档案编研工作特点及创新管理

文/滨州市公路事业发展中心 蔡锦明

在网络时代，各种信息快速增加，海量数据给档案编研带来阻力，人们获取信息的方式发生巨大变化，通过互联网检索信息已成为提高检索信息的高效手段。虽然档案编研具有独特特点，但管理方面面临很多难题。在这种态势下，探讨档案编研的特点及创新管理具有实用价值。

一、档案编研的涵义

在档案工作中，编研属于重要的组成部分，收集整理单位运营中各种档案资料，为日常经营、高新技术研发等提供资料。档案编研应研究各类资料，在此基础上编写档案文件及参考资料等各类资料。总体而言，档案编研由五大部分共同组成，即选题—选材—编辑—总纂—审核。在编研过程中，还要满足相应要求，比如选题时，应该具备实用性与创意；选材时，应该严谨与创新；编辑时，要合理增添地方特色。

总而言之，档案编研重点在于编与研，这是工作的重要方面。“编”是整理资料时，在遵从历史基础上，合理编撰档案；“研”是依据档案中记载的核心内容，对各细节深入调查，并对此进行深入研究，然后对文献和档案适当进行整理总结，这样能更好发挥出档案的作用。

二、档案编研工作的特点

在数据时代，人们必然会接触到各类信息资源，而且资源类型越来越丰富。在新时代，档案编研也必然具有新的特点，其特点体现如下：

（一）编研效率高效便捷。传统编研所采用方式为手写抄录，不但工作效率低，还要耗费大量的人力物力。采用纸质传播，出版档案文献时需经过多次编校及印刷等环节，传播范围有限，工作效率极低。如今，档案编研逐渐实现电子化，无论是抄录、选题，还是传播都发生新的变化。抄录时，利用计算机完成海量信息的录入与编撰；传播方面利用网络技术，实现交互性与实时性的特征，通过实时传播，能够让用户利用网络渠道获取所需档案文献，有效提高传播档案的速度与范围；选材时，通过网络开展调查，能够获取各类选题素材，方便快捷、省时省力，所选主题自然具有实用性与针对性，有效提高编研的便捷性。

（二）编研手段多样化。档案编研手段越来越多，可谓灵活多样。主要体现在表现形式、编研队伍等各个方面，本文对此进行探讨。1.表现形式多样化。在传统档案管理中，表现形式主要为文字模式，通过文字记载资料，这种模式必然导致许多类型无法归纳与总结。比如美术、舞蹈及视频等等，舞蹈视频即便采用文字描述，也无法淋漓尽致地展示出其神韵。在计算机网络技术快速发展中，档案资料表现形式多样化，编研者利用网络的声像和音像，不断扩展表现档案的形式，采用数据、图表及视频等各种形式，采用这种编研方式能够让表现形式多样化。2.编研队伍多样化。传统编研工作，由固定人员开展工作，自然带有个人观点，编研者均按照个人思路开展工作，难免会出现一些误区，而且从选题到出版花费时间较长，等印刷后才发现错误时，已经过去较长时间，编研者无法及时纠正错误，会导致错误被继续传播，从而影响档案编研的声誉。在新时代，编研者和使用者间通过网络达成纽带，搭建成沟通的桥梁，使用者可提出个人观点供编研者参考，便于编研者及时发现问题。因此，编写者和使用者均可成为编研者，让编研队伍多样化，自然档案编写更科学。

（三）编研理念开放集约。传统编研理念比较保守，以单位利益为重，注重资源被内部使用，因此编研中所收集的资源主要来自单位与档案馆，资料残缺不全，导致所编写档案缺乏科学性。而现代编写理念为开放集约，有效扩展信息来源，利用网络资源共享的特征，有效提高档案编写的质量。编写过程中，通过网络渠道及时与相关人士交流沟通。通过网络渠道，编研者可了解先进理念，掌握天下事，将这些资料编写进去，从而编研出高水平的作品。

（四）编研服务主动化。传统模式下，编研成果主要用于本单位，放置到本单位档案室，便于资料使用者依据要求查询。在这种模式下，档案资料只能被动等待需求者查阅与学习。如今档案管理已经实行网络化，充分利用网络渠道为需求者提供服务。许多档案管理单位建立档案管理网站或APP，将档案管理政策与最新消息推送出来，主动为需求者提供服务，从而吸引更多需求者关注，从中获取所需资料与信息，有效提高档案资源的使用率。

