铁路建设项目档案规范化管理探析

文/国能朔黄铁路发展有限责任公司 狄强军

铁路作为重要的民生工程，在项目建设过程中，普遍存在重视铁路建设实地建设进度而忽视铁路建设档案工作进度的情况，亟待进行铁路建设项目档案规范化管理。

一、管理弱项

（一）档案缺失。主要反映为档案原件缺失，在档案利用时发现，铁路建设档案原件缺失现象普遍存在，尤其是铁路建设项目基层单位未存放集团的内部立项和请示及相关主管部门批复原件，以及铁路建设单位与当地发改、规划、土地等部门沟通的材料缺乏请示原件及批复原件。

（二）档案意识低。缺乏铁路建设项目档案管理意识，有的经办人将所经办的材料全部据为己有，自己独自利用，拒绝归档及提供给其他人使用或工作参考，在工作移交时不对所经办的材料进行移交，将其带至新工作岗位或新工作单位。

（三）档案协同不够。建设单位、设计单位、施工单位、监理单位对档案工作各行其是，互不交流，各方均按各自档案管理要求及做法独立开展工作。不进行工作业务交流与对接，未开展档案协同，建设单位没有档案协同意识或不具备开展档案协同工作能力，不能有效指挥各参建单位统一开展铁路项目档案工作。

（四）未开展信息化。建设单位及各参建单位均采用传统方式，对纸质档案进行初级管理，对过程性档案资料不进行留存。以纸质档案为准，忽视电子档案工作，仅通过电子表格的方式对纸质档案进行边收集边编制档案目录等简单检索工具，未开展纸质档案数字化，也未采用档案管理系统对档案进行有效管理。

（五）重复返工。遇到建设单位开展档案工作检查及专业档案行政管理部门开展档案工作指导与检查时，发现众多问题，应相关单位要求，开展档案工作返工等工作，尤其是存在重复返工问题。一方面，延迟铁路建设项目档案工作进度；另一方面，大量消耗人力、物力与财力，与高效共享档案发展理念相悖。

（六）责任不明确。在签订施工、监理等合同时未明确双方责任，总包单位未对总体档案工作负责，监理单位不对档案完整性及有效性进行检查与工作指导，不履行档案检查及监督工作职责。出现档案工作返工的情况时，互相扯皮、推诿，不想对档案失误负责。

（七）组卷不合理。将铁路建设项目档案按文书档案整理方法进行组卷，未使用科技档案卷内目录及案卷目录进行组卷，按来源原则以经办人为单位进行整理，未按阶段及专业等工作进行档案分开组卷。

（八）档案移交滞后。档案形成、审核、业务指导、移交等工作均滞后于铁路建设项目工程进度。各参建单位均在提出档案验收或支付工程款请示后，应业主要求，开展档案移交工作，对移交检查所提出的问题，未进行有效整改，不能按照建设单位要求，在规定时间内开展档案移交工作。

二、原因剖析

（一）重视不足。投资主体及铁路建设指挥部开展工作部署时，未对铁路建设项目档案工作提出明确要求。在一些重要会议上，没有对铁路建设项目档案工作进行专题部署与研究，强调项目实体进度，忽视档案建设进度。

（二）制度不明确。在投资主体项目建设指挥部制度体系中，未包含档案管理专项制度，在项目开工前未明确相关制度，在项目开工过程中，也未形成相关制度，在项目收尾阶段，才根据档案指导与验收组织单位要求，制定相关的管理制度，制度建立滞后于项目开展进度。

（三）架构不明晰。没有成立档案工作领导小组及鉴定工作小组，没有对分管铁路建设项目档案的公司领导进行明确，也未对具体负责的部门及部门负责人进行确定，没有形成从上到下的档案工作领导机制，以及涵盖施工、设计，监理、建设单位于一体的横向化档案发展架构体系。

（四）过程管控不足。在项目开工前未进行档案工作交底，在项目开展过程中，日常检查工作不足，没有专门开展铁路档案工程专题培训和相关档案工作推进会，过程中未开展自查、自改工作，不能及时发现铁路档案存在的问题，不能及时进行整改，在后期遇到档案局等专业机构开展档案工作检查或档案移交时，才发现问题与不足。

（五）人员素质不满足。负责铁路项目档案的各施工单位资料员，一般由项目经理的亲属担任，很多人在从业前未接受过相关专业培训，在工作中兼职较多，一般在项目部忙于其他工作，对档案工作的重视程度不够，工作时间不足，没有抽出时间专门对铁路建设项目档案相关要求进行学习，未主动与建设单位沟通、向建设单位专业人员学习，不能准确理解建设单位相关要求。

