档案管理信息化建设的思考

鲍冠斌

莱州市检验检测中心 山东 莱州 261400

引言

当前计算机已经在各个行业普及，为各行各业的发展提供了助力，创造了更多的机会，同时也给各行各业带来了思考。信息技术在行业发展中是不可替代的，其优势特别显著，但同样也会遇到一些问题，影响到其发展。在档案管理中，要加强信息化建设，这对单位来说是非常重要的。随着企业的发展壮大，档案资料不断增加，档案管理工作面临的考验更加严峻。信息化的档案管理使得工作更加高效，查阅更加便捷，效果更加显著。但是，由于各种因素，档案管理工作在信息化建设方面还存在些许问题，并不能完美发挥其效用，因此要加强信息化建设，进而推动档案管理工作的顺利进行。

1 档案管理信息化建设的主要作用

1.1 目标

现如今的社会已经全面普及互联网，进入到网络时代，对于档案管理来说要提升其水平，信息化建设是其必要手段，建设数字平台是档案管理工作发展必然趋势。新时期档案工作信息化建设能够快速整合档案资源，实现档案资料共享，满足个性化档案管理，不仅能保证档案资料能够得到有效利用，还极大提升档案管理工作效率。档案管理信息化建设的目标，一方面是能够采取行而有效的办法来保护纸质文献资料，延长档案资源的寿命；另一方面，信息技术能够建设一个网络平台，在平台上将档案资源在网络上共享，让更多档案资源的需求者能够快速查阅，提升档案资源的有效性，切实为人民群众提供更优质的服务。

1.2 意义

信息技术在当今社会的广泛使用，促进了经济发展，加快了社会经济发展的速度。但实际的档案管理信息化建设并不是那么顺利，当前档案管理工作不仅迎来了机遇，还面临着挑战，在信息化建设中存在一些问题，需要妥善解决。档案信息化建设符合当前时代需求，是推动档案管理工作，朝着数字化转型的重要渠道。现今科技是第一生产力，信息技术水平的高低可以体现出一个国家的实力，全国各个行业都在推进信息化建设，数字化生产。在档案管理方面，也要全面推进档案信息化建设。信息化档案管理，可以节省大量人力，还会有效降低人为因素造成的损失，提升了效率与准确率。比起人工档案管理，信息化管理更加完善，更加系统，流程更全面细致，有效规范了操作流程，整理归档了各种档案信息资料，就算是面对庞大的数据量也能应对，查阅非常方面，可以很多人同时在平台上调阅档案。纸质档案资料的成本高，占用空间大，而信息化档案管理不必占用多大空间，节约了纸张，还不受空间和时间的限制，共享档案资料，促进了各个部门之间的互动协同，提高了工作效率。当前档案工作内容更加丰富，形式更多样化，在收集整理资料方面更加便捷，更容易保管，调取更方便，这些优势推动了档案信息化的建设，对提升档案管理水平有着重要的意义。

2 档案管理信息化建设的优势

当前档案资源越来越多，内容越来越丰富，这些档案资料需要妥善保管，传统人工管理档案很难满足当前需要。如果是人工分类，工作的强度会很大，枯燥的工作内容会使工人感到厌烦，容易出现失误，最终影响到档案管理的质量。档案在用手工书写时，容易书写错误，也容易使字体模糊，从而无法辨认内容，无形中增加了人工成本，效率也大幅度下降。传统档案资料大多数是纸质的，能源消耗大，成本较高，纸张也不容易保管，需要专门的场地来存放，对储存的场地要求很高。不仅会占用较大面积的空间，时间长了，纸张也容易发霉变质，甚至会由于保管不善而丢失档案资料等，进而造成极大的损失。再说，传统档案资料采用的是人工调取，程序复杂，调取档案较困难，短时间提取档案不容易实现。

档案信息化建设可以解决上述问题。第一，档案的载体。信息化档案工作中，档案资料不再是纸质资料，工作人员也不需要人工书写档案资料，而是在电脑上输入资料，直接保存在电脑数据库中。工作人员只需要把资料录入到档案信息系统中，保存后就能智能整理、归档，信息化档案工作降低了人力成本，节省了空间，节约了资源，还有效避免了由于人工失误带来的误差。只需不断开发完善计算机软件系统，就能存储巨量数据信息，达到永久保存档案资料的目的。信息化档案管理下，保存档案的方法有很多种，不仅可以是文档形式，还可以是视频形式，也可以是图像形式等，这样使得档案资料更加全面、完善、真实，很有价值，对档案管理工作来说，有着重要的现实意义[1]。在提取上很方便，用时短，更加精准。信息技术能够更准确地划分档案信息，档案资料也保存得更加完整，不会出现破损，携带方便，档案资料在传输上很快，不受时间空间的限制，极大提升了档案工作效率。

3 当前档案管理信息化建设中遇到的一些问题

当然，信息化档案管理是有较大优势的，在建设信息化档案的过程中还是会遇到一些问题，需要解决。

3.1 不够重视档案工作信息化建设

网络时代，很多企业想要通过信息化建设来提高自己单位档案管理工作的效率。然而，实际档案工作中，许多企业在信息化档案管理上所期望的作用是很局限的，只是希望在调取档案、转移档案等方面做到信息化，提升工作效率就可以了，并未深入地把档案管理工作与实际业务联系到一起，这样会影响到信息化档案效用的发挥，重视程度并不深。

