加强行政事业单位档案管理工作的几点思考

杨再朝

摘要：随着我国经济社会的快速发展，经济体制改革不断深入和完善，信息化技术得到有效发展，被人们广泛使用。但行政事业单位档案管理工作存在诸多问题，制约着行政事业单位的正常发展。故本文简单阐述了档案管理的重要性，以及加强行政事业单位档案管理的有效措施，如加强保密工作、加强信息化建设等，希望对我国行政事业单位加强档案管理工作有所幫助。

关键词：行政;事业单位;档案管理

引言：

行政事业单位在我国发展历程中占有重要地位，相关管理人员应该认识到这一问题。随着经济社会的快速发展，行政事业单位的档案管理工作应该做出适当的改变和调整，使其能够紧跟时代的脚步，不断提高档案管理工作效率和质量，促进行政事业单位快速发展，为我国经济社会发展作出应有的贡献。

一、档案管理的重要性

行政事业单位档案管理在人员管理方面发挥了重要作用，当在办理保险和社会劳动保障等业务时，档案能够加快行政人员的工作效率，为其提供工作便利，很多基础性的信息都会在档案中清晰的体现出来。因此，相关工作人员要认识到档案管理的重要性，仔细做好档案记录工作，方便查找，还能使员工快速了解实际工作情况和内容，帮助管理人员熟知全体员工的职业生涯等情况。除此之外，还对人员的选用起到重要作用，当管理人员选用职工担任某一岗位时，会仔细了解其工作情况以及专业能力，档案管理会发挥重要作用，所有职工的基本信息都被记录在档案中了，管理者只需要查找相应的档案资料，就能快速了解职工的个人信息及工作履历，促使能够做到公平、公正、公开的原则。

二、加强行政事业单位档案管理的几点措施

（一）加强保密工作

档案管理的保密性直接决定整体管理效果，相应的工作人员应该清楚认识到这一点，行政事业单位的管理人员要加强保密工作，避免出现档案信息泄露的情况，从而造成严重的后果，影响到行政事业单位的正常发展。应从以下几点入手，具体包括：

第一，重视档案库房的管理，这是整个保密工作的重点和难点所在，行政事业单位的档案库房管理应该遵守国家相应的规定，不能将随便一间办公室当做库房，要经过各层领导仔细讨论，并能符合国家有关规定。在选择档案库房的过程中，不应该将其设置在整个办公单位的最底层，其人员经过较为平频繁，不易管理，很容易发生档案丢失的情况，档案库房的门窗应由特殊材料制成，禁止使用普通的材料，并且还要将库房与职工办公室分开。除此之外，应该选择具有丰富经验的人员管理，增加库房的安全性。

第二，还应该将档案的保管时间与保密期限分别管理，详细确定管理的具体时间，并且能够区分档案现实和历史作用的不同之处，做到系统化管理，使其能够符合相关政策要求，还要充分熟知档案的保存价值。当出现档案信息泄露，不仅对行政事业单位产生影响，还会严重影响国家的发展，其管理工作受到国家法律法规的保护。

（二）加强信息化建设

进行行政事业单位的档案管理，最初目的是促使其能够提高管理水平和效率，方便各项工作的顺利开展，将档案的作用发挥到最大，为行政事业单位的发展作出贡献。档案管理工作要紧跟时代的脚步，采取当前先进的技术，利用科学技术手段进行工作，优化工作流程，提高管理工作效率，增加档案的使用时间。为了达到上述效果，各个行政事业单位的管理人员，应该要求档案管理部门保证信息管理的时效性，促使其能够准确快速地传递关键信息，还要实现资源共享，增加部门之间的交流，从而大大提高行政事业单位的工作效率和质量。除此之外，还要进行计算机辅助管理，充分利用各种现代技术和设备，如扫描仪、计算机等，使其能够将一些图片和视频转变成为文字，方便统筹管理。还要运用计算机技术不断创新档案管理方式，将一些信息资源面向社会，服务社会。

（三）加强组织领导

保证行政事业单位档案管理工作的健康发展，是非常重要的一项任务，因此，相关部门应该加强组织领导，改变传统的工作方法，及时采用一些新的技术和手段，不断提高管理水平。档案管理部门应该建立相应的领导机构，要求领导人员可以定期检查档案管理的实际情况，督促相关工作人员能够严格要求自己，使其具有极高的责任心。当在检查过程中，面对领导指出的一些问题，应该及时改正，而不是只说不做，导致领导机构的制定没有实际意义。

除此之外，还要根据工作人员的工作情况，制定相应的考核机制，以及奖惩制度，对具体档案管理职工进行定量的考核，若出现考核不合格的职工，应该给予惩罚，对于表现突出的职工，应该升职加薪，充分激发档案管理人员的工作热情和积极性，使其能够不断学习，提高自己的专业技能和管理水平，从而实现动态管理。还应该参考其他单位的工作方法，依据国家相关标准，建立一套完善的质量管理体系，使其能够根据本单位的实际情况作出相应的调整，并能得到有效落实，保证科学合理地进行档案管理。

（四）提高工作人员的素质

若想加强档案管理工作，最重要的一点为提高工作人员的素质，其直接影响整个工作的科学化发展速度。当进行档案管理工作时，工作人员应该充分熟知相应的管理要求，并且具备专业性技能，可以熟练地使用各项现代化技术，能够不断进行学习，提高自身的管理水平，为公众提供更加准确的信息。随着我国逐步进入信息化社会，行政事业单位应该要定期对相关工作人员进行培训，提高其职业素养，使其在工作中保证充足的耐心，并能加强档案管理人员的责任意识，让其认识到此项工作的重要性，保持好学、严禁、求实、上进的工作作风。

三、总结

总而言之，伴随着社会的快速发展，不断加强行政事业单位的档案管理工作，有助于优化社会资源的配置、推动公共事业的发展等，对行政事业单位的改革工作也有重要意义。所以，相关领导人应该重视此项工作，根据本单位的实际情况，采取相应的措施，能够充分利用信息技术，从而有效提高档案管理的效率，更好地为人民服务。

参考文献

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