提升档案管理效能，为肇庆市端州区教育进步与发展发挥作用

陈艺华

学校档案的类別主要有人事档案、文书档案、教学和教师业绩档案、基建设备档案、声像实物档案、会计档案。具体涉及党政管理有关文件；学校历史沿革、校史、大事记；各种规章制度、会议记录；各级干部任免、考核培训；各类教育教学科研课题活动、各类专项工作检查评估、德育工作、各类比赛活动、各类财务工作、学生学习经历、学生社团活动等。上述列举的工作和活动中以文字、图表、声像等载体承载的有价值的文件材料，形成了学校的档案总和。这些档案既是学校教学经验成果的记载，又是学校整体教学管理水平的表现，还是学校全体师生在学校教育上共同努力的见证。因此，档案管理服务于学校规划发展、师生教育的重要作用应当被充分重视和发挥，使学校档案文件促进学校科学发展、优质发展。

一、增强宣传力度，逐步提升档案管理的影响力

近年来，肇庆市端州区教育局始终将档案工作视作基础要点，紧抓档案工作流程，不断根据形势发展趋势调整工作方式方针，综合提升全系统的档案管理工作的整体水平。全区各学校也通过加大对档案工作的宣传，逐步缩短档案管理与师生教学的距离，以不同形式向师生提供更完善的档案信息服务，进一步提升档案工作的影响力。

（一）建设固定展馆

学校档案对于保护、传承学校历史，提升学校文化建设水平的作用举足轻重。肇庆市第一中学（以下简称“肇庆一中”）、肇庆市第四中学（以下简称“肇庆四中”），以及肇庆市第六中学（以下简称“肇庆六中”）、肇庆端州中学（以下简称“肇庆端中”）、端州区青少年军校等学校建立了固定校史展馆、专题学习展馆，大力宣传学校发展历史、端砚发展历史、党的发展历史、国防军事发展历史等。在宣传工作中，各个学校展馆以文字图片和实物等档案材料为主体，采取了传统媒体和新媒体相结合的表现方式，绘声绘色地向师生、家长宣传学校的发展历史、如何与地方特色文化相结合、国防教育工作的由来和发展情况等。师生及家长通过这些有价值的、生动形象的档案资料，积极参与爱国爱乡爱校教育。

（二）举办特定主题展览活动

选取重大纪念日、事件节点、活动时期，开展特定的主题展示活动。如肇庆市第六中学作为党史学习教育进校园和禁毒宣传的示范点，以多样的形式策划了党史学习图片展、禁毒宣传图片展；肇庆市第十三小学、肇庆市端州区大龙学校多次策划的书法作品展，吸引了大批师生和社会各界人士驻足欣赏。于国际档案日当天，端州区教育局组织了部分师生参观由肇庆市档案局和端州区档案局联合举办的档案知识专题展，并参与了档案知识讲座。活动过程中，师生们积极咨询档案知识，并进一步掌握了更多档案管理的流程。

二、更新档案设备，实现档案信息化管理

在如今的信息化时代，只有通过信息化的手段，档案中有利的信息、数据才能被充分挖掘，档案的价值也才能被完整发挥和体现。提高档案信息化水平，需要增设相关的硬件设备，同时更需要档案管理人员积极主动学习新的信息化管理方法，不断提升信息技术应用于档案工作的有效性和效率。

（一）抓硬件建设

档案管理是以现代化作为发展方向的，各学校在实现档案管理标准化的前提下，加大投入，更新設备，实现了档案管理信息化、科学化。2020年以来，以肇庆市端州区教育局为代表的管理机构，以及肇庆一中、肇庆一中实验学校、肇庆端中、肇庆四中、肇庆六中、肇庆市地质中学、肇庆市端城小学、肇庆市端州区黄岗小学等学校，都纷纷加大了资源投入，对档案室进行统一的整饰：加置了智能密集架、电脑、打印机等办公设备；为办公设备安装了公文自动化传输系统。硬件设施的完善有助于实现统一高效的公文管理，实现档案管理设施标准化。

（二）抓网络建设

2000年至今，端州区教育系统已经实现了档案信息管理网络建设，全区各学校的档案室利用计算机管理目录，建立档案目录数据库。端州区教育局通过端州区档案局的专网实现内联网检索和查询，实现档案管理手段科学化、信息化。

（三）加强人员培训

建立一支具备良好业务水平的档案员队伍，档案员不仅应当熟知档案业务知识，同时还应具备熟练操作计算机的技能，能及时准确地对档案信息进行维护和更新，为学校发展、为教师工作提供优质服务。要提高自身业务水平，档案工作人员必须紧跟时代发展潮流和趋势，关注科技创新领域成果，积极学习档案管理信息化技术，并将理论知识应用于实际的档案管理工作中，从而提升档案管理水平。每年肇庆市档案局都会组织档案管理业务培训活动，端州区教育局的档案员团队积极参与其中。肇庆市第六中学为提升全体教师对档案的认识，并实现档案管理信息化、科学化，每年组织全校的教师学习档案收集、归档等档案培训，促进了校级的档案信息化网络建设，完善了学校档案电子文件的规范管理；学校各部门成为向学校综合档案室提供信息的重要渠道之一。完善、规范的档案资料可为学校的长远发展提供准确、全面的信息资源。

