信息化时代档案管理质量的提升策略分析

【摘要】    信息技术的快速发展对各行各业的发展产生一定影响，在经营管理中合理运用信息技术属于大势所趋。在信息时代下，信息数据大幅度增多，在档案管理中，要想实现效率与质量上的提升，需要明确将信息技术运用其中的必要性的优势，推动信息化档案管理发展，让档案管理的自动化程度得以提高。本文将探讨信息时代下提升档案管理质量的可行性对策。

【关键词】    信息时代    档案管理    提升策略

引言：

在当前社会经济发展形势下，科学技术发展速度迅速，各行各业之间的竞争压力显著提高，在市场经济环境下，企业要想在行业竞争中占据一席之地，必须提升自身核心竞争力，明确档案管理的重要性。信息时代，档案管理工作要随着科技的发展逐步改进，为提高企业管理效率做出积极贡献，促进企业进一步发展。纵观当前档案管理现状，在竞争意识上有所欠缺，在一定程度上会限制档案管理工作开展。基于此，探讨基于信息时代的档案管理质量提升策略十分必要。

一、信息时代档案管理工作的必要性

在信息技術飞速发展的时代背景下，信息时代悄然而至，对社会经济发展造成一定影响。档案管理要积极面对新的发展环境与要求，顺应时代发展趋势，切实提升档案管理质量与效率，走可持续发展道路。为适应信息时代对档案管理的要求，相关工作人员必须树立现代化档案管理理念，客观分析当前档案管理要求与变化，立足实际推进档案管理工作革新，推动档案管理信息化发展，在档案信息采集、归纳整理等环节有效发挥信息技术的作用，提高现代化档案管理水准，让档案管理效率与质量得以优化。

二、信息时代档案管理工作中的不足

（一）受管理人员意识的影响

在档案管理工作中，从业人员对自己的角色定位与岗位职能的认识是否准确，能否全面认识到档案管理的具体内容，对档案管理工作的质量具有重要意义。在档案管理工作中，必须正确认识到档案管理工作人员的综合素质对具体工作的影响。通过了解目前档案管理工作的实施情况，部分档案管理人员对档案管理工作的认知不够全面，在档案管理意识方面存在明显不足，未能深刻了解到信息技术之于档案管理的必要性，在信息化档案管理工作建设上未能结合实际情况，以上情况的存在都威胁到档案管理水准。另外，有些档案管理工作人员对待日常工作存在“做一天和尚撞一天钟”的心态，对自己的工作情况缺乏要求，使得档案管理质量良莠不齐，在提升管理质量的道路上还有很长的路要走，在如何提高档案管理的规范性和系统性上有待改进，如果以上现象长期得不到改善，势必影响档案管理水准的提升，使得档案管理事业进一步发展面临重重障碍。基于此，有关部门要注意加强档案管理人员档案管理意识建设，提高档案管理人员的综合素养，从业务能力、管理技能等方面入手增强综合技能，为档案管理工作顺利开展奠定基础，顺应信息时代发展要求。

（二）受管理人员能力的影响

不少企业单位从事档案管理的工作人员由其他部门职员兼任，鲜少接受档案管理的专业知识有技能培训，这些工作人员身兼数职，需要在完成本职工作的同时兼顾档案管理，不仅不具备专业的档案管理能力，对档案管理的认识不足，还缺乏专心从事档案管理的时间与精力，难以满足档案管理工作的具体要求。另外，有些年龄较长的档案管理人员在接受信息技术运用上的能力相对较弱，对信息技术的运用较为生疏，难以熟练操作信息技术开展工作，学习能力与精力与年轻员工存在一定差距，使得在档案管理工作中仍长期沿用传统工作经验。然而，在信息时代背景下，传统档案管理经验难以全面满足现代化档案管理工作的要求，如果不对档案管理理念与模式进行创新，势必威胁到档案管理质量。

（三）受档案管理方式的影响

信息技术在各行各业得到广泛运用，对社会经济发展具有重要意义。在档案管理工作中，信息技术在其中的有效运用属于大势所趋。然而，不少企业部门未能深刻认识到将信息技术之于档案管理的价值，在档案管理工作中，长期沿用传统管理模式与理念，缺乏多元化的档案管理模式，尚未达到现代化档案管理要求，亟待推进档案管理创新与优化。有些企业在档案管理中运用到了一些信息技术，主要停留在信息化存档、搜索等环节，鲜少在实际运用中利用大数据技术等深层次技术，使得对信息数据的利用情况受到影响，不利于展现档案信息的价值，且档案管理效率相对低下，以上问题的存在会严重影响到档案管理质量。

