工程设计企业工时管理统计系统策划

周龙豪

摘 要：工程设计企业是典型的技术密集、人力密集型企业，工时管理统计系统可以高效、准确的掌握人力资源投入情况，对指导资源配置、企业发展决策及人力资源培养有着重要的价值和意义，本文通过对工时管理的必要性分析、实施措施、如何满足各部门诉求进行研究剖析，因地制宜的总结出一套可行、高效的工时管理系统策划分析。

关键词：设计企业;工时管理;执行效率

一、工时管理系统建设的必要性

人工时管理系统，是通过对生产人员的工作时间进行采集、统计、分析，并根据分析结果，掌握人力资源工作强度，并对管理工作进行指导的系统。

通过此管理系统，管理人员可以系统详细的查看单位时间段的项目开展情况和劳动力数据，借助于该系统的工时估算、设计计划编制、工时填报与检测、工时定额检验修订等一系列的管理工作，可以实现人工时量化、绩效测算等功能，为提高设计工作的管理水平，降低设计项目成本，提升设计院综合效益提供有效的决策依据。

设计人员是设计工作参与的主体，如何提高设计人员的工作效率并准确核算人力成本，是项目计划管理的关键;而如何充分利用人力资源，提高人力资源配置的合理性，是提高工程设计单位综合效益和综合竞争力的关键。传统的以Excel手工记录、收集和汇总设计工时信息，不仅费时费力，而且由于信息交换量大传递频繁而导致严重的延迟，无法做到数据实时共享。管理层也无法及时获知各下级生产部门的工作计划和设计项目进展，难以全面了解各生产部门资源利用率和每个项目人力占用情况。没有准确的员工工时数据，也无法准确核算设计项目成本和设计人员成本，无法对各岗位人员和设计项目进行精确、量化的安排和绩效考核。

二、工时管理系统在实际应用中的作用

1.为项目成本估算提供依据

在项目承揽过程中，决策人员可以根据预期人工时投入进行报价评估。借助于工时管理未来长期积累的各类人工时费用消耗数据、资料和曲线，根据估算出的成本费用，再查对有关数据，即可得出各专业工时的需要量。然后按照经验比例将其分解到各有关生产院与专业，经核对后即可供投标报价予以参考。

2.平衡人力资源计划，优化人力资源使用，为制定科学的生产计划提供依据

利用工时统计系统测算出各类型项目、阶段、时刻不同专业的预估人工时需求以后，便可根据总的人工时及工期，更合理的安排每个项目的生产计划，做到错峰安排。

在生产过程中，根据各项目的人力资源负荷曲线，经叠加后形成全集团的负荷曲线，各级领导和管理人员随时监控其变化，及时发现问题并进行调整，为扁平化管理提供依据，使各项资源随着进度保持动态平衡，就可以更好的优化人力资源的使用。

3.对项目执行效率进行评价

设计进度的检测是以人工时消耗结合项目的完成情况来进行的，通过实际消耗人工时与计划总工时的比例，对照项目完成的百分比，即可分析出项目的执行效率。

4.项目人工成本的控制依据

设计项目的成本核算，很大程度上要依赖于人工时成本的测算与控制，通过准确地估算人工时总数即可获得项目总的人力资源成本，再进行过程监控，使项目人工成本控制在合理范围，从而保证项目投入可控。

5.掌握详细的工时定额及要素，保留项目过程痕迹，为建立大数据分析机制提供基础

通过对不同项目类型、不同阶段、不同专业、不同设计岗位工时的统计，最终形成涵盖方案研究、预可、初测、可研、定测初步设计、补定测、施工图、配合施工各阶段工时定额。并在此基础上找出某个专业的工时关键因素，将其他工作项的工时演绎成此关键因素的变量。

6.为项目及参与人员的评价提供依据

各项目各专业主管总工，可以在系统中对项目完成情况打分，在后台中可以分析掌握项目质量，和人员设计水平成长情况。

三、设计人工時管理的流程

工时的填报数据是否能够有效利用，依赖于工时填报系统的设计逻辑是否科学、严谨和与现状生产管理方式是否兼容。

在工时系统运行期间有以下几个主要角色：

1.计经处管理员、院生产管理人员（主管生产副院长）、所生产管理人员（主管副所长）、项目总体、专册及每位设计人员。

2.采用与各级生产安排管理系统高度整合的工时填报系统，可以最大化的简化填报流程，提高数据采集效率。实际操作中，设计人员填报时间可以简化至1分钟（或10-20秒）以内，顺应人性，从源头减少填报人的抵触情绪。由于填报路径已经在安排工作时由各级生产管理人员指定，员工上报的工时数据只需要与考勤简单抽查核对，几乎不需要进行其他处理便可录入系统，极大地提高了数据的准确性，简化数据分析难度，提高数据查阅的便利性。

3.工时管理填报节点：

（1）每天下班前填报当天工时数据，包含项目名称、阶段、工时数量。

（2）第二天9：30前各院工时管理人员完成工时复核并提交，复核内容主要为工时数是否与考勤打卡一致，工作内容是否准确。打卡考勤信息同时被计经处管理人员掌握，用于抽查

（3）每周四17：30前，计经处管理员完成上一周工时信息统计及分析，得出本周集团生产负荷指数、各院负荷指数、未来一段时间负荷预测及特点。以上成果在每周例会予以通报。

四、可能遇到的问题，需要注意的事项

1.在实施人工时管理中可能出现的问题和隐患：人工时管理需要制定规章制度，按实际发生值，准确计算消耗人工时，并进行分析，才能有效进行人工时管理;

2.特殊项目、阶段和工作，如配施、出差等，必须保证设计人员也能够完成准确录入工时到系统内;

3.设计人员录入工时体现出随意性，不能据实录入项目工时以及没有准确录入准确的项目的工作阶段上，可能为后续的绩效分析带来困难;

五、结语

进行人工时管理，可以通过量化的手段，为工程设计企业生产管理提供可参照数据，并实现以下目标：

1.实现个人、所、院工时统计。

2.实现不同类型各项目、各专业各时间段人力资源投入情况统计，为大数据分析提供资源，掌握各项工作的人力投入节奏，用于指导计划工作安排，摸索提高生产效率的可能性。

3.实现人员工作安排、工作计划动态管理。

可以预见工时系统实施的过程是复杂、艰难的，需要全集团各个部门的充分参与、全力配合，才能获得应有的效果。本次工时系统设计过程中核心思想是如何更好满足的考虑到个人、所、院及集团层级的需求，并将各层级参与主体诉求调整一致，长远来看，工时系统可以对企业信息化、精细化管理提供有效的支撑。