的过程中更加规范,且符合单位的实际要求。同时,还需要利用互联网具有的信息搜集、整理和传播、共享功能,科学构建官网平台,就相关的人事档案信息进行传输与反馈,真正做到人事档案管理的公开化与透明化。在革新人工智能技术时,不仅需要针对系统建设积极引入相关技术软件,也要做好系统维护与安全防护,加强技术开发与系统完善。合理使用防火墙等软件,搭建安全防护屏障。

精准录入,智能统计

单位对档管工作领域的信息录入和统计基础要素具有较高要求,其操作的精准性影响着今后的战略统筹以及发展规划。因此,在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时,需要遵循精准录入、智能统计的原则。对具体的系统功能和实操流程进行规划设置,并根据不同类型的档案信息进行智能分类,再借助人工智能技术载体进行扫描录入。加强人事档案信息真实性、精准性的检测,做好信息汇总,依托人工智能技术手段进行综合性的统计与评估,帮助管理人员深入分析和判断单位内部存在的风险,以便及时作出干预和控制。

强化人工智能技术在人事档案管理中应用的保障措施

增强服务意识,重塑档案管理理念

单位要重视人事档案管理,并将人工智能技术应用其中,积极转变自身的思想观念,增强服务意识,重塑人事档案管理理念,进一步提高人工智能技术在单位人事档案管理中的应用效果。

一方面,单位要紧跟时代发展形势,牢牢把握住大数据时代的发展契机。从自身的管理理念方面入手,在“科学发展观”的指导之下,优化人事档案管理理念,形成数字化管理思维模式,要充分凸显人事档案管理工作的服务功能。因此,单位在对人事档案进行人工智能技术应用管理时,要对传统管理理念中不合理的因素加以剔除,要立足于当前市场发展经济现状,形成动态化管理思维模式,最大程度发挥大数据、互联网和人工智能技术的优势之处,以便进一步优化单位人事档案智能化管理模式。

另一方面,单位的人事档案智能化管理理念,要具备动态化、全面化和多元化的双重特征。对此,单位要紧跟时代发展形势,在动态化管理思维的引导下,把握大数据时代的发展契机,逐步更新完善人事档案数据库。在人事档案更新方面,利用人工智能技术,对人员的各项数据加以搜集、整理,及时更新人事档案数据库的资料信息,以便提供精准、客观的信息数据支持。此外,单位要妥善处理好智能化管理与文本化管理之间的关系,切勿对两者进行割裂处理,要充分发挥智能化管理與本体化管理各自的优势,打破文本化管理的局限。借助人工智能技术的应用,可以进一步提高单位人事档案管理水平。

提高管理实效,加强管理团队建设

单位以人事档案管理工作为核心,应用人工智能技术时,要加强管理团队建设,依托强有力的人才支持,进一步提高人事档案智能化管理的实效性,实现人工智能技术与人事档案管理的深层次融合。

第一,严格把控好单位人事档案管理岗位入口。单位要明确人事档案智能化管理的内涵,从人才招聘方面入手,对部门及岗位人员的能力条件作出明确说明,优化人才招聘程序,确保所构建的管理团队处于专业化和专职化的状态,以进一步提高单位人事档案智能化管理的水平,强化人工智能技术在人事档案管理中的应用效果。

第二,以复合型人才为主要发展方向,优化人事档案管理人员知识结构,增加档案管理人员在档案管理、智能化管理方面的知识储备。也就是说,大数据时代环境下,单位从事档案管理工作的人员可在日常工作当中,灵活有效地运用人工智能技术。依托以人工智能技术为基础的信息系统,对人事档案的相关信息进行快速处理,并且做好计算机的日常使用、管理及维护等工作。单位在对人事档案管理人員进行教育培训时,要增设智能化管理模块,应用多种方式组织开展教育培训活动,促使其朝着常态化、制度化的方向发展,进一步提高人事档案管理人员的综合能力。

第三,加强人员梯队建设。单位在人事档案数字化管理团队建设过程中,要综合考量各种因素,包括年龄结构、性别、兴趣爱好、能力特长、受教育程度等,对其进行合理安排,优化配置人力资源,确保现有的人才队伍素质符合人事档案数字化管理的客观要求,进一步提高单位人事档案智能化管理水平。