（四）受档案信息安全的影响

通过将电子档案管理科学运用到档案管理环节，此举对优化档案管理大有裨益，有助于提升档案管理水准，要想进入档案管理系统，需要登录相关账号，在具体管理页面进行档案管理。通过采取此种档案管理模式，有助于加强对档案管理风险的管控，同时也需要加强对档案资料库账号密码的管理，避免出现账号泄露、遗失等问题。另外，有些不法分子可能通过窃取账号密码，私自登录档案管理系统，对档案数据资料进行篡改或窃取，使得档案数据安全遭受威胁。如果企业管理部门得到的数据信息不够真实准确，会影响企业制定决策的可行性与有效性。此外，档案管理系统也可能感染网络病毒，档案管理人员在管理中的疏忽，可能让网络病毒可乘之机，导致企业网络系统遭受感染，让病毒入侵档案管理系统，对档案数据进行篡改、复制等，可能导致企业机密外泄，严重影响到企业正常运行，遭受经济方面的重创。

（五）受档案管理系统的影响

在企业经营发展过程中，要正确认识到档案管理的价值，正视其在企业运营环节的价值，立足实际推进完善的档案管理机制设置，为推进档案管理科学有序开展奠定基础，更好地利用档案数据信息的价值。然而，纵观当前我国档案管理工作具体状况，有些企业的档案管理体现长期未得到更新和调整，致使档案管理工作质量受到影响，难以对档案管理进行强有力的约束管理，使得档案管理工作质量与实际要求存在一定差距，难以达到预期管理目标，让企业经营发展受到影响。以上问题若不能妥善处理，势必影响到企业经营活动的开展，使得企业发展面临困境。

三、基于信息时代促进档案管理发展的策略

（一）加强档案数据库建设

在档案管理工作中，通过将信息技术科学运用其中，有助于提供档案管理效率，让人工工作量得以减少。针对当前不少企业在档案管理效率上面临的难题，为达到预期目标，必须加强企业档案管理队伍建设，提高档案管理人员的责任心和工作积极性，明确提高档案管理的重要性，明确时代发展要求。信息时代，数据信息呈大爆炸的增长趋势，面对大量的数据信息，要想提高档案管理效率，必须立足实际健全信息化档案管理系统减少，建设专门的数据库，为信息传递和共享奠定基础。通过立足实际提高现代化数据库建设水准，让档案管理工作的运行流程得以优化，提高运行效率与质量，合理调整目前档案管理中的不足，完善档案管理环境设置。企业在制定档案管理发展方向时，需要结合企业发展战略规定，切实提升档案管理质量，为企业制定决策等提供科学可靠的参考建议。当前档案管理要顺应时代发展趋势，企业一方面要健全档案数据库建设，一方面需要将档案保护、维修等工作在档案管理工作中得以优化，促进现代化档案管理发展，实现提高档案管理水准的目标。

（二）提高软件的兼容性

处于信息时代下，为实现提高档案管理工作质量与效率的目标，企业要注重现代化信息技术在档案管理工作中的具体运用，凭借现代化信息技术的优势，提高档案管理的自动化与信息化水平，建立良好的信息共享机制，增进信息资料在各部门的传递，让档案数据信息的价值得到展现。各部门可以结合具体工作要求，查询和调取所需档案信息，为工作开展提供便利。基于此，企业各部门要明确档案管理的重要性，立足实际推进信息技术在档案管理中的优化运用，对档案管理模式进行合理创新，让查询所需档案信息的效率得以提高，为提升工作质量奠定基础。档案管理部门要增进与财务部门、预算部门等的交流沟通，结合具体工作要求优化信息技术在档案管理工作中的运用，切实满足实际管理要求，在现代化软件系统的辅助下，提高识别档案信息类型、内容等的效率，满足自动化识别档案类型的要求，并对不同类型的档案信息进行分类储存。为此，企业在运用档案管理软件时，必须考虑到档案管理软件是否具有强大的兼容能力，可识别不同类型的档案信息，避免出现信息化档案管理与以往档案管理不匹配的情况，防止出现信息格式混乱的情况，让档案信息的规范性和准确性得以提高。

（三）提高档案管理的规范性

企业要明确档案管理要去，立足实际推进健全的档案管理制度建设，清晰规定档案管理的具体内容，在具体管理工作中严格遵守相关制度的要求，提高档案管理工作的规范性和严谨性，为提升档案管理质量奠定基础，更好地展现档案管理的价值。在档案管理工作中，与其他相关部门进行协调和共同开展工作十分必要，在这种情况下，必须以明确各部门职责及工作人员任务为前提，加强对各种类型档案数据资料的采集、存储及管理，为档案管理人员开展日常工作做好铺垫，让档案数据缺失等问题得到有效控制，让档案管理质量得以提升，便于企业获取所需的档案信息，为企业进一步发展发挥积极作用。