三、档案编研工作的现状分析

档案真实记录着社会活动的历史，其成果是净化和洗涤生态环境的有效途径，但是从编研工作现状来看，在编研工作中还暴露出各种问题。

（一）编研成果重复严重，创新较少。随着科技的不断发展，编研工作的硬件条件更为丰富，但是编研者受工作观念及能力等因素影响，编研成果创新较少，高质量成果数量更是少之又少，根本不能满足人们对档案资源的需求。档案的编研成果内容比较少，而且更新慢，许多专题照片比较陈旧，缺乏详细梳理和介绍，只是有“编”，却没有“研”。档案工作者尝试采用各种新的方式，推出老建筑、重大纪念日及历史名人等各种编研成果，但是效果并不好，要么内容零散，要么浅尝辄止，缺乏理论与经验支持，质量重复较多，精品成果较少。

（二）编研成果影响力低，传播力急需提高。虽然编研工作不断开展，其成果树立快速增多，但是这些资料重点是在档案部门内部使用，影响力比较低，没有实现大范围传播。浏览各类档案信息网站，就会发现所公布的编研成果中主要为纪实资料汇编、大事记等，而这些编研成果常由整个团队经历长时间辛苦工作形成，内容比较全面，系统完整，具有极强专业性。但是受众受到限制，许多公众难以看懂，自然对这些档案敬而远之。从现状来看，许多成果常常为档案馆内部所用，有一些是赠送给相关研究机构，范围十分有限，一些编研成果虽然有参考价值，但因价格昂贵无法得到大范围使用。在大数据时代背景下，许多档案部门都在尝试采用新方法编研，也想将成果推向社会，但是缺乏相关传播经验，传播和利用力度始终比较小。

（三）外部力量重视不够，双重借力急需拓展。双重借力，就是在开展编研工作时借助档案部门外的人力和智力，利用先进技术开展编研。档案部门应利用计算机技术构建交流平台，让社会公众通过社交媒体、网站等各种渠道，发表自己个人的意见与建议，让社会各界人士协调参与，汇聚大众智慧，发挥专长，有效提高档案编研的成效和质量。从档案编研现状来看，社会公众参与并不明显，社会公众力量还未参与进来，还没对编研工作造成建设性影响。技术手段让编研工作更加丰富，编研成果逐渐朝着多元化转变，成果也得到社会受众的接受。但是从编研现状来看，编研技术手段依然停留在传统阶段，人工智能等各种新技术还没被使用，从而影响编研工作的效果和质量。长期以来，编研选题最终由档案部门完成，由内部人员落实。因此，档案编研工作应该高度重视外部力量，不断拓展借力，才能有效提高编研工作效率。

四、档案编研工作创新管理

在新时代，档案编研具有独特性，自然编研工作会有所变化，但需要结合时代特征进行创新，这样才能够挖掘出档案资源的价值。笔者结合文献研究，提出如下创新管理建议：

（一）拓展开放范围，探索编研新理念。在新时代，档案编研必须要高度重视“开放”的行动指南，树立新的编研思路与理念，加强开放意识，为资料需求者提供相应的编研成果。在编研过程中，档案馆应该会同博物馆、图书馆及其他相关档案馆等部门联合落实，加强多部门合作，同时还应该与相关企业及社会各类组织进行一定的联系，让社会力量参与其中，实现开放性编研。在实际实践中，无论选题还是成果都应该鼓励社会组织参与；征集选题时，应针对公众需求，对编研方式不断创新。在编研过程中，还要多听听公众的意见，邀请公众出谋划策，提高公众与成果间的契合度，同时把成果融入社会，提高编研效果。发布编研成果时，合理利用互联网平台，通过各种社交媒体、网站等渠道进行传播，让更多人很容易获取到编研成果，实现档案信息的传播与资源共享。这是一个合作的时代，档案馆一定要打开合作思路，要与其他企业、局馆等合作，本着“取之于民、用之于民”的原则，档案信息来自一线，自然档案资源也应用于一线，有利于深度开发资源，有效提高编研成果的水平。只有从民间获取选题，才能让档案资料具有真正的亲民性；这种档案资料才能得到应用者的认可，也才能真正提高编研成果的工作效率和质量。

