乡镇文书档案管理中存在问题及对策

敖音毕力格

摘要：基层党组织以及基层政府的正常运转会进一步强化党的领导能力以及提高政府的行政效率。加强档案文书管理工作无疑可以提高相关的管理效率。部分乡镇单位缺乏专业化运作模式以及人员，信息化水平有待提高。需要根据乡镇文书档案管理所存在的具体问题进行实践探究，才能提出一系列应对策略。

关键词：乡镇;文书档案管理问题;有效策略

乡镇文书档案管理与工作是衡量相关工作是否高效的重要标准。档案管理活动的水平将直接会对档案资料的质量和完整性产生影响。文书档案管理工作只有向着规范化、系统化、科学化的方向进行发展，才能进一步提高相关资料的运用效率，为单位正常的工作以及发展提供保障作用。同时还要进一步提高本单位的文书档案管理信息化水平，针对具体的问题以及策略进行实践探究是现阶段档案管理工作者的主要任务之一。

1、乡镇文书档案管理工作中存在的具体问题

1.1文书工作和档案工作存在衔接问题

文书工作和档案工作既有联系又有区别，在档案的管理过程中要提高文书质量，提高文书工作和档案工作的协调力度，形成科学的分体式管理模式。一般而言，乡镇的档案管理工作者会对二者进行分别管理，使得二者的衔接存在着问题，将二者盲目的割裂开来使得职责权限不明晰、任务不明确。

1.2缺乏专业化管理人才

现阶段部分乡镇的文书档案管理者缺乏专业的知识和技能，并且档案管理意识不足，没有经过专业化的训练，没有经过系统性的岗前培训，基层单位从事档案管理的经验相对差强人意，大多并不是档案管理专业出身，对于档案的分类立卷等专业知识难以进行积极的实践运用。部分工作者的知识结构较为陈旧，仍然在用旧有的方式来开展文书档案管理工作。

1.3文书档案管理信息化水平较低

信息技术的发展可谓日新月异，相关技术设备的推广正在如火如荼的开展，政府部门应当进行更多的无纸化办公活动和信息化探索活动，这样才能提高管理效率。但是部分单位的文书档案管理工作的信息化水平较低，技术人员对于新技术、新设备的掌握情况相对较差、了解的不够透彻，知识和技能没有进行及时的更新，没有基于互联网来开展档案管理工作。

2、乡镇文书档案管理工作存在问题的应对策略

2.1加强文书工作和档案工作衔接研究，规范相关的操作活动

文书工作是档案工作的前提和保证。文件的质量能否得到提高往往取决于文书工作人员的实际水平和具体的心态，文书工作者要提高文件处理的规范性和有效性，进一步的提高文字的编辑质量。在日常工作中要具备良好的档案管理的意识，做好整理工作使得文件的录入可以更加的合理，为后期的档案管理工作提供方便。要加强文书工作与档案工作衔接研究的力度，对于文件的质量进行把关，包括内容的文体格式、纸张大小以及材质提交时期。对于文件的材料必须要做到规范统一，对于用笔的方式要进行明确规定。在正常工作的过程中，不要使用圆珠笔、红墨水、铅笔和复写纸等材料来对文件进行批阅和整理，同时要有一定的时效性，不能够拖延和耽误。要及时的做好文件的登记管理工作，如果发现文件遗失，则应在规定的时间内进行查找，对于一些账外材料则应保证详细的收集和整理纳入到相应的档案中去，主要包括本单位领导的讲话内容、外出开会时所用到的材料、上级领导所传达的精神文件。总之只有加强文书工作和档案管理的衔接力度，才能进一步规范相关的档案管理活动，提高整体的管理效率。

2.2加强部门协作，规范档案管理制度和程序

在解决乡镇为主的管理问题的过程中，要加强部门之间的协调能力、规范档案管理的操作，形成具体可行的程序和制度，使得档案管理者的活动可以更加的规范，避免出现人为疏忽，最大限度的降低产生的损失。同时要提高细则操作的规范性，不能过于繁琐和复。杂文件的收发要遵循各项规定，防止文件出现核发混乱、文件过多过滥等问题。在公文行、文之前要做到检核签发手續是否完备、内容是否遗漏、格式是否规范，在正式印发以前要进行核查。对于材料管理活动要执行机关公文标准，对于不合格的公文材料内容和格式要进行纠偏，进一步提高乡镇文书档案管理的有效性。基层领导可以定期对于本单位的文书档案管理人员进行培训，提高工作的规范性和科学性。同时档案管理人员要多进行部门间的沟通工作，做到勤联系勤走动，争取其他部门的协调和配合，最大限度提高档案的质量，对于出现的新问题、新动向要进行及时的探索，确保相关资料可以得到准确的收集，要保证相关渠道的畅通，对于可能出现的档案信息死角要进行及时的疏通。相信在各部门共同协调下，在乡镇领导的带动下文书档案管理工作会更加高效，具体的问题会更好的解决。

2.3开展信息化管理工作，提高文书档案管理的效率

针对现阶段部分乡镇文书档案管理信息化建设水平较低等问题应进行有针对性的解决。基层部门的负责人应当为本单位的文书档案管理人员提供深层的机会，鼓励他们到科研院校以及大学进行深造，掌握更多的专业的理论知识和操作技能，重点提高信息化管理水平，让大数据技术云计算技术等先进的互联网技术得到实践运用，提高基层文书档案管理的效率。可以将本单位的资料进行信息化录入，上传到内部网站或者云平台上，也可以专门构建本单位的文书档案管理平台。为了进一步提高相关管理的规范性，文书档案管理者可以和技术人员进行合作，可以考虑在本单位的电子信息系统内设计访问权限体系，确保每一次访问都留下相应的记录。一方面可以规范文书档案管理工作，另一方面也可以规范使用工作。文书档案管理工作成本要及时的参加各种各样的信息技术培训活动，提高自身的业务能力和专业技术水平，使得乡镇文书档案管理工作向着规范化、高效化的方向发展。

结束语

总而言之，乡镇文书档案管理活动所存在的问题正在逐步的得到解决，乡镇文书档案管理工作的重要性正在得到提高，工作者不断的提高文书工作和档案工作的衔接度和规范性，加强了部门之间的协作，使得文书档案的收集工作、整理工作、管理工作更加高效。同时工作流程也更加的严谨和合理，信息化探索工作也在有条不紊的进行，这都进一步提高了本单位文数达管理的效率以及利用率。需要依托本单位建设和发展的基本需求来提高文书档案管理信息化水平。

参考文献

[1]电子档案信息化管理及信息安全技术防范. 郑宁芳. 企业技术开发 . 2010.

[2]信息化档案管理安全防范策略分析. 魏明. 卷宗 . 2020.