（四）保障档案信息安全

在信息大爆炸的时代背景下，信息技术对社会经济发展具有重要意义。企业必须明确档案管理的重要性，顺应信息时代的发展要求，切实完善档案管理，让档案管理工作质量得以提升，加强对档案信息安全的管理，避免出现档案信息泄露、遗失等诸多问题，让企业信息安全得到维护。第一，企业要顺应时代发展要求，转变传统滞后的档案管理理念，推进档案管理模式创新，明确档案管理对企业发展的意义，通过科学运用加密系统、提高数据库安全等级等方式，让企业信息安全得到保障，防止企业机密信息被窃取，切实保障企业安全。第二，企业要加强对登录档案系统的用户身份认证，合理设置多元化的身份验证方式，利用此种方式加强档案管理系统安全。管理人员可以通过面部识别等方式登录数据库，查询和获取所需信息，这种方式可以避免不法分子冒充内部人员进入数据库窃取信息。第三，安装先进的杀毒软件和防火墙，定期对系统进行清理和病毒查杀，及时清理潜在风险隐患，提高档案管理系统的运行流畅性，让信息安全得到保障。第四，针对档案信息浏览设置相应权限以及报警系统，让符合相应权限的用户登录和查询数据库信息，加强对信息浏览的安全设置，对大量复制信息的行为予以警示，此举可以在一定程度上加强对档案信息的安全管理，避免出现信息泄露等问题。

（五）增强管理人员的综合能力

档案管理人员的业务能力与综合素养也是影响档案管理质量的重要因素，企业必须加强档案管理队伍建设，提升档案管理人员的业务能力，定期组织档案管理人员开展业务培训，针对培训设置对应考核，结合档案管理人员的考核情况设置相应的奖惩机制，提高档案管理人员自我提升的能力。另外，企业可以结合实际情况，适当创新档案管理人员培养机制，通过与高校建立良好的合作关系，联合高校培养高素质档案管理人才，为强化档案管理队伍建设输入新鲜血液，满足信息化档案管理的要求，让档案管理质量得以提升，让档案管理的规范性和精准性得以提升。此外，企业可以积极学习和借鉴其他企业在档案管理建设上的成功经验，围绕着档案管理进行技术、人才方面的交流，明确当前档案管理中存在的不足，妥善处理其中存在的不足，加强档案管理人员专业技能方面的交流，从而提升档案管理人员的综合能力。

（六）健全档案管理体系建设

企业要根据档案管理要求制定健全的档案管理体系，为档案管理工作的顺利开展奠定基础，有效发挥档案管理机制的约束作用，让档案管理人员明确自己的职责范围与工作要求。通过健全档案管理体系建设，可以对档案管理工作提出明确要求与规定，要求档案管理人员严格履行工作职责，一丝不苟地完成日常管理工作，防止在工作中出现玩忽职守等情况。第一，企业可以实施档案分类管理，基于档案的重要性、安全程度等设置相应等级，针对不同的等级的档案采取对应档案管理方式，将档案信息安全保密工作落实到位。第二，明确规定档案信息采集、储存、下载等程序，让相关工作人员明确自己的职责范围与工作权限，规定哪些操作档案信息的行为是可行的，以及哪些是不允许的，完善档案管理权限设置，在一定程度上可以起到提升档案管理安全的作用，避免出现档案数据外泄等诸多问题。第三，提高档案管理人员的责任心，对自己的职责范围了然于心，完善责任范围划分，结合档案管理人员的能力与素养，完善档案管理工作划分，让档案管理的水准得以提升，以便于及时处理档案管理中的弊端，在发现问题后发出预警，可以及时向对应管理人员进行追责。第四，针对档案管理制定切实可行的奖惩机制，充分考虑到档案管理工作的特点与要去，确保奖惩机制的可行性与合理性，对档案管理人员的工作进行科学的监督管理，调动管理人员积极向先进学习的积极性。

（七）完善档案信息丢失处理制度

在档案管理工作中，一旦出现档案信息缺失，会影响到档案管理的整体性，可能对企业运营造成负面影响。在信息时代下，档案信息数据丢失并不罕见。针对此种情况，企业必须结合实际情况，针对档案信息丢失制定科学有效的处理机制，基于档案信息的重要性设置不同等级的处理预案，让档案信息丢失问题得到妥善处理。企业在发现档案信息丢失后，需要及时查明导致以上问题的原因，结合具体情况制定针对性处理方案。如果是人员疏散问题，需要加强对人员的管理，责令及时补足缺失的数据信息。如果是系统方面的问题，需要从技术层面处理漏洞，防止类似情况再次发生。在企业发生档案信息泄露问题后，通过制定及时有效的补救方案，有助于让事情后果得到控制。

四、結束语

在信息时代下，档案管理工作要秉承与时俱进的原则，积极推进档案管理模式优化，对现代化档案管理的要求梳理正确的认知，积极应对信息时代下的难题，立足实际推进档案管理机制优化，让档案管理方案符合实际要求，推进现代化档案管理发展，让信息化水准得以提升，为提升档案管理质量奠定基础，注重大数据技术等在档案管理工作中的有效运用，深入挖掘档案信息背后的价值，为企业经营发展提供科学有效的参考建议，从而推动企业健康可持续发展。

作者单位：赵前进    山东理工职业学院

参  考  文  献

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