（六）标准不明确。项目开工没有对档案工作要求和标准进行明确与交底，建设单位未对施工单位及监理单位等参验单位的档案工作提出明确要求，监理单位也未履行资料审核前期工作，对没有统一制度等问题视而不见，不对建设单位提出相关建议。建设单位不邀请铁路局档案专家和当地省级档案部门对本项目开展重大建设项目培训、日常检查与指导工作，导致铁路建设项目档案与国家重大建设项目档案相关要求不一致。

（七）未进行考核。建设单位与施工单位、监理单位、设计单位签订合同时未明确在铁路建设项目档案工作中各自所负责的内容与工作要求，建设单位不能在工作过程中对项目参建单位档案工作进行考核，更不能在工程款拨付等方面以档案数量不足为理由进行扣款等操作，致使施工单位、监理单位、设计单位对铁路建设项目档案完整性重视程度不够，对建设单位支持力度不足。

（八）信息化投入低。建设单位未购置专用的档案系统供自己及各参建单位使用，缺少档案信息化专业人才队伍，不能对档案整理与数字外包工作作出统筹，满足于使用电子表格对纸质档案进行编目、使用手机等设备进行档案数字化，导致“数字化”的档案无法满足档案数字化标准要求。

三、提升途径

（一）加强重视。铁路建设项目施工单位、监理单位、设计单位与建设单位均需加强对项目档案的重视程度，将项目档案建设与项目实体建设列为同等重要程度，列入工作沟通协调会主要内容，在项目沟通协调会上，对档案工作进行协调与督导，促使档案工作进度与铁路建设项目实体进度相一致。

（二）制度先行。在各方签订合同时明确归档要求，与所共同遵守的档案管理制度进行项目会商洽谈及图纸会审等专业会审前，均对档案工作提出相关要求并签署相关会议决议，各方共同遵守，选派熟悉档案工作的人员共同研究铁路项目档案制度，以供各方共同遵守。

（三）固定架构。在建设单位、设计单位、施工单位与监理单位均设立各自的档案工作领导机构，明确具体负责的公司领导项目负责人、具体档案工作人员，并由建设单位将本单位及设计、施工、监理等单位档案管理人员纳入档案管理工作网络，实行统一管理，明确统一要求，进行统一培训。

（四）过程管控。做好铁路建设项目档案全过程管控，在前期明确档案制度的基础上，在项目开展过程中，建设单位主动到项目地开展档案工作指导与检查，并邀请有重大建设项目档案验收资质的档案局工作人员对项目档案工作人员开展全员培训，明确后期移交、整理等相关工作要求，对发现的问题，由建设单位督促落实进行整改，确保每一次档案检查中所发现的问题进行及时闭环整改。

（五）加强指导。铁路局及项目所在地省级档案局应选派档案指导人员主动加强对铁路建设项目档案的专业指导，建设单位在相关档案馆未主动提供档案指导时，应积极联系当地行政管理部门，请求派出相关专家业务骨干对项目开展指导工作。建设单位档案管理人员应积极学习，掌握档案指导的相关技能与业务知识，后期自行开展档案工作指导。

（六）明确标准。在项目开工前，各方明确档案移交要求及份数等相关内容，组织学习国家标准与行业标准，并合作制定各方共同发布有效的档案管理制度，报请档案局工作人员进行指导，根据意见及时进行修订，确定后发布，共同遵守执行。在落实过程中，对不恰当条款进行及时修订，并通知各方积极进行宣贯，使各方人员共同遵守标准，各方档案工作人员均需主动学习同步提高。

（七）强化考核。铁路建设项目建设单位、设计单位、施工单位、监理单位均需将档案工作内容列入考核内容，建设单位将各自人员档案工作职责列入考核内容，对不能完成档案工作的人员以扣除绩效等方式进行处理。施工单位档案工作不能满足建设单位要求时，建设单位延期支付工程款或扣除部分工程款，以促使施工单位重视铁路建设项目档案的完整性。加强正向引导，对档案工作有突出贡献的个人进行表彰，促使各方重视档案管理工作。

（八）深化信息化。由建设单位购买统一的档案管理软件，制定统一模版并嵌入档案管理系统，供各方统一使用。在项目开展前期，对档案数字化工作进行统筹，选取具备档案数字化资质的公司，签订数字化合同及保密协议，在确保铁路建设项目档案安全的同时，以专业设备开展档案数字化工作，在工作中实行全过程档案信息化管理，与资料管理等系统定制接口，使电子档案从接口直接传递到档案管理系统。