（二）提升档案资源的价值，降低获取成果的难度。只有提高档案的利用率，才能让编研成果发挥出价值。在编研工作中，可通过大数据分析技术，有效整合各类信息资源，发挥出档案的价值，对琐碎数据进行整合分析，把成果转为数据，需求者通过简单操作就能获取相关的数据信息。这是数据时代，档案资源已经彻底打破了凭证价值，人们越来越关注其数据价值，通过大数据技术对档案信息进行处理和挖掘。在编研档案资源时，编研者应利用数据处理和分析技术，整合信息资源，有效激活档案信息的多维价值，采用数据化形式将编研成果展现给人们，让用户通过简单操作就能获取所需的数据信息，这样非常便捷。人们获取信息渠道比较多，档案管理部门只需要提高信息的易获取性，就能够让需求者发现数据资源。如今，许多档案馆都建立了线上档案馆，将档案数据发布到平台上，用户依据所需复制与保存数据。因此，要合理提高编研成果的易获取性，将档案信息与社交媒体共同推送，如此，需求者通过任何方式都能够获得成果。如2018年，青岛市开通数据化档案馆，该市将信息资源通过信息网平台发布出去，利用者复制与保存文档和图片，非常便利。采用这种方式，有效提高编研成果的利用率，让利用者获取渠道更便捷；档案网站与社交媒体还可同步推送相关信息，从而拓展受众获取信息的渠道。

（三）创新编研方式，提高成果亲民性。如今编研工作具有非常扎实的科学技术作为支撑，无论是科技水平，还是内部信息资源的挖掘整合，原模式都极易被突破。在编研过程中，应利用信息技术对编研工作进行创新，从而实现编研成果数字化，提高成果的可视化效果，让需求者能够感知和体验。现代化编研常常利用电子、多媒体等传播技术，可有效提升编研成果的时效性。比如在档案信息网站展示电子杂志，用户就能够直接翻阅，而且信息中图文并茂，让读者获取更多信息资源。这种展示模式如今比较广泛，比如浙江档案网展示《记忆浙江》《地图上的宁波》等内容，打开电子图书，就能够感受到清晰明了的插图，不仅查阅便利，还能够提高编研成果的阅读效果。在编研过程中，广泛使用电子编研模式，可有效破除空间与时间的限制。应用人工智能、VR等先进技术，从而实现编研成果线上线下的展示模式，真正走进公众的生活和工作，实现档案资源的最大化价值。为了使编研成果更有趣味，编研工作还可与文化产业联系起来，将成果渗透进人们日常生活中。只有独具特色的编研成果，才能够吸引人们的眼球；只有便捷的传播途径，才能便于人们获取；这样能确保编研成果更加有效传播和利用。对于线上线下，笔者认为更应该大力建设线上模式；随着计算机网络技术的快速发展，计算机网络已经成为人们生活中的重要组成部分，更是人们获取信息资源的重要渠道；当用户需要获取信息时，首先考虑网络上搜索信息，其次才是到图书馆、书店等各线下渠道搜索信息；因此，档案编研工作应该与时俱进，合理利用信息时代的特征开展。

（四）加强档案信息的推广力度，提高资源影响力。2019年3月，时任国家档案局局长李明华在档案工作会议上明确提出，要加强宣传工作，不断普及档案知识，拓展编研的影响力，提高社会对档案资源的认识。在大数据时代，档案编研要想从大量信息数据中脱颖而出，得到认可，必须要走不平常的路，加强宣传，提高编研成果的知名度，吸引更多需求者的关注。比如，采用近年比较火的短视频、自媒体平台推广编研成果，能够非常有效地宣传和推广。在推广编研成果时，可以紧跟时代发展，蹭社会热点中的流量和热度，利用焦点与热点话题，拓展宣传力度和影响范围。比如将“新中国成立70年”“建党100年”等相关档案，作为重点成果进行宣传和推广，在社会热点话题中受到关注。再比如，2019年国家档案局推出《新中国这样走来》系列节目，主要讲述新中国成立过程的艰辛，取得巨大的反响，为公众展示出档案的力量。在新时代，编研工作可依托抖音、微信等各种社交平台，不断推送编研内容及工作动态，分享与编研相关的“小视频”和“小故事”，引导观众参与阅读，提高其影响力。同时，编研部门还可以与大媒体合作，邀请粉丝量较多的博主转发相关信息，逐渐提高档案编研的影响力，不断提高编研的知名度与社会美誉度。

五、结语

在档案馆工作中，编研工作属于重要组成部分，更是工作者践行“为党管档、为国守史、为民服务”的重要体现。随着时代的发展和变迁，对档案编研提出新要求和新机遇。在大数据视野下，档案编研工作必须要认识到时代发展的需求，紧紧抓住时代发展的机遇。编研者应转变理念，与时俱进，才能开发出社会公众真正需要的成果。同时还要与互联网及各种社交媒体合作，不断展示编研成果的亲密性，不断拓展宣传渠道和范围，接受公众的监督和反馈，有效提高成果的质量，提升编研工作效率。编研工作者不仅要掌握先进技术，还必须要顺应时代发展的理念，了解编研工作的新特点，结合时代所需，不断创新开展编研工作的方式方法，推动编研工作不断取得新成绩。