保障信息安全,建设档案数据资源库

互联网在为单位人事档案管理工作提供便捷条件的同时,其本身的开放性,也在一定程度上使得单位人事档案管理信息处于被威胁的状态。因此,单位在应用人工智能技术进行人事档案管理时,需要确保人事档案信息处于安全状态。这就需要单位加大人力、物力、财力等各方面的资源投入,着手建设档案数据资源库,以便进一步保障人事档案的信息安全。

第一,完善档案数据资源库的功能开发,加强数据库的安全性。相关人员通过档案数据资源库查阅相关信息时,均需要进行安全认证,如果涉及隐私信息,则需要获得更高一级的授权或者许可。还可借助数据库系统软件的开发制定,对其存储方式进行统一明确的说明。如此可有效降低档案数据资源库存在的风险,对提高档案数据资源库安全保障能力具有现实意义。

第二,规范相关人员操作管理行为。单位要充分发挥自身的组织管理作用,对人事档案管理人员的管理行为加以规范。从规章制度、管理细则等方面入手,逐步进行完善,注重对管理人员的安全培训,增强管理人员的安全意识。如此可将人为操作存在的风险控制在最低范围内,这对数据库风险防范与规避具有推动与促进作用。

第三,及时更新软硬件系统设备。在人工智能技术应用于人事档案管理的过程中,相关部门要针对人事档案数字化管理设立专项资金,用于数据库系统的更新与完善。从硬件设备和软件系统两个方面入手,对数据库各个环节的及时扫描与有效更新,以有效降低其本身存在的风险,这些环节包括数据扫描、数据分析、数据运用、系统维护等,从而使得单位人事档案数据资源库的安全性能在原有基础上得以提升,确保数据信息的存储应用处于安全稳定的状态。

第四,优化管理技术及管理手段。单位人事档案管理部门要及时更新理念,不断创新发展,重视数据库管理技术的研发应用,成立专项资金用于技术研发,如数字认证技术、数字加密技术等。借助数据库安全管理技术的研发与应用,以保障档案数据资源库的安全性。

规范良性运作,完善档案管理制度

单位在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时,要结合实际情况,逐渐完善人事档案智能化管理制度,从而保证人事档案智能化管理工作的有序开展,确保其处于良性运作的状态,并逐步朝着规范性、科学性的方向发展。

一方面,单位要以人事档案智能化管理为切入点,完善日常管理制度建设工作,为人工智能技术在人事档案管理中的科学应用提供制度支持。单位要对人事档案智能化管理的各个环节进行分类处理,建立健全与之有关的管理制度,包括档案归档制度、档案甄别制度、档案转换制度等,对各个环节及具体操作流程作出明确说明,促使其朝着规范化、程序化和科学化的方向发展。大数据时代环境下,单位要加强对人事档案智能化管理制度的实践探索,确保所形成的档案管理制度符合大数据的时代发展要求,以充分发挥人工智能技术的作用。

另一方面,单位要完善与人事档案智能化管理有关的配套制度,提供良好的外部环境支持。单位要从人事档案管理工作人员入手,逐步完善绩效考核制度,为智能化管理制度的实施奠定基础。具体而言,单位要深入到人事档案智能化管理的实际当中,分析绩效考核制度的不足之处,科学制订绩效考核制度,明确绩效考核标准及相关流程,对人事档案管理人员的责任及任务考核指标作出详细的说明。通过这样的方式,可以进一步约束人事档案智能化管理人员的行为。人事档案智能化管理制度处于良性运作状态,可以更好地满足单位人事档案管理事业的可持续发展,这对单位人力资源优化配置目标的达成具有现实意义。

综上所述,单位从内部出发做好人事档案管理工作,跟随新时期的发展趋势加强人工智能技术的应用,并充分认识到两者的融合对于优化内部环境、人事信息整合具有积极影响,可以为今后的战略统筹以及发展规划提供良好的依据和参考。单位还需进一步明确人事档案管理工作的核心目标,积极确定具体的工作要点,充分发挥人工智能技术的功能优势,并对具体的人事档案管理工作模式以及建设举措加以革新,如此才能全面提高人事档案管理的综合实效性。

参考文献

[1]柳芳.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略研究[J].办公室业务,2021(24):175-176.

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[4]柳芳.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略[J].办公室业务,2021(22):158-159.

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