档案信息化建设的必然性与可行性刍议

文/于淑萍

档案信息化建设是在各级档案管理部门将现代信息技术应用到档案管理中的建设工程。随着信息化技术在社会生活及各领域中的广泛应用，档案信息化建设已成为必然趋势。为更好地实现档案的数字化转型，2021年实行的新《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）新增“信息化建设”专章，旨在通过信息网络技术，进行电子文件归档和电子档案管理，促进电子档案的共享和共用。

1 档案信息化建设发展的必然性

1.1 档案信息化是档案工作新技术发展的必然结果

档案管理工作量大、专业性强、使用频率高，传统的档案管理工作程序复杂且繁琐，且易产生错漏，需要耗费大量的人力物力进行查找与利用。档案信息化建设充分利用云计算、大数据、物联网、人工智能等新技术，以高速、高效、高质的优势有效解决传统的档案管理模式存在的短板。档案信息化管理已经成为档案事业发展的必然需求与行为。

1.2 信息化进入档案管理及档案服务的全过程

新《档案法》增加的信息化建设章节，正是信息化进入档案管理及档案服务的必然结果。档案信息化已经成为档案工作中的一个必然且需要常态化管理的普遍存在。在实际工作中，无论是政府机构还是普通民众对档案信息的需求量都越来越大，档案利用频次逐年增加，利用领域不断扩大，档案信息化建设可适应多样化需求，充分发挥档案信息的服务性作用，促进档案事业科学发展。

1.3 档案信息化是档案管理发展的必经阶段

随着与档案管理有关的创新型科研成果不断推陈出新，档案事业也历经了一系列发展过程，档案信息化是档案事业发展过程中诸多技术变迁的一种。档案的信息化建设能够在档案的信息挖掘、归纳整理方面，丰富档案管理内涵，提升档案服务质量，在社会发展的过程中充分发挥档案的重要作用，促进档案事业的转型发展。

2 档案信息化建设面临的主要问题

2.1 档案信息化建设专业技术人才稀缺

档案管理工作有一定复杂性，特别是档案信息化过程中需要大量档案管理、信息技术类专业人才。目前档案部门工作强度大、难显成绩，薪资待遇一般，难以吸引优秀人才投入档案信息化事业中。现有的大多数人员工作结构固化，学习意识不强，难以适应飞速发展的现代信息技术，尽管通过一定的培训能够加强业务水平，但与专业人员相比，解决创新性和应用性较强的问题能力存在明显不足，在档案信息化的大趋势下，显得较为被动。由于档案人才队伍中存在劳务派遣及事业编制人员，一些能力突出的工作者通过遴选或考公务员等方式离开档案干部队伍，因此，信息化建设人才还在不断流失。从总体情况来看，专业人才缺乏也是制约档案信息化建设的一个重要因素。

2.2 档案信息化建设的认识不到位

档案信息化是将传统纸质档案转化为数字形式，结合信息化平台等手段，实现档案信息的共享，提升档案管理工作的效率及科学性。如今，信息资源的重要性越来越凸显，档案信息化管理的核心就是资源的“共享”和“利用”，而不仅仅局限于把档案保存好，以方便查阅，部分档案工作者思想传统，对于档案信息化缺乏全面认知，一定程度上影响了档案信息化的进程。

2.3 档案信息化建设的资源分配不均

档案信息化最基础的工作就是将纸质、音频和视频等档案转化为信息化存储，扫描及记录的精度决定信息化的质量，这些都少不了设施及设备的支撑。从目前的档案信息化进程中不难看出，基层档案部门在这一方面较为薄弱。档案信息化建设资金不足，导致基层档案部门软硬件基础设施购置不完善，缺乏专业的信息处理系统、专业扫描仪、声像档案采集系统、磁盘阵列及微缩档案胶片采集机等软硬件。另一方面，一些档案部门虽然配备一定仪器设施，但是由于思想重视程度不够或技术受限，没有真正发挥这些仪器的最大效用，造成一定程度上的资源浪费。

2.4 档案信息化管理制度存在缺陷

各项工作的顺利开展都脱离不了科学规范的执行标准和制度。目前，随着档案信息化发展的不断深入，传统的档案管理制度难以适应新的管理需求，新的运行制度调整不及时，档案管理制度的制定不够及时、规范，缺乏一定的时效性和统一性。监督机制也有待完善，对于档案信息化管理过程中产生的新漏洞及新问题，不能及时发现和解决。此外，安全制度也是不可忽视的一部分，档案信息化涉及计算机、网络等技术，均具有一定的安全隐患，存在机密档案的泄露和丢失等风险，科学完善的档案数据安全管理制度也亟待构建。

3 档案信息化建设的可行性及措施

3.1 加快档案信息化管理人员的培养

人才是档案信息化建设的关键，因此，必须注重档案信息化的人才培养。一方面要注重高层次档案信息化专门人才的引进，加大人才引进力度。另一方面要转变现有档案工作人员的工作理念，档案管理人员要对档案信息化建设建立全面的认知，才能投入到信息化建设中。相关部门可以通过组织学习、培训、专家讲座等方式，为档案管理人员普及知识，使档案管理人员理解信息化建设的重要性及实际效用，树立先进的档案管理观念。加强网络技术、计算机技术、大数据分析等知识的学习，提升档案信息化人才培养针对性，打造一支专业信息化档案管理人才队伍，使档案信息化更好地为党和人民服务。

3.2 构建和完善档案信息化建设资源及信息服务系统

档案管理水平的提升对推动档案事业发展具有关键作用。要切实增强档案信息化建设的有效性，提高档案信息化的效率和质量，有关部门需加大财政投入，购置建设所需的高质量扫描仪、计算机、信息化管理系统等基础软硬件，为档案信息化建设奠定基本的物质基础。在此基础上，按重要等级对档案分类管理，利用专业设备及信息系统，可实现对档案资源的采集、整理、存储、利用等，从而建立成集成平台，即档案信息资源库，真正达到高效管理、共享和应用的要求，同时，也可对管理流程进行科学优化，提升管理效率。

3.3 建立健全档案信息化数据科学管理制度

3.3.1 建立健全监督管理制度。完善的监督管理机制是档案信息化高效发展的前提，因此，在信息化过程中，针对新问题、新漏洞，需要及时调整完善管理流程，确保档案管理过程中的科学规范。此外，需利用信息技术手段对档案管理的全过程进行监督，及时应对，并形成长效管理和监督机制。

3.3.2 建立健全安全保密制度。档案的安全性是档案管理中的重要环节，要确保档案的安全性，首先要完善档案数据安全管理制度，制定档案数据安全工作规范，细化责任范围。在档案信息化建设中，要优化网络环境，提升网络传输效率，构建完善的网络安全防护体系，利用防火墙、VPN等先进技术，有效抵御外界威胁的入侵，保障档案信息在传输、共享过程的安全。运行维护人员应定期实施运维，提升电子档案的管理效率和安全性。