事业单位档案的规范化与标准化探讨

杨晓露

摘  要：本文主要从档案规范化、标准化的价值和意义，当前事业单位档案管理的局限性这两方面入手，对事业单位档案规范化、标准化管理的必要性进行分析，并结合事业单位档案管理现状提出档案规范化、标准化管理的相关策略，希望充分发挥档案的作用，提高事业单位整体管理水平，促使其可持续发展。

关键词：事业单位;档案;规范化;标准化

引言

档案管理作为事业单位管理中不可或缺的一项管理工作，其管理水平，可以直接反映出事业单位整体管理水平。在当前新形势下，档案管理规范化、标准化作为衡量事业单位管理水平的重要指标，为了提高事业单位管理水平，要求档案管理工作朝着标准化、规范化方向改进，对档案管理工作模式、流程及方法等进行优化，充分发挥档案在推动事业单位后期发展、管理中的作用，降低决策方面的失误，确保事业单位各项管理工作朝着精细化的方向发展。

1.事业单位档案规范化、标准化管理的必要性分析

1.1档案规范化、标准化的价值和意义

（1）为单位相关决策、发展计划的制定提供依据

档案所记录的工作进展、单位发展历程等内容具有一定的法律效应，像当事人的录音和录像、手稿及合同等原始标记，能够客观、真实对已发生的事件进行还原，具有历史凭证的价值[1]。此外，事业单位档案中所记录的研究成果、经验教训等内容，可以作为单位后期发展规划、相关决策的制定提供参考依据，提高决策的正确性。

（2）为事业单位管理、业务处理等提供查考凭证

档案是事业单位在生产经营实践、行政管理实践过程中形成的，能够反映出单位真实、专业的工作内容，是对单位发展历程的真实记录，比如单位所制定的业务拓展计划、长期发展计划，能够为事业单位管理、业务处理提供查考凭证，为单位活动的组织、员工前期工作总结等提供指导。

1.2事业单位档案管理的局限性

（1）对档案管理规范化、标准化重视度不够

档案管理对事业单位各项工作实施、后期发展等方面发挥着重要作用，规范化、标准化档案管理工作，可以为人事调配、人事管理等工作提供参考依据。而实际部分事业单位领导认为这项基础性工作与单位核心业务关联性不强，对内部档案管理规范化、标准化重视度不够，为该项管理工作投入的人力、资金及设备等有限，导致档案管理工作效率比较低，与规范化、标准化管理标准还存在一定的距离。

（2）规范化制度缺失

事业单位档案管理工作规范化、标准化的实施，需相应管理制度的支持。而实际事业单位档案管理制度不够完善和规范，比如所设置的档案目录不够科学，管理流程不够简化，且未设置调阅、查询等功能，容易出现档案遗失、查找难等问题，弱化了档案自身所具备的功能。

（3）档案管理信息化程度低

在当前信息化时代环境下，信息技术被应用于各行业中，纸质文件逐渐被电子版文件所替代，便于查阅、保存。而部分事业单位在开展档案管理工作时，未及时更新软硬件设备，依旧采取传统的档案录入、管理方式，以纸质档案作为档案管理的对象，容易出现信息录入错误、档案丢失等问题，并且在档案使用、查询中，需到特定地点来查询所需的档案资料，查询效率比较低，会造成档案使用成本增加。

2.事业单位档案的规范化、标准化管理对策

2.1重视档案规范化、标准化管理

为了达到档案规范化、标准化管理目标，首先需思想上认识到该项管理工作实施的价值和意义，即事业单位全体员工应认识到档案管理规范化、标准化的重要性，通过教育、宣传等方式提高其档案管理的意识，比如事业单位可以组织专项主题活动，或者开展专家讲座活动，使全体员工认识到档案的规范化、标准化对单位业务处理、决策和计划制定的作用，了解该项管理工作的管理要求、基本流程等，使各部門积极配合、参与到档案管理规范化、标准化建设中[2]。在此基础上，事业单位应结合档案管理现状、信息化建设需求等，适当地加大资金、设备、人力等方面投入的力度，为档案的规范化、标准化管理提供物质基础，确保该项管理工作高效、规范地实施。

2.2完善、改进档案管理相关制度

科学、合理且完善的管理制度是确保各项管理工作实施的先决条件，事业单位档案管理规范化、标准化工作的进行，也需要相关制度的保障，所以，事业单位应根据档案管理现状、规范化和标准化的要求及工作内容等，对现有的档案管理制度进行改进、完善，一方面合理划分档案管理责任、权力，形成运行流畅、管控高效及分工明确的档案管理机制，对于违法档案管理制度的行为进行纠正、处理，确保档案管理工作朝着规范化、标准化的方向发展。另一方面需对现有的监管机制进行完善和优化，比如在参考监管机制的基础上，对档案管理制度监管形式进行创新。

2.3借助信息技术实现档案规范、标准化建设

基于信息化时代环境下，信息技术在事业单位档案管理工作中应用，是档案管理方式改革的必然趋势。因此，事业单位在开展规范化、标准化档案管理工作时，应充分利用信息技术便捷、规范及标准等特点，根据信息化建设要求、档案管理现状，进行档案的规范化、标准化建设，即按照档案管理信息化建设要求，根据档案管理流程，建立规范化、标准化的系统，便于档案管理人员按照统一标准进行操作，使档案信息处理方式更加简便、高效，达到档案资料统一化管理的目的，间接性提高档案管理水平，比如，在档案信息采集环节应用信息技术，对有用的资料进行采集、整理、储存分类;在查询应用环节，利用计算机技术便于快速检索到所需的资料内容，不仅可以节约信息查询时间，而且便于获取更加全面、详实的资料。

3.结束语

综上所述，档案管理作为事业单位管理工作中的一部分，规范化、标准化档案管理是事业单位发展、开展各项工作的必然要求。对于事业单位而言，应根据档案管理现状、规范化和标准化管理要求对管理理念、制度及方法等进行优化，尤其在当前信息化环境下，可充分利用标准、规范的信息化平台，促使事业单位档案管理工作朝着标准、规范的方向发展，为事业单位可持续发展打下基础。

参考文献：

[1]刘强，李麒.档案工作标准化的现状分析[J].兰台世界， 2020，（04）：34-37.

[2]付佳.事业单位档案的规范化与标准化建设路径[J].黑龙江档案，2021（04）：72-73.