3.2 当前档案管理人员的专业素养不高

科学在发展进步，但是无论科技水平再高，也还是由人来操作，所以，档案管理工作人员的专业水平一定会影响到信息化档案工作的顺利开展[2]。信息技术掌握起来不是很容易，需要专门的学习，要有一定的计算机操作能力，并要具备一定的专业素养。档案管理人员的学习能力要提高，要有一定耐力，能够系统地学习档案信息系统的操作与应用。实际的档案工作中，工作人员如果不能及时适应信息管理方法，不主动学习如何操作档案信息系统，那么档案信息系统就无法充分发挥其效用。

3.3 引进优秀技术人才难度大

现在是信息时代，掌握信息技术的优秀人才是当前社会各个行业都需要的人才，对于档案管理工作来说，同样需要信息技术人才。但是许多企业由于相关档案管理机制不够完善，引进信息技术专业人才，开出的条件不够吸引人。当今社会竞争的核心是人才，信息化档案建设同样需要相关优秀人才，如果现有工作人员不作为，信息技术人才缺乏，档案信息化建设的效果一定不佳。

3.4 纸质向数字转变难度较大

传统档案资料大多是纸质的，随着时间推进，档案资料数量庞大，索引工具同样是纸质。档案部门要想把这些纸质的档案，转变成数字的，只依靠现有的档案管理人员来录入的话，可能会耗费长达几年的时间，转换难度很大，很难短时间完成。

4 提升档案管理信息化建设工作的一些建议

4.1 提高档案信息化建设的重视度

首先企业领导层和基层员工要重视档案管理的信息化建设，要转变思想，认识到信息化建设对档案管理工作的重要性。只有领导层把信息化建设放在心上，重视信息化建设，才能够据此制定一套完善的档案管理方案，优化档案管理工作。基层工作人员同样要重视档案工作的信息化建设，只有这样才能充分发挥其实用效能，只有他们认识到这点，才能全身心地投入其中，进而提升档案信息系统的效能。一个企业领导层与基层都重视档案信息化建设，做到全员配合，协调合作，共同执行，这样一定会将档案管理信息化建设水平发挥到极致，才能高效发挥出档案信息化建设的效用。

4.2 提升档案信息系统的安全性

档案工作的信息化建设有一个重要的内容，就是信息安全，档案资料涉及的内容很广泛，很多都是非常重要的资料，企业的重要资料与员工个人信息都在其中，因此，要保证这些重要信息的安全。自从计算机技术开始应用，网络安全一直是困扰人们的常见问题，是会严重影响到个人与企业的重要问题[3]。黑客的入侵、网络漏洞、木马病毒等严重危害着网络安全，会窃取个人档案，造成网络瘫痪，必将带给企业巨大的损失。因此，在建设信息化档案系统时，要提高系统的安全性。企业要采取各种手段，要选安全性能高的软件，实时监控网络，及时修复漏洞。涉及重要档案资料的要加密处理，并要备份这些资料，避免档案资料被人盗取，或损坏等情况发生，提升档案信息系统的安全性。另外，要想解决根本问题，还需引进优秀的计算机技术人才。

4.3 提高档案工作人员的专业技能水平

信息化档案管理虽说是由计算机来完成档案工作的，但也是由人来操作。因此，档案工作人员自身的素质，与操作计算机的能力，会直接影响到档案管理水平。所以，我们必须要提高档案管理人员的专业素养。第一，档案工作人员对待工作要有足够的耐心、责任心，工作态度要认真。第二，档案工作人员要善于学习。在信息技术学习上要有积极的态度，努力探索，学会操作档案信息系统，提升服务质量。第三，转变心态。工作人员要重视自身档案管理工作，关注信息化建设，以发挥出档案信息化价值，提升档案工作水平。

4.4 档案资源检索系统

企业档案部门要不断加强信息化建设，建设档案资源检索系统可以保证档案资源得到有效运用，方便快捷的检索档案信息，是信息化档案管理建设的重要内容。档案信息的检索作为信息化档案管理工作的重要内容，是有效利用档案资料的前提。档案信息系统在建设过程中，一定要重视建设检索自动系统，要利用一定工具，设立一个科学的档案自动检索系统。在建设信息化档案系统中，要延长纸质档案资料与实体档案资源的寿命，完善基础设施，能够更好地储存纸质档案资料。将纸质档案资料数字化，那些有价值的纸质档案资料要数字化保存到数据库里面。要想快速找出档案资料，就需要建立一套适合的检索信息系统，保证档案资料能够得到有效运用[4]。检索信息系统的建立，要根据档案使用者的需求，以及档案管理的目标来建立。新时代，为了能够有效运用档案资源，企业档案部门要积极引进先进的信息化管理技术，学会操作计算机，运用计算机技术，收集整理、分类归档所有的档案资料，保证档案资料分类存储在数据库中，结合档案使用者的需求，建立一套科学的资料检索系统，便于使用者快捷、及时地检索到想要的档案资料。检索系统可以是通过图像来检索，可以是文字关键词来检索，要能提升档案资源的有效性，充分发挥档案资料的价值，让档案资料的运用与检索更符合当前使用者的需求，提升档案检索效率，让档案资料能够高效利用。

5 结束语

总而言之，当前信息技术被广泛应用到各行各业，极大地推动了各个行业的发展进步。对于档案管理工作来说，也逐步朝着信息化方向发展。信息化档案管理是新时代档案工作必然的发展趋势，信息化程度是考核档案管理工作水平的依据。然而，信息化档案工作难免会出现问题，在实际信息化建设工作中，档案部门要能发现其中的问题，及时解决问题，不断完善信息化档案管理工作，提高信息化档案管理工作重视度，全面推进企业档案信息化管理工作的顺利进行。