（四）依法治档

2021年1月1日起正式施行的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），对档案事业高质量发展有着重大而深远的指导和促进作用。端州区教育局组织各学校深入学习新修订的《档案法》，并要求各学校根据各自的实际情况，修订和完善档案管理办法，确保各学校的档案管理办法与当前的档案法律法规精神一致、衔接一致。

三、加强体系建设，做好服务利用工作

（一）加强资源收集

每一学期结束前，端州区教育局办公室都下发通知督促各学校做到各种档案应归尽归、安全管理、科学整理、按时移交，不断提高规范化管理水平。指导学校加大档案鉴定力度，完善档案查阅服务机制，确保使用者可以依法利用档案。根据新修订的《档案法》，端州区教育局在2022年重新修订了《端州区教育系统各类档案归档范围和保管期限表》。该文件对有归档需求的各类档案进行了进一步补充，对各类档案的保管期限进行了调整。各学校按照要求，加强重要档案的收集，包含但不限于对学校重点工作成果、重大活动进展、重大科研项目等工作的档案材料。学校档案员根据通知调整了学校综合档案的保管期限表，编制了归档文件目录，并根据目录，列出每学期重点收集清单，按要求做好电子、实物及各种项目类档案的收集工作。

（二）拓展服务渠道

随着信息化的快速发展，大部分学校除了对实体档案进行管理，还进一步发掘了档案资源的价值。例如各学校利用新媒体渠道展示学校的部分档案资料，将学校的简介、发展规划、年度各类工作要点、招生信息、招聘信息等师生、家长关心的资料对外公开，市民、师生、家长很便捷就可以在微官网或微信公众号快速便捷查阅相关资料，大大拓展了档案服务师生的新途径。

（三）拓展档案工作内容

随着国家经济形势见好，教育事业迎来了蓬勃发展的大好时机。学校也由此产生了许多新兴的制度、文件和活动资料，如近年才开始开展的未成年人教育活动、心理健康教育活动、各类特色品牌创建、各类专题专项工作，以及课后服务、午托服务、寒暑假服务等工作，都形成了很多有价值、可供备查参考的各种文件材料。学校档案管理应配合学校建设工作，将这些工作形成的材料，都纳入学校的档案管理范畴，一方面完善学校档案基础工作建设，另一方面为学校文化发展提供记录和服务。

（四）加强安全管理

根据新修订的《档案法》，以及各级档案主管部门有关工作通知，端州区各学校均完善了档案安全管理机制，比如《档案管理工作岗位责任制》《档案库房管理制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案资料利用制度》《档案安全与消防制度》等规章制度，筑牢集“人防、物防、技防、联防”四位一体的档案安全防范体系。在师生查询档案过程中，都严格执行档案开放、利用、公布的审查、审核、审批手续，确保档案的安全利用。各学校档案庫房均实现“九防”标准以保证档案实体和信息安全。此外还全面实施了电子档案盒档案目录异地备份，为档案安全上好“双保险”。

四、做好各类专题归档工作，为学校优质发展锦上添花

档案信息资源对学校的改革发展、对教师的教育教学改革、个人成长起到的作用越来越明显。近年来，为促进学校的优质发展，各学校开展德育特色学校、足球特色学校、书法特色学校等各类特色学校的申报，迎接了各级教育教学迎检评估，这些都需要学校提供大量的档案资料，因此，现在学校特别加强专项工作档案、特色档案、编研材料的收集和整理。例如，肇庆六中迎接防溺水、安全、禁毒、未成年人教育、心理健康教育等各类专项检查近20次，共计450件（卷）。2021年申报端州区特色学校，共计档案资料160件。学校的档案室每年要接待各类查询档案、调阅档案工作，学校档案为迎检、评估发挥了重要的作用。

学校在形成、发展以及变化的全过程都会产生档案，学校档案又渗透于日常的教育教学工作以及学校组织管理的各个模块。作为学校长远发展的经验资源与社会的宝贵遗产，学校档案除了能对学校日常教学管理和运行的发展轨迹进行客观的记录，也会对领导层决策、学科建设情况、人才培养机制、基础设施完善等方面的进程和成就予以真实的反映。所以，提升档案的管理效能，发挥档案的服务作用，在提升学校建设水平、推动教学工作改革、提升教育教学质量、鼓励科学研究探索、推动学校长远发展等方面有巨大的作用。

责任编辑